Les enjeux de l'indexation et de la recherche

Le système centralisé destiné à recevoir les emails peut prendre la forme d’une GED, servant essentiellement à classifier les messages, ou celle d’un SAE permettant un réel archivage à vocation probatoire. Si les deux approches facilitent la recherche des informations, à quelques exceptions près, seul le SAE autorise une gestion complète du cycle de vie des données (durée d’utilisation administrative et sorts finaux) et leur sécurisation via un coffre-fort électronique. Dans tous les cas l’accès aux informations et leur consultation sont un point clé du système mis en place. “En cas de litige, l’indexation et la recherche des messages permettent de retrouver les documents liés à ce litige, et si l’archivage est à vocation probatoire, de verser le mail comme élément de preuve”, rappelle Mathias Dievart. Les technologies de classification, de reconnaissance, d’extraction et de validation présentes dans la solution garantissent un degré d’autonomie. “Cette solution doit combiner différentes méthodes de traitement en fonction du type de document : analyse de mots clés, utilisation de statistiques et de règles de calculs logiques, détection de la mise en page (disposition de logos, textes ou images), comparaison avec des bases de données de l’entreprise, etc.”, préconise Marc Vandeveken. “Les enjeux de l’indexation sont la mise en avant de données relatives au métier ou au type d’information contenues dans l’email. Cela permet la mise en place des mécanismes de recherches plus rapides et d’adresser directement les informations recherchées”. Le confort d’usage n’est pas non plus à négliger. “Il est nécessaire d’améliorer l’expérience de l’utilisateur en lui permettant de retrouver par lui-même ses emails archivés”, conseille Vincent Garandeau. “Il faut surtout permettre à l’entreprise de réaliser des recherches de preuves (eDiscovery) sur toutes les boîtes mails archivées”. Pour Olivier Rajzman, “il est important de pouvoir archiver les emails avec simplicité et rapidité, et bénéficier d'une automatisation de l'indexation, suffisamment paramétrable pour s'adapter à chaque utilisateur et à la bonne gestion de ses processus”