Finances
Ingenico rationalise son processus achats dans 15 pays, dans une optique de contrôle et d’analyse des dépenses. A la clé : une réduction des coûts de 3 % à court terme
« Le processus achats est très important pour maîtriser ses coûts, explique Mathieu Bannwarth, directeur des programmes SI Finance d’Ingenico Group, spécialiste des solutions et terminaux de paiement. Or, nos processus étaient hétérogènes. Nous avons souhaité les harmoniser à travers un processus unifié de bout en bout, sécuriser les actifs financiers du groupe, et ce dans une feuille de route à 3 ans. » Autres enjeux : renforcer et coordonner la relation fournisseur à l’international et disposer d’une analyse et d’un reporting des dépenses pour les entreprises du groupe, le groupe français disposant de 88 sites à travers le monde.
La définition des processus cibles a été réalisée de janvier à mai 2015, puis 3 mois ont été consacrés au choix de la solution. Sur une shortlist de 3 solutions achats, c’est finalement celle de l’éditeur Ivalua qui a été choisie. Puis le pilote a été effectué jusqu’à la fin de l’année. 2016 a été l’année du déploiement sur une quinzaine de pays (Europe, Amériques du Nord, Centrale et du Sud).
La gestion du projet s’est appuyée sur deux sponsors, la direction financière et celle des achats. Une fois par mois le comité de pilotage se réunit pour avancer dans le processus décisionnel, tandis que le comité projet a lieu chaque semaine. Parmi les critères de choix figurent la couverture fonctionnelle en termes de processus et l’ergonomie de la solution, la qualité de gestion de projet, la conformité technique et les termes financiers. Les modules d’e-procurement, d’achats de prestations Intellectuelles et d’analyse des dépenses de la suite d’Ivalua ont été installés. « La solution propose un compromis entre une interface utilisateur simple et intuitive et des fonctionnalités puissantes permettant d’industrialiser et superviser des processus Purchase-to-Pay (P2P) complexes », indique Mathieu Bannwarth.
Réduire à court terme les coûts de 3 %
Les objectifs financiers et fonctionnels ont été clairement définis. Ingenico a souhaité réduire à court terme de 3 % les coûts à travers la visibilité de la dépense et le contrôle des engagements.
À moyen terme, les gains doivent être diminués de 3 % par l’amélioration de back office, l’identification des synergies et l’utilisation de leviers de négociation avec les fournisseurs, le contrôle des factures. Le périmètre est de 125 ME de dépenses, soit une moyenne de 7,5 ME par an, par rapport à un coût total de possession (TCO) de 470 000 euros par an sur 5 ans. Le périmètre représente 50 % du total des dépenses car seuls les pays ayant déployé SAP ont été pris en compte. Le TCO comprend le coût du package pour 2 500 utilisateurs et l’amortissement des coûts de mise en œuvre. Les gains fonctionnels reposent sur la simplification et l’alignement des processus, la sécurisation des workflows et des budgets, et la production d’un reporting unifié.
« Dans un monde très disruptif, il faut aller vite. »
Mathieu Bannwarth
Ecouter la voix du client
« Nous avons pris notre temps lors de la phase de préparation en amont pour bien expliquer le pourquoi et le comment aux utilisateurs, met en avant Mathieu Bannwarth. Il est important d’écouter la voix du client. Ensuite, Ingenico est une société de croissance, qui fait des acquisitions, et cible le e-commerce. Dans un monde très disruptif, il faut aller vite. L’avantage d’Ivalua est d’être facile à déployer.
Ainsi, à l’automne 2016, pour la déployer dans 4 pays d’Amérique du Sud, Ingenico a passé 5 jours sur place. « Certes, il y a eu un bug dans le déploiement aux Etats-Unis, mais heureusement il n’a pas été nécessaire de tout refaire. Nous avons encore des factures que nous payons deux fois, mais c’est bien que nous puissions au moins les détecter. Notre credo : start simple but make it work, quick. »
