Désormais, tous les collaborateurs disposent d’un PC, d’un smartphone, d’une tablette et ceux-ci doivent disposer de l’ensemble de leurs moyens de communication et de leurs applications professionnels où qu’ils se trouvent. Bienvenue dans la Digital Workplace !
À l’heure de la transformation digitale des entreprises, chaque collaborateur doit pouvoir disposer d’outils performants pour communiquer, échanger des informations qu’il soit à son bureau, dans un hall d’aéroport ou sur un chantier face à son client. Après l’essor des intranets, l’arrivée des réseaux sociaux d’entreprise, s’impose la notion de Digital Workplace ou espace de travail numérique. Pour Fabien Lair, directeur associé de NextModernity, « La Digital Workplace traduit une vision de plus en plus intégrante des outils et de l’information pour les collaborateurs dans l’entreprise. Il doit répondre à tous les usages du collaborateur, alors qu’auparavant l’intranet n’avait que la vocation de pousser de l’information vers les collaborateurs.»
Une récente étude Deloitte (The digital workplace: Thin, share, do) montre que la Digital Workplace est un facteur de productivité, mais c’est aussi un outil d’attractivité et de fidélisation des collaborateurs. 64 % des salariés sont d’accord pour choisir un emploi moins bien payé si on leur offre la possibilité de travailler en dehors du bureau et le taux de rétention des collaborateurs est accru de 87 % dans les entreprises qui ont adopté une approche Digital Workplace.
Une suite d’outils qui se doit d’être intégrée
Définir exactement ce bureau numérique n’est pas chose simple. Il ne s’agit pas d’un outil à tout faire capable de répondre à l’ensemble des besoins d’un collaborateur, mais d’une suite d’applications. Les analyses de Deloitte ont ainsi identifié 8 types d’applications qui se rangent sous ce vocable, avec pour chacun trois à quatre applications. Il y a les applications de messaging, de productivité, de collaboration et de communication, ainsi que les progiciels, les solutions de crowd sourcing, de connectivité et de mobilité. L’idée de disposer d’un logiciel capable de répondre à toutes ces attentes est illusoire, estime Bertrand Duperrin, Digital Transformation Practice Leader chez Emakina : « Il faut trouver un équilibre entre la richesse fonctionnelle et la facilité d’utilisation. Un temps Microsoft a cherché à tout mettre dans SharePoint, mais l’arrivée de Satya Nadella a mis fin à cette tendance. Aujourd’hui, Office 365 n’est pas un énorme logiciel monolithique, mais une suite de petites applications bien intégrées qui font chacune une tâche précise. Chaque produit à son ADN, son cas d’usage et y répond parfaitement.»
Avec Office 365, Microsoft a bousculé le marché
De nombreux fournisseurs se sont positionnés sur le marché des “Digital Workplace”. C’est notamment le cas des opérateurs de télécommunications qui proposent des offres pré-intégrées en mode Cloud. Parmi ceux-ci, Orange Business Services qui propose l’offre Flexible Workspace qui s’appuie sur la virtualisation du poste de travail de Citrix. Son rival T-System propose lui aussi une offre de « Workplace as a service », une offre Cloud qu’il destine aux entreprises de 1 250 à plus de 50 000 utilisateurs. Néanmoins, beaucoup d’entreprises françaises mettent désormais en œuvre Office 365 afin d’externaliser leur messagerie. Un formidable cheval de Troie pour l’éditeur américain qui, à l’aide de forfaits mensuels, a regroupé messagerie, bureautique et collaboration avec SharePoint, Skype for Business, mais aussi son réseau social Yammer. De facto, l’offre Office 365 remplit de nombreuses cases de la définition de la Digital Workplace et Microsoft continue d’étendre la couverture fonctionnelle de son offre. Aujourd’hui, bien peu de concurrents parviennent à proposer une telle offre aujourd’hui. Google a certes réussi une percée auprès de quelques grandes entreprises et même si l’américain vient d’intégrer l’outil de prise de notes Google Keep à sa G Suite, la couverture fonctionnelle de son offre reste bien moins large que celle de son rival.
Slack, une révolution dans la collaboration d’entreprise ?
Avec Office 365, Microsoft mise à la fois sur la continuité avec les outils bureautiques connus de tous, auxquels il ajoute des outils plus innovants. Est-ce pour autant l’unique approche pour aller vers la Digital Workplace du futur ? Fabien Lair ne le pense pas : « Avec Office 365, les utilisateurs retrouvent leurs pratiques et usages qu’ils avaient sur leurs PC jusqu’à aujourd’hui. A l’opposé, un dispositif de type Slack est très disruptif dans son approche, souligne-t-il. Mis à part son fil conversationnel, Slack se distingue avant tout par ses capacités de connexion, ses API et ses bots. En soi, c’est une approche de type « Digital Workplace » complètement révolutionnaire. Néanmoins si Slack fonctionne bien dans des organisations souples et agiles de type startups, il est beaucoup plus difficile à installer dans des structures plus traditionnelles.»
Les américains ne sont pas les seuls à innover. C’est notamment le cas d’OoDrive qui vient de dévoiler la nouvelle version de son offre PostFiles. « La gestion des documents reste notre cœur de métier, donc nous allons rester sur ce socle, mais l’idée est de développer autour des blocks fonctionnels pour étendre notre couverture fonctionnelle » explique Charlène Chatel, responsable marketing et communication chez Oodrive. « Nous avons des Workplaces pour des cas d’usage bien précis comme la dématérialisation des réunion de gouvernance des grandes entreprises, ou l’environnement digital que nous avons développé pour les experts judiciaires. »
Autre éditeur français de solutions intranet à miser sur l’essor de la Digital Workplace, Jalios. Vincent Bouthors, le PDG de l’éditeur souligne : « Dans notre approche, nous cherchons à intégrer des usages métiers. C’est notamment le cas du social learning qui est un moyen différent de transférer des connaissances aux collaborateurs, avec la notion de capsules de connaissances partagées sous forme de parcours. Celles-ci ont été développées avec 1day1learn, un partenaire de Jalios, mais peuvent aussi être réalisées par les collaborateurs eux-mêmes et commentées. Toujours dans cette optique, d’ici quelques mois nous allons proposer un système de gestion de tâches réellement collaborative. Nous constituons autour de nous un groupe d’éditeurs afin de travailler dans un mode Open Innovation et offrir à nos clients cette approche Digital Workplace. » La course à l’innovation est lancée et le bureau du futur reste à inventer.
PARTAGE D’EXPÉRIENCE
Sylvain Dagnaud,
responsable systèmes d’information
du Groupe Keran
« Notre RSE diffuse les informations de la communication et héberge tous les échanges des collaborateurs »
« Spécialisé dans l’aménagement du territoire, avec une forte connotation environnement durable, le groupe Keran représente environ 500 personnes dont 70 % à 75 % d’ingénieurs. Nous devions remplacer notre intranet vieillissant, un intranet de communication interne classique avec des informations uniquement descendantes. Nous souhaitions un intranet qui suscite plus d’échanges entre les collaborateurs, ainsi que la possibilité de créer des espaces collaboratifs. La solution Seemy nous a semblé bien adaptée à cela. Nous n’avons eu aucune intégration à mener, l’outil était complémentaire aux autres et fin 2009 il remplaçait notre intranet. Il diffuse à la fois les informations de la communication, mais il héberge aussi les échanges de tous les collaborateurs. Il est utilisé en parallèle avec les outils de Google, car nous sommes clients de la plateforme Google depuis 2010. Le service informatique utilise Google Plus pour partager des informations sur nos projets, des historiques d’échanges Hangout, le partage de liens vers Google Drive. Le « tout intégré » permet de faire cela, mais cette initiative est restée interne au service informatique. Seemy reste notre plateforme sociale à l’échelle du groupe. En parallèle, nous avons testé Facebook Workplace, des choses nous ont plu, d’autres pas. Il existe une multitude de moyens de partager l’information, notre choix reste celui de Seemy. »
PARTAGE D’EXPÉRIENCE
Alain Garnier,
fondateur de Jamespot
« Nous offrons la capacité à nos clients de construire leur propre Digital Workplace »
« Notre positionnement est de ne pas rester sur des solutions de collaboration « universelles » mais de rentrer dans les entreprise via les métiers. On apporte la capacité à nos clients de construire leur Digital Workplace qui correspond à leur métier. D’une part, il faut une plateforme agnostique car les utilisateurs utilisent une pléthore de services différents, que ce soit Google, Microsoft, Salesforce et autres. Nous offrons une intégration à plus de 100 services SaaS. D’autre part, nous offrons un catalogue d’une quarantaine d’applications métiers telles que des applications liées aux processus de communications, aux processus d’un laboratoire d’innovation, d’une team agile. Des applications simples à utiliser et que les entreprises vont déployer elles-mêmes sur la plateforme. Enfin, nous venons de dévoiler un module dédié à la Digital Workplace avec un portail fédérateur, un point d’accès qui rompt complètement avec les codes habituels du portail avec une interface moderne et personnalisation pour donner accès à l’ensemble des composantes de la Digital Workplace de l’entreprise. »
AVIS D’EXPERT
Bertrand Duperrin,
Digital Transformation Practice Leader Emakina
« Le rôle du moteur de recherche est clé dans le succès de la Digital Workplace »
« La Digital Workplace est un point d’entrée unique vers les outils de travail du collaborateur mais aussi vers des outils sociaux que ce soient des outils qui ont la vocation de créer un lien social dans l’entreprise ou de purs outils de collaboration. Viennent s’ajouter à cela des services proposés aux employés. L’enjeu est de présenter l’ensemble de ces composantes de manière homogène et cohérente et pour moi, c’est le moteur de recherche qui doit unifier l’ensemble. L’essentiel du temps perdu par les collaborateurs est absorbé par la recherche d’informations. Dans un monde idéal, une Digital Workplace se doit de disposer d’un Single-Sign On intégré à chaque outil, disposer d’un moteur de recherche unifié qui va permettre au collaborateur de retrouver une information qu’elle soit dans un référentiel documentaire, dans le réseau social d’entreprise, sur l’intranet de communication, la messagerie instantanée. C’est le type d’expérience que recherche le collaborateur car il l’utilise tous les jours dans sa vie privée avec Google qui propose d’effectuer des recherches dans les news, des sites, des images, des vidéos »
