Des solutions idéales calquées sur les besoins

En matière de capture, les offres du marché fleurissent entre les fabricants de multifonctions et de scanners, les éditeurs de solutions et les intégrateurs. Tous ces interlocuteurs mettent en avant de multiples compétences pour adresser des secteurs d’activités très différents, encadrés par des réglementations et des processus métiers eux aussi très divers. “Les entreprises partagent toutes le besoin d´accéder efficacement aux données contenues dans des documents”, souligne Xavier Sauvan. “Une solution idéale devrait proposer une capture facile de documents depuis une unique solution. Elle devrait offrir un traitement de tous les types de documents métier, une très haute évolutivité pour le traitement de volumes élevés de documents, sans limitation de vitesse, une intégration flexible à toute application métier et, enfin, une capture distribuée pour simplifier la coopération entre équipes décentralisées”. François Lacas identifie pour sa part deux grandes typologies de besoins selon le périmètre documentaire à prendre en compte. “Dans le cas des projets de dématérialisation focalisés sur un flux documentaire précis, les besoins sont le plus souvent formalisés au travers d’objectifs quantitatifs. Une solution de dématérialisation intégrant les briques de capture et de LAD, et un connecteur natif à l’application métier, ERP ou CRM, de GED et de Workflow est ici indispensable. Dans le cas des projets de dématérialisation plus vaste incluant par exemple l’ensemble des dossiers clients et leurs documents constitutifs, les besoins exprimés concernent la productivité interne mais aussi des objectifs qualitatifs tels que la garantie de traçabilité des dossiers, la conformité règlementaire, l’amélioration de la satisfaction client, etc. Ces projets impliquent à minima une solution incluant la capture « simple”de documents, le workflow et la GED. Mais limiter la capture à une simple numérisation expose alors l’entreprise à de nouveaux coûts. Il vaut mieux inclure dès le début du projet le typage et l’indexation automatique des documents”.