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Trophées de la transformation numérique – De Chorus Factures à Chorus Pro : la dématérialisation des factures public-privé

Lauréat Direction Financière

TROPHEES_1erXcoPRIXUn projet gagnant-gagnant à la fois pour l’Etat, les collectivités locales, les établissements publics, mais aussi les entreprises, ce n’est pas si fréquent. De Chorus Factures à Chorus Pro, c’est pourtant bien ce que réussit l’administration dans le domaine de la dématérialisation des factures avec ses fournisseurs.

 

Chorus Pro s’inscrit dans le plus vaste « système d’information Chorus », projet de mise en œuvre de la loi de finance (la LOF), dont le but était de doter l’Etat d’un système d’information financier et d’un outil intégré pour l’ensemble des acteurs de la fonction financière. Il visait à remplacer nombre d’applications informatiques vieillissantes, et a été mis en œuvre progressivement à la fois en termes de versions et de vagues –c’est-à-dire par ministère. Il recouvre la tenue de la comptabilité de l’Etat, la gestion de la dépense de l’Etat (de l’ordre d’1 milliard d’euros chaque jour), les recettes non fiscales, la gestion des stocks pour certains ministères, etc.

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Chorus Pro, la continuité

Les comptes de l’Etat sont ainsi certifiés à partir de Chorus pour la quatrième fois. Différentes briques sont venues le compléter : la place interministérielle des marchés de l’Etat, Chorus déplacement temporaire, un outil utilisé par les ministères pour gérer les déplacements des agents et les états de frais, Chorus Factures, mis en service en 2012, et qui correspondait à l’obligation pour l’Etat d’accepter les factures dématérialisées de la part de ses fournisseurs, et enfin Chorus Portail Pro, conçu au départ pour les prestataires de frais de justice (interprètes, psychiatres, serruriers…) et pour les agriculteurs (pour des demandes de remboursements de taxes par exemple). Ces deux derniers portails ont servi de base à la nouvelle solution Chorus Pro pour « promouvoir la facturation électronique » entre, d’un côté l’Etat et dorénavant l’ensemble de la sphère publique, soit « 80 000 entités publiques » et de l’autre « toute la sphère privée », c’est-à-dire plus d’un million d’entreprises, nous précise Régine Diyani, directrice de l’Agence pour l’informatique Financière de l’Etat (AIFE).

Régine Diyani,  directrice de l’AIFE
Régine Diyani,
directrice de l’AIFE

Cela représente le chiffre impressionnant de « 100 millions de factures par an ». « Nous pensons que cela aura un effet d’entraînement pour toute la facturation électronique interentreprises, s’enthousiasme Régine Diyani. Chorus Pro est un levier extraordinaire pour l’échange de factures toutes entités confondues. La différence par rapport à l’envoi papier, c’est que les entreprises peuvent suivre en ligne l’état de traitement des factures -ça fonctionne déjà dans Chorus Factures, mais la nouveauté, c’est qu’elles « auront un accusé réception ». Les entreprises sont ainsi certaines que la facture aura été reçue. Elles peuvent suivre son traitement ensuite. Dès 2017, Les grandes entreprises devront s’y mettre, les micro-entreprises ont elles jusqu’à 2020. Une ordonnance parue en juin 2014 fixe le calendrier de ce qui devient désormais une obligation légale pour tous les fournisseurs de la sphère publique.

Une plateforme partagée

« L’ensemble des fournisseurs de l’Etat seront automatiquement « repris dans la plateforme de façon transparente », précise Emmanuel Spinat, directeur du Programme « Facturation Electronique 2017 » à l’AIFE. Chorus Pro permettra l’échange de factures dématérialisées via 3 modes : « L’échange de données informatisées (EDI), utilisé surtout par les entreprises qui ont un volume suffisant de factures, le format PDF (sans signature nécessaire), et la saisie directe sur le portail, pour les entreprises ne disposant d’aucun outil », indique Emmanuel Spinat. Les avantages de cette plateforme sont de plusieurs ordres, mais trois principaux atouts ressortent. Le fait qu’elle soit mutualisée permet d’abord aux entités publiques d’ éviter la recherche et l’équipement de façon indépendante d’une solution. Un élément de simplification, porteur notamment pour les petites communes.

Une intégration dans le SI

Ensuite, « nous donnons aux entités publiques une vision unifiée : elles reçoivent toutes les factures avec un flux pivot unique, quel que soit l’émetteur, le format de transmission et le destinataire, ce qui facilite l’intégration dans leur SI. Mis en œuvre par les éditeurs de gestion financière, il évitera de nombreuses saisies ». A la clé : on gagne en efficacité et en délai de traitement des factures. Des factures qui sont aussi dorénavant tracées.

Chorus Pro va être mis en place en avance de phase par 18 pilotes, précise Emmanuel Spinat, et chacun connaît d’ores et déjà les « chantiers organisationnels et SI qu’il a à mener », les entités publiques n’ayant pas toutes la même maturité par rapport à la dématérialisation des factures. Les principaux éditeurs sont aussi embarqués dans l’aventure, « afin de s’assurer d’une mise en œuvre la plus performante possible ». L’ouverture généralisée de la plateforme Chorus Pro est fixé au 1er janvier 2017.

 

 

 

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Juliette Paoli