Contrôler le flux des emails

Au-delà de savoir quel courrier archiver, se posent les questions de l’automatisation de ce processus et des moyens mis à disposition pour désengorger les serveurs sans répartir la gestion des emails sur les postes de travail et pour conserver un contrôle sur ces flux d’information, rappelle Marc Vandeveken : “la gestion des courriers électroniques doit s’intégrer dans l’environnement de travail de l’utilisateur final et avec la solution de gestion électronique de documents couplée à une plateforme d’archivage dédiée aux courriers électroniques. Ce type de système permet d’accéder aux mails qui sont directement stockés de manière centralisée sur les systèmes de gestions documentaires, limite l’espace mail de chaque utilisateur et diminue la bande passante nécessaire car seuls les liens vers la solution de gestion documentaire sont véhiculés sur le réseau. Ces solutions sont extensibles et s’adaptent à toutes les tailles de sociétés dès 30 personnes actives utilisant les courriers électroniques”. La plupart des prestataires assistent l’entreprise pour définir le périmètre archivistique qu’elle souhaite construire et l’aident à classer les informations qui engagent sa responsabilité ou non en termes législatifs. “Si nous apportons notre éclairage sur le périmètre juridico-normatif actuel de l’archivage électronique et sur son évolution, l’entreprise doit impérativement tenir compte du fait que les volumes des messages sont exponentiels et qu’elle doit industrialiser la gestion de ces flux”, explique Mathias Dievart. “Elle doit également intégrer l’aspect critique de certains de ces échanges, aussi bien sur le plan du contenu des données qu’au niveau de la propriété intellectuelle. Archiver les messages, tracer leur utilisation devient dès lors un enjeu majeur car il s’agit de qualifier précisément l’ensemble des informations transitant par le serveur de messagerie. Enfin, pour le collaborateur, en fonction de son métier, avoir la possibilité de disposer de l’ensemble des informations concernant une opération ou un projet peut s’avérer crucial. C’est un autre bénéfice de l’archivage électronique à vocation probatoire des mails engageants”.