J.L. Sadokh voit à l’avenir les solutions de dématérialisation aller vers plus de simplicité : “Aujourd’hui, l’utilisateur a encore du mal à s’approprier des solutions encore compliquées. Nous irons vers des solutions privilégiant le confort de l’utilisateur. A l’heure actuelle, si la LAD permet de classer automatiquement des documents papier, l’utilisateur doit classer manuellement lui-même des documents numériques, e-mails en fonction de règles prédéfinies. L’avenir est à des solutions qui classeront automatiquement tout type de contenu, y compris des vidéos, photos ou documents sonores.” Benoit Drigny renchérit : “Notre recherche et développement travaille sur le texte manuscrit et l’analyse sémantique des documents libres, pour en extraire les données.”
La liste à la Prévert des documents dématérialisables, qu’ils soient des documents entrants, circulant dans l’entreprise ou sortants, est aussi large que l’imagination peut le permettre : documents financiers, administratifs, RH, courriers, fonds documentaires, fonds patrimoniaux, convocations et PV d’assemblées générales de copropriétés, appels de charges, actes de professions réglementées…
Certains acteurs ciblent des niches. Ainsi, le prestataire de services Cd-Doc a conçu et développé un système de gestion et d’archivage électronique de documents pour la profession notariale. Il offre aussi, comme Everial, expert en gestion de flux documentaires, une Dataroom électronique, qui renferme tous les documents nécessaires à la réalisation d’opérations financières ou immobilières, mise à la disposition des acquéreurs potentiels.
Tous les documents papier sont numérisés et indexés grâce à un système de RAD/LAD/OCR. Les documents numériques ont valeur d’outils de gestion, et de preuve, si certaines conditions d’identification, d’authentification, d’intégrité et de pérennité sont respectées (cf. lexique).
