Concevoir un projet de dématérialisation à l'échelle de toute l'entreprise

Avec des retours sur investissement clairement identifiés et des obligations législatives qui se multiplient, c’est le pragmatisme qui sous-tend la plupart de projets de dématérialisation. On ne s’attache plus uniquement aux flux de volumes de documents entrants, on cherche aussi à alimenter les processus de bout en bout. Appliquer la dématérialisation à l’échelle de toute l’entreprise, c’est fournir une précieuse valeur à toutes les activités. Il n’existe pourtant pas de mode d’emploi pour devenir une entreprise numérique, si ce n’est l’assurance de ne surtout rien brusquer. “Les entreprises procèdent bien souvent par étapes”, explique Vincent Ehrstrom. “Elles sécurisent la réussite d’un premier projet de dématérialisation sur un flux déterminé et capitalisent ensuite sur cette réussite pour déployer et généraliser la dématérialisation vers d’autres services de l’entreprise. Les entreprises qui généralisent le plus rapidement la dématérialisation sont aussi celles dont la direction est impliquée dans le projet car elles en perçoivent les enjeux. Elles ont su démontrer que la dématérialisation contribue à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise et montrer que l’automatisation apporte des gains de productivité sans lesquels les projets ne trouveraient pas de financement”. Pour Jean-Michel Bérard, il est également indispensable de concevoir la dématérialisation par étapes. “Il est préférable de commencer par dématérialiser les processus qui offrent le retour sur investissement le plus important comme les factures et les bons de commandes, puis dans un second temps d’autres processus tels que la gestion des contrats, des demandes de congés, des notes de frais, etc., dont le ROI est moindre tout en impactant davantage de personnes dans l’entreprise”. Moins catégorique, Xavier Lainé déconseille un projet de dématérialisation à l’échelle de toute l’entreprise : “il est impératif de tenir compte de la résistance aux changements des utilisateurs. On privilégiera donc toujours de mener un projet par type de documents, ce qui en règle général ne concerne que très rarement tout l’effectif de l’entreprise. Un projet global se fait processus par processus avec des actions d’information, de sensibilisation et de formation de chaque groupe d’utilisateurs”. Pour Christian Dubourg, il n’est pas nécessaire de dématérialiser tous les processus de l’entreprise : “cet objectif ne pourrait être atteint. Il s’agit plutôt de formaliser les processus de dématérialisation cibles et de les intégrer dans une démarche globale de dématérialisation afin que tous les acteurs de l’entreprise qui doivent intervenir sur ses flux puissent le faire sans avoir besoin de matérialiser à nouveau l’information traitée. Le partage des informations et des documents dématérialisés est un des enjeux important pour la mise en place d’un projet de dématérialisation à l’échelle de toute l’entreprise. D’un point de vue technique, l’urbanisation du système d’information doit être pensée pour permettre d’utiliser un ou plusieurs bus documentaires dématérialisés où les échanges d’informations peuvent être mis en place d’une manière efficace”.

Sponsoriser le projet

Quelles que soient les approches retenues, la présence d’un chef d’orchestre est nécessaire. “Il faut tout d’abord une impulsion forte de la direction générale”, explique Christophe Rebecchi. “Notamment en ce qui concerne les projets liés à des réorganisations internes comme la mise en place d’un CSP (centre de services partagés), projets particulièrement visibles en interne. Par ailleurs, cela nécessite la nomination d’une personne portant le projet et ayant autorité, pour le projet, sur les différents départements impliqués. Les projets globaux sans sponsor fort et sans responsable ne peuvent pas avancer correctement car ils se heurtent à des pouvoirs locaux. La dématérialisation impacte l'organisation et les process et à ce titre rencontre des résistances naturelles qui peuvent devenir des points bloquants”. Jean-Louis Sadokh le confirme, “pour concevoir ce type de projet, l’élément clef est l’implication et la volonté de la direction qui doit être suivie et épaulée par son comité de direction. Ce n’est en aucun cas un projet informatique ou technique mais bien un projet à forte valeur ajoutée pour l’entreprise, qui nécessite de revoir les circuits, les rôles des personnes et l’organisation”.