Les métadonnées, indispensables pour identifier et indexer du contenu
Les métadonnées sont des informations structurées qui permettent de décrire des actifs informationnels, qu’ils soient au format physique ou au format électronique. Les métadonnées contextualisent vos documents. Un document, une donnée, une information, sans moyen de la qualifier, n’a que peu de valeur si on veut l’exploiter aujourd’hui et surtout demain. Les métadonnées permettre de répondre à des questions essentielles : qui a écrit ce ou ces documents ? Pourquoi ? Dans quelles conditions ? Où ? Quand ? Ces questions sont traitées lors de l’analyse des documents et leur description. La norme ISAD(G) constitue d’ailleurs la référence pour la description des documents d’archives, référence qui a été reprise dans l’initiative menée par l’ICA, appelée Records in Context (RiC).
4 types de métadonnées
Plus concrètement, on peut distinguer 4 grands ensembles de types de métadonnées, qui peuvent être ensuite assemblées en trois grandes catégories correspondant à des moments du cycle de vie du document (voir le schéma ci-dessous). Les frontières sont souvent floues entre ces ensembles de métadonnées. Dans certains cas, les métadonnées descriptives peuvent être utilisées pour des règles de gestion telles que les dates de création des documents, qui peuvent servir de point de départ pour le calcul de durées de conservation. D’autre part, toute information de contexte du document peut être potentiellement éligible à devenir une métadonnée : le volume peut vite devenir exponentiel et très complexe à gérer. Les métadonnées doivent en effet être maintenues dans les mêmes conditions que le document qu’elles qualifient. Cela engendre alors des coûts importants, en termes de production, de conservation et de destruction, et même de communication et de diffusion, car les enjeux d’interopérabilité sur ce sujet sont très importants. Devant cette complexité souvent effrayante pour un utilisateur final, les recommandations d’automatiser le plus possible la capture ou la saisie des métadonnées font sens.
