ABC Network : SharePoint au quotidien

ABC Network est un groupe de travail, créé sous l'impulsion d'une commission européenne et coordonné par Yaël Guillon de ImFusio, réunissant 30 personnes de 6 organisations différentes, réparties dans 5 pays ! Leur objectif est d'imaginer et de mettre en place ensemble une méthode originale et efficace pour infuser la créativité dans les entreprises. Les besoins étaient assez simples : gestion des documents, messagerie. La structure travaillait déjà avec MailSpace de Calinda Software. Le passage à Sharepoint fut naturel surtout que ce dernier est largement caché par le plug-in. “Nous avons des utilisateurs de 22 à 62 ans et il n’était pas possible de les former à SharePoint”, précise Yaël Guillon. “Nous n’avions pas d’opinion sur SharePoint. Au début, il est apparu lourd. Une fois que j’ai compris (son fonctionnement), avec le plug-in, cela a été plus simple. Nous avons effectué le déploiement. Nous avons ensuite créé le mini-site pour nos besoins. Avec SharePoint, il y a un temps d’adaptation nécessaire, surtout que nous étions partis sur la version 2007. L’outil seul n’aurait pas été adapté, par contre, utilisé avec MailSpace, cela fonctionne très bien”, précise Y. Guillon. Au total, une trentaine de personnes utilise MailSpace / SharePoint. Pour une structure comme ABC Network, SharePoint a été utile pour centraliser la gestion documentaire dans des bibliothèques, par exemple, chaque pièce attachée de mail, est automatiquement archivée dans une bibliothèque. De plus, la gestion centralisée de la messagerie et des documents facilite le travail des collaborateurs installés dans différents pays. Un exemple illustre l’usage de SharePoint au quotidien. Yaël Guillon doit fournir des rapports régulièrement. Le fait que tout soit centralisé facilite la recherche et en peu de temps il peut créer le rapport, par exemple sur les frais, et le diffuser sur le site collaboratif. “Une personne qui reprend un dossier après des vacances ou après période d’inactivité du dossier n’a pas à chercher les mails, les documents. C’est un gain de productivité sur la recherche de l’information”, poursuit Y. Guillon.