La société d’assurance mutuelle aux 4 millions de sociétaires a décidé d’opter pour la solution ADP Link pour la gestion de la paie et de l’administration du personnel. Objectif principal : permettre aux gestionnaires de paie et à l’ensemble de l’équipe RH de gagner en temps et en productivité. L’assureur témoigne pour Solutions Numériques et Cybersécurité.
MAIF, qui réalise chaque mois plus de 9 500 paies, est devenue cliente d’ADP en avril 2021, et les premières paies ont été produites en mai 2023. Rencontrant des difficultés à intégrer les mises à jour fréquentes liées à la Déclaration Sociale Nominative (DSN), MAIF entreprend en 2020 un diagnostic approfondi pour évaluer l’obsolescence de son SIRH, datant d’une quinzaine d’années. A l’issue de cette évaluation, la décision est prise de mettre en place un nouveau SIRH.
Des enjeux métiers…
Les enjeux métiers sont principalement axés sur la nécessité de garantir une paie juste et conforme, versée en temps et en heure, ainsi que sur l’optimisation des processus pour réduire les coûts de maintenance et faciliter l’accès aux données RH.
MAIF souhaite également gagner en agilité en évitant les saisies multiples des données dans le système d’information afin de permettre aux gestionnaires de paie de se concentrer sur leur expertise métier et d’effectuer des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Il s’agit, par ailleurs, d’améliorer l’expérience utilisateur grâce à une solution qui soit flexible et adaptable à l’environnement SIRH de MAIF.
…et techniques
Sur le plan technique, la complexité de l’interface entre la solution initiale et 27 systèmes d’information connexes constitue un défi important. L’objectif est de réinterfacer ces systèmes avec la nouvelle solution, tout en minimisant les risques de perturbation lors de la mise en production.
La sécurisation au niveau de la paie est aussi cruciale, avec des données disponibles, fiables et hébergées en France ou en Europe.
Enfin, MAIF aspire à recourir à une application SaaS afin de se conformer aux normes souhaitées par la Dsi
A l’issue d’un processus d’appel d’offres, MAIF décide de retenir ADP. Au cours des soutenances et démonstrations, la robustesse de la solution ADP Link fait forte impression. L’interface utilisateur intuitive et la constance de l’affichage sans changement d’écran sont forts appréciés, de même que le module complémentaire ACE (Assistant Contrôle Expert), ADP étant le seul acteur à proposer ce type d’outil qui automatise le contrôle de paie.
Les autres critères déterminants dans le choix de recourir à ADP sont sa capacité à offrir une méthodologie de projet fiable et à pouvoir réaliser l’intégration évitant de faire appel à un intégrateur externe, ce qui simplifie le processus et réduit les risques liés à la mise en œuvre.
Enfin, la couverture fonctionnelle étendue de l’outil et la perspective de bénéficier d’évolutions constantes de la part d’une entreprise de taille mondiale sont également
des éléments décisifs dans l’adoption d’ADP.
« Nous souhaitions pouvoir nous appuyer sur un acteur fiable dans la gestion du capital humain. Notre choix s’est naturellement porté sur ADP, qui a su répondre à nos attentes et nous permettre de garantir à nos salariés une paie juste et conforme, versée dans les temps », précise Nicolas Texier, responsable Projets au sein de la direction des Richesses Humaines chez MAIF.
La solution de gestion du capital humain dédiée aux très grands comptes met à disposition un moteur de paie entièrement personnalisable, avec de nombreuses fonctionnalités : gestion multistructure (juridiques, organismes, etc.) et multiconvention, hiérarchisation fonctionnelle du réglementaire (légal, convention, accords, contrats, éléments variables, etc.), réalisation de calculs de paie à la demande (paie de simulation, paie de solde de tout compte, etc.), individuellement ou par groupe. De plus, ADP Link propose une Gestion Administrative du Personnel (GAP) dématérialisée clé en main et sur mesure, qui permet de piloter le parcours du collaborateur au sein de l’organisation de l’embauche jusqu’au départ. Les données RH et de paie sont disponibles en toute sécurité, fiables et actualisées. Ce service unique dispose, par ailleurs, d’une veille légale assurant l’actualisation automatique des processus et leur conformité, ainsi que de self-services qui permettent aux collaborateurs et managers d’accéder rapidement aux services de paie en utilisant tout type d’appareils (mobiles ou ordinateur), où qu’ils soient.
MAIF retient aussi les modules complémentaires ADP suivants :
– ACE (Assistant Contrôle Expert) concentre toutes les données nécessaires au contrôle des paies, de déclaration et de la comptabilité
– Revue des rémunérations offre le pilotage des augmentations individuelles
– Epargne salariale assure la gestion des dispositifs d’intéressement, de participation et des plans d’épargne auxquels ont droit les collaborateurs
– HR Process propose aux salariés un simulateur pour leurs avantages sociaux (prime vacances, prime garde d’enfant, compte épargne-temps, intéressement et participation), et aide l’équipe RH à structurer les processus de révision salariale et d’attribution des bonus
– IJ Services prend en charge toute ou partie de la gestion des indemnités journalières de sécurité sociale (recouvrement, rapprochement).
« La solution de gestion du capital humain ADP Link est désormais intégrée dans notre système d’information, en conformité avec les normes portées par notre Direction des Systèmes d’Information. Nos équipes RH peuvent désormais se concentrer sur le cœur de leur métier et faire bénéficier nos salariés d’un accompagnement de qualité », souligne Anthony Michaud, responsable de projet en charge du déploiement d’ADP chez MAIF.
Un déploiement structuré en grands chantiers métiers
Le projet de déploiement débute en septembre 2021 et est structuré en grands chantiers métiers : la gestion administrative du personnel, la paie et la post-paie, la gestion des temps et Activités (GTA), la rémunération dont la révision salariale, les coûts et budget. Les autres chantiers portent sur les données, les interfaces, la recette (phase pour vérifier que l’outil est conforme aux besoins spécifiés) et la conduite du changement.
Initialement, la phase de déploiement prévoit la réalisation des premières paies en janvier 2023. Cependant, en raison de modifications survenant au niveau des chantiers, cette échéance est reportée, avec les premières paies produites en mai 2023. Certains modules, comme la révision salariale, l’épargne salariale ou IJ Services, ne sont quant à eux implémentés qu’en 2024. Après seulement quelques mois d’utilisation d’ADP Link et la correction de certaines anomalies, l’équipe RH apprécie la simplification de la saisie, l’automatisation des processus et la signature électronique. De réels gains de temps dans la gestion administrative sont constatés grâce à une interface utilisateur intuitive simplifiant la prise en main de l’outil mais aussi en raison de la traçabilité des données qui facilite les contrôles. De plus, ADP Link répond aux attentes en matière de sécurisation de la DSN et de la Gestion Complémentaire de la Paie (GCP). « Ce travail fructueux de plusieurs années ouvre la voie à un partenariat sur le long terme entre nos deux sociétés », se réjouit Nicolas Texier.
