Le poids de métadonnées

La nature même du courrier électronique se prête particulièrement à l’archivage. Sa structure en fait un document numérique prêt à être conservé mais indissociable des métadonnées qu’il véhicule. Du standard de codage MIME aux différents protocoles de transfert et de communication mis en jeu sur les serveurs de messagerie lors des envois et des réceptions, ces métadonnées renferment les propriétés uniques de chaque message. Ce qui explique pourquoi l’impression d’un email ne garantit pas son archivage en tant que document papier. Envisager la conservation des emails demande aussi de tenir compte des formats d'exportation dans lesquels ceux-ci sont sauvegardés au sein d’un client de messagerie ou d'un webmail. Si l'on souhaite conserver durablement les courriers électroniques, les formats propriétaires sont à proscrire tandis que peuvent être recommandés des formats EML, RTF, TXT ou PDF et PDF/A. En tout état de cause, c’est à la solution d’archivage retenue de gérer ces importations. En amont, la politique d’archivage détermine la meilleure organisation possible, dans un contexte où une distinction est à effectuer entre, d'une part, les communications temporaires et personnelles et, d'autre part, les communications formelles et professionnelles. Il n’est ainsi pas rare d’observer la présence de boîtes aux lettres professionnelles collectives (par service ou par grandes activités), aux côtés de boîtes aux lettres personnelles. “La mise en place réussie d’une solution d’archivage de messagerie tient principalement à la définition d’une politique d’archivage”, souligne Stéphane Bec. “Il est important de bien identifier au préalable les sources de données critiques, les durées sur lesquelles l’archivage doit porter mais également comment organiser ces informations pour que l’archivage soit pertinent et efficace lors de la recherche d’information. Ceci nécessite une réflexion globale au niveau de l’organisation structurelle et fonctionnelle. Il est souhaitable que cette démarche soit proposée dans le cadre de la politique ou de la charte de sécurité informatique mise en place dans l’entreprise afin que l’ensemble des acteurs concernés soient informés de l’objectif de la mise en oeuvre de la solution et de sa portée”.