Face à la montée des fraudes au changement de coordonnées bancaires, Espacil Habitat a revu en profondeur ses processus de contrôle fournisseurs. L’organisme s’appuie désormais sur une plateforme unifiée, celle d’Aprovall, pour fiabiliser ses flux financiers et renforcer sa gouvernance.
D’un contrôle fragmenté à une logique industrielle
Avec 215 millions d’euros d’achats fournisseurs par an et près de 2 000 partenaires, Espacil Habitat évolue dans un environnement où la moindre faille dans la chaîne de validation peut avoir des conséquences immédiates. Comme dans beaucoup d’organisations, les contrôles reposaient jusqu’ici sur des processus manuels, hétérogènes et peu lisibles.
Ce fonctionnement fragmenté limitait la capacité à piloter le risque de manière globale. La vérification des documents, leur mise à jour ou encore le suivi des fournisseurs dépendaient largement des pratiques individuelles, sans véritable harmonisation.
Le déploiement de la plateforme Aprovall marque un changement d’échelle. L’ensemble des contrôles fournisseurs est désormais centralisé et automatisé : collecte des documents, certification en temps réel, relances systématiques et lecture opérationnelle unifiée.
Résultat, les pratiques sont alignées entre les équipes, tout en conservant une organisation décentralisée. Quarante-sept collaborateurs utilisent aujourd’hui la solution.
Le couple SIRET–IBAN comme point de bascule
Dans ce dispositif, la sécurisation des coordonnées bancaires constitue le cœur du sujet. La fraude au changement d’IBAN s’appuie précisément sur ce moment critique où une modification peut être introduite dans le système.
Espacil a donc intégré un mécanisme de vérification automatisée du couple SIRET–IBAN via le module SIS ID. Ce contrôle systématique permet d’identifier immédiatement toute anomalie, grâce à un système de signalisation simple.
« Le module SIS ID intégré dans Aprovall nous a permis de sécuriser complètement la création ou la modification des coordonnées bancaires. Le contrôle du couple SIRET–IBAN, avec le système de feux vert/orange/rouge, a fortement réduit les risques de fraude », explique Flavie Tremaudan, juriste référente achats. La gestion du risque n’est plus seulement déclarative, elle devient outillée et systématique.
Une gouvernance fournisseurs renforcée, au-delà du risque fraude
Au-delà de la seule problématique de fraude, la transformation engagée touche plus largement à la gouvernance des tiers. La certification automatisée des documents, via des API, introduit un niveau de fiabilité supplémentaire dans les contrôles.
« La plateforme Aprovall certifie les documents via les API, ce qui rassure beaucoup nos équipes, surtout dans un contexte d’achats décentralisés. C’est vraiment un gage de sécurité », souligne Flavie Tremaudan.
Ce socle technique contribue à renforcer la confiance des équipes dans les processus internes. La plateforme devient un point de référence commun, à la fois pour le suivi des fournisseurs et pour la conformité des marchés.
Dans les faits, Espacil combine désormais sécurisation des flux financiers, meilleure traçabilité des relations fournisseurs et réduction de la charge administrative. L’enjeu n’est plus seulement de contrôler, mais de structurer durablement la gestion des tiers autour de processus homogènes et automatisés.
