La réforme de la facturation électronique continue de révéler ses angles morts. Derrière l’apparente question du choix d’une plateforme se cache, en réalité, un chantier bien plus structurant : comprendre ses propres flux, qualifier ses données, et aligner toute l’organisation. Sur le terrain, les entreprises découvrent une complexité insoupçonnée, parfois dans les détails les plus marginaux.
Cet échange s’appuie sur une interview réalisée en direct lors des Petits Déjeuners de la rédaction, un rendez-vous organisé par Solutions Numériques & Cybersécurité, en partenariat avec Euro Cyber Group, pour prolonger les analyses du magazine et confronter les retours terrain aux enjeux concrets des organisations.
À cette occasion, Nadine Asselin, directrice des solutions (avant-ventes) chez OpenText, revient sur les points de vigilance de la facturation électronique.
Solutions Numériques & Cybersécurité : La première difficulté dans cette reforme, ce n’est pas de choisir sa plateforme, même si cela a beaucoup inquiété les entreprises. L’étape préliminaire indispensable, c’est surtout de cartographier les flux. Pourquoi est-ce si important ? Qu’est-ce que cela apporte concrètement à l’entreprise ?
Nadine Asselin (OpenText) :
C’est une étape hyper importante pour commencer le projet, parce qu’elle permet de bien comprendre ce qui se passe au sein de l’entreprise au niveau de la facturation. Elle permet aussi de gérer les risques d’un projet qui est quand même très structurant. Et ce n’est pas seulement un projet IT, c’est également un projet financier et opérationnel.
Concrètement, il faut regarder, avec des partenaires externes, des consultants ou en interne, tous les flux de facturation pour recenser les processus et les outils utilisés.
Il est très important de voir exactement ce qui se passe au niveau des factures fournisseurs et des factures clients. Ensuite, on regarde la donnée. On recense les flux demandés dans la réforme, que ce soit le e-reporting, le e-invoicing ou le cycle de vie des statuts.
Il faut comprendre que la réforme en France est très complète, ce qui la rend complexe. Il faut analyser les flux domestiques, internationaux, intra-européens et hors Europe. Il faut aussi regarder les flux B2C. On va également s’intéresser aux cas particuliers, comme l’autofacturation, qui se développe de plus en plus. On a tendance à oublier les flux inter-entreprises, parce qu’ils sont souvent intégrés dans l’ERP et donc invisibles.
Tout cela permet d’avoir une compréhension très détaillée de chaque flux et de créer un langage commun. À partir de là, on identifie les systèmes d’information impactés, l’origine des données, leur qualité. Et ça, c’est le nerf de la guerre.
On travaille avec les équipes finance, comptabilité fournisseurs et clients, les équipes commerciales, les achats. Cette cartographie permet de définir le contour du projet, d’identifier les parties prenantes et les sponsors, et d’organiser la prise de décision.
Très vite, des questions se posent : est-ce qu’on conserve les processus actuels ? Est-ce qu’on digitalise complètement ? Est-ce qu’il y a des ruptures de chaîne ? Est-ce qu’il reste des fichiers Excel alors que tout devrait être dans l’ERP ? Cela nécessite des arbitrages. Et sans sponsors capables de trancher rapidement, le projet peut partir en vrille.
Cette cartographie permet donc d’aligner tous les acteurs internes. C’est une étape vraiment critique.
Solutions Numériques & Cybersécurité : Les premières échéances sont très proches. Imaginons que cette étape n’ait pas été faite. Qu’est-ce qu’il faut faire maintenant ? Est-ce qu’il faut se faire accompagner ? Est-ce qu’on est déjà en retard ?
Nadine Asselin :
Ça dépend toujours de la taille de l’entreprise. Nous, on travaille avec de très grands groupes, des sociétés de taille intermédiaire. Les très grands groupes, qui peuvent avoir jusqu’à 60 ou 80 entités légales, ont déjà commencé. Ils sont en train de faire des projets d’implémentation, certains vont faire partie du pilote.
Il y a aussi des entreprises plus modestes, avec moins d’entités légales et moins de flux. Ce n’est jamais trop tard pour commencer.
Ce que je recommande, c’est de se faire accompagner. Sur la cartographie des flux, il y a énormément d’acteurs sur le marché, notamment en France, qui se sont positionnés pour aider les entreprises dans cette transformation digitale. On peut faire appel à des experts en taxation indirecte, donc des experts de la TVA, aux grands cabinets, mais aussi à des consultants plus spécialisés dans les flux.
Je recommande vraiment de se faire accompagner à ce moment-là.
Solutions Numériques & Cybersécurité : Vous avez évoqué la qualité de la donnée. Renseigner une donnée ne signifie pas qu’elle est de qualité. Est-ce que vous avez eu des surprises sur le terrain ?
Nadine Asselin :
Merci de le mentionner, parce que la seconde étape, c’est vraiment la donnée. C’est le nerf de la guerre dans cette réforme, en France comme ailleurs. La donnée peut être présente, mais si elle n’est pas de qualité, les transactions seront rejetées, que ce soit en e-reporting ou en facturation.
Il faut donc vérifier si on a toutes les données. Et là encore, je recommande de se faire accompagner par des experts qui connaissent les flux et les exigences réglementaires. On parle d’experts en interfaçage, qui ont 10, 15, 20 ans d’expérience. Si vous regardez les spécifications de la réforme, on a des fichiers Excel extrêmement détaillés avec tous les champs, obligatoires ou conditionnels, et les règles de gestion.
On voit beaucoup de surprises sur le terrain. Par exemple, l’administration fiscale demande de qualifier la facture : bien, service ou mixte. Or, aucun ERP ne propose cela nativement. Il faut donc créer cette donnée ou la déduire à partir d’autres champs. Autre exemple : dans SAP, un même code peut être utilisé pour des factures et des acomptes, alors qu’ils doivent être distingués dans la réforme. On va donc mettre en place des règles de gestion pour les différencier.
Et puis il y a la grande surprise : dans l’ERP, 95 % des processus sont connus et maîtrisés. Mais il reste 3 à 5 % de flux, parfois très ponctuels, qui entrent dans le périmètre de la réforme.
Par exemple, une cantine d’entreprise en B2C, ou la vente d’échantillons aux employés. Ce sont des cas qu’on identifie uniquement lors d’une analyse détaillée.
Donc il faut vraiment regarder les processus dans le détail, y compris dans leur marginalité, pour éviter les angles morts.
Solutions Numériques & Cybersécurité : Si on élargit à l’international, comment gérer des réglementations différentes selon les pays ? Cela ressemble à un puzzle mondial.
Nadine Asselin :
C’est même un casse-tête. Nos clients sont face à un tsunami de réglementations, pas seulement en Europe, mais aussi en Asie, en Amérique latine.
On parle de “glocal”, d’un modèle global/local.
Les entreprises vont généralement s’organiser avec un outil de facturation électronique capable de couvrir plusieurs pays, et nommer un programme manager qui pilote les projets dans chaque pays. Mais il faut rester très local, car les réglementations sont différentes.
Et il y a une troisième dimension : les transformations des systèmes d’information. Les ERP passent dans le cloud, il y a des migrations en cours, et cela crée beaucoup d’interdépendances. Encore une fois, tout tourne autour de la donnée. Il faut s’assurer que la donnée entre les anciens et les nouveaux systèmes reste cohérente, notamment dans un contexte international.
Pour approfondir ces enjeux, consultez l’édition du magazine, Trouver le cap réglementaire, disponible en cliquant ici.
