Concur Standard promet, via une automatisation des processus, à la fois un contrôle optimal des services financiers sur les notes de frais et une simplicité d’utilisation via smartphone.
Le traitement des notes de frais est un processus coûteux et chronophage pour une entreprise. Selon une étude Carlson Wagonlit Travel CWT Connected Traveler, il faut compter 53 € et un temps de gestion de 20 minutes par note de frais, sans utiliser d’outil spécifique, comme le feraient 70 % des entreprises. Un argument de poids utilisé par SAP Concur qui lance une solution dédiée, destinée aux PME et censée leur permettre de faire des économies tout en évitant erreurs et fraudes.
» Avec Concur Standard, une PME de 40 personnes, avec une note de frais moyenne de 150 euros par mois, va ainsi économiser plus de 10 000 euros par an. Et pour le manager ou la finance, c’est 70 % de temps passé en moins sur la note de frais « , promet Olivia Buono, directrice commerciale de SAP Concur.
Des fonctions d’automatisation
Une application, « Drive », calcule les indemnités kilométriques en temps réel. Installée sur le smartphone du voyageur, elle détecte par géolocalisation les points d’arrêt, analyse le trajet effectué et calcule ainsi le montant exact à rembourser, et ce à chaque redémarrage. « Nous sommes également le seul acteur au monde à avoir développé un partenariat avec Trainline, précise Olivia Buono. À la fin de sa commande sur leur site, le voyageur a la possibilité de l’envoyer directement à Concur Standard et la facture est créée automatiquement. » Des partenariats ont également été créés avec Uber, Booking et Chauffeur Privé.
L’envoi des notes de frais s’effectue directement depuis le smartphone du voyageur – une simple photo est jointe en justificatif. Le robot scanne le document, identifie le fournisseur, la date et le montant via le dispositif d’OCR, puis saisit directement la note de frais. « Les collaborateurs n’ont même plus besoin de renseigner les informations ni de conserver leur justificatif papier. Ils peuvent gérer leur note de frais en temps réel de voyage. 45 % de nos utilisateurs dans le monde prennent désormais leurs justificatifs en photo avec leur smartphone. »
A la clé pour séduire les PME les plus frileuses : pas frais de mise en place, une installation réalisée en 1 mois, un prix d’entrée fixé à 10 notes de frais par mois, la possibilité de choisir parmi 3 forfaits et de changer d’un mois à l’autre, ainsi qu’un abonnement minimum de trois mois.
