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Maîtriser les flux documentaires

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Gérer de façon fluide et contrôlée sa chaîne documentaire digitale et papier est aujourd'hui un besoin primordial pour les entreprises. Exemples avec un prestataire de services de gestion du document français et un groupe d'assurances allemand qui utilisent les solutions logicielles de Compart.

«La conversion des flux pour aboutir au format d'impression souhaité se trouve au cœur de la chaîne industrielle d'édition des documents de nos clients», explique David Besnard, responsable solutions éditiques de Sati, filiale du groupe Numen, opérateur global de solutions autour du document. Numen réalise du Business Process Outsourcing administratif, comptable et financier, et offre des solutions d'échanges de documents dématérialisés et certifiés, à partir de douze sites de production. Plus largement, cet acteur de l'externalisation opère pour le compte de ses clients des applications (comptabilité, CRM, gestion des prêts, gestion des aides, Back Office Santé, GED, workflows…) et y associe des services et moyens de production pouvant traiter toutes les problématiques d'externalisation de processus métiers. Il utilise les solutions logicielles du marché les plus adaptées.

Sati matérialise et dématérialise

Ainsi, sa filiale d'éditique Sati, qui matérialise les documents de gestion (factures, relevés, courriers…), utilise la solution DocBridge Mill de l'éditeur allemand Compart (cf. Compart gère la complexité des flux documentaires, Solutions & Logiciels n°44). Sa problématique de conversion des formats de fichiers est centrale. Or, DocBridge Mill Plus sert à la configuration des traitements des flux de tous formats. Il permet d'analyser, de modifier, séparer, distribuer, classifier et d'indexer les documents et de les convertir dans les formats désirés. Les documents peuvent être affichés, traités et sortis sur quasiment tous les canaux numériques et physiques courants, y compris l'archivage.

120 chaînes documentaires

«DocBridge Mill permet de travailler à façon, de manipuler les documents, poursuit M. Besnard. Par exemple, on peut traiter tout objet dans nos documents sortants : redressement d'une adresse postale, ajout d'un fond…» Il a installé la solution en mode licence car il avait déjà fait cela dans une autre entreprise : «c'est une solution saine, efficace, puissante et qui s'avère rapide. Elle répond à nos besoins. Nous l'utilisons pour les 120 chaînes documentaires que nos clients nous ont confiées».

Groupe d'assurances Barmenia

Automatiser 95% des envois de courrier

Le Groupe d'assurances Barmenia a installé en sus de DocBridge Mill qu'il utilisait déjà pour ses impressions, DocBridge Pilot du même éditeur, Compart. Cette dernière est une solution d'Output Management System (OMS, système de gestion des documents sortants). Elle classe les documents d'entrée dans un pool de documents centralisé, les métadonnées sont enregistrées dans une base de données relationnelle. Elle gère de façon découplée la distribution des envois, et ce pour de nombreux canaux de sortie, tels que l'impression centralisée ou partagée, le courrier électronique, les archives ou le portail Internet. «Nous avons souhaité standardiser, optimiser et automatiser nos processus d'impression», explique Christian Schrade, membre de l'équipe de gestion des documents sortants de Barmenia, présent au congrès «Comparting Days» à Böblingen, près de Stuttgart en novembre 2013.

La mise en place de DocBridge Pilot a permis de consolider les travaux d'impression, d'avoir une bonne visibilité sur l'ensemble des flux et de contrôler les erreurs. Un processus de gestion des retours a été mis en œuvre (adresse inconnue, courrier non livrable… soit 2,1% des expéditions). 95% des envois du groupe d'assurances se sont avérés susceptibles d'automatisation. La réduction des processus manuels doit ainsi réduire le taux d'erreur. Christian Schrade conclut : «Les processus ont gagné en traçabilité et en rapidité. Malgré une complexité forte dans le système de gestion des flux sortants, les autres applications ont été intégrées sans difficulté.»

Auteur : Christine Calais

Dossier publié dans Solutions Logiciels N°45

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