La plateforme de dématérialisation, levier de la gouvernance de l’information

Emblématique des mutations en cours, l’usage du document numérique dans les entreprises est encore souvent bridé par une organisation en silo. En prenant en charge l’ensemble du cycle de vie des données, la plateforme de dématérialisation de bout en bout vise le décloisonnement et agit comme un levier de la gouvernance de l’information. Mais l’automatisation totale n’est pas encore d’actualité.

Logiciels de numérisation et de capture, GED, systèmes d’ECM, gestionnaires de workflows adossés aux suites de BPM, solutions d’authentification et de signature électronique, coffres électroniques et SAE, autant de maillons d’une chaîne complète de processus documentaires. Mais celle-ci n’est mise en place que par trop peu d’entreprises. À défaut de s’appuyer sur une gouvernance de l’information, une majorité d’organisations gèrent tout simplement leurs priorités. Dans de nombreuses études, elles placent en tête de leurs projets le traitement de la facture. Dans notre propre sondage, auquel vous avez répondu en début d’année, vous étiez 45 % à faire de la facture électronique votre priorité de démat en 2017. La pression législative y est certainement pour beaucoup, la loi Macron prévoyant dans ses articles 220 et 222 de rendre obligatoire d’ici 2020 l’acceptation des factures émises sous forme dématérialisée. Mais beaucoup d’entreprises ont a priori encore besoin d’être convaincues.

Avancée de la démat et réalité du terrain

Moins de 10 % des factures sont traitées électroniquement dans le monde rapporte une enquête menée par Basware et Billentis, soit environ 30 milliards de factures sur les 370 produites dans le monde en 2016. Rapporté à la France, ce décalage entre les avancées de la dématérialisation fiscale et les réalités du terrain se mesure dans les mêmes proportions. Les entreprises seraient-elles insensibles aux atouts de l’e-invoicing, et que dire alors de leur engagement dans un projet bien plus vaste, relatif à la totalité du cycle de vie des documents ? De façon paradoxale, cet engagement est là pour une majorité d’entre elles.

« Il y a une volonté de couvrir la chaîne de façon globale. Près de 68 % des utilisateurs que nous avions interrogés dans l’une de nos dernières études souhaitaient gérer efficacement leurs documents et contenus tout au long de leur cycle de vie. Mais elles se heurtent encore aujourd’hui à une organisation en silos d’un point de vue matriciel au niveau de leur entreprise. Celle-ci gère de front plusieurs solutions, certes capables d’intégrer la dimension digitale recherchée, par exemple à travers la technologie mobile ou l’aspect collaboratif, mais la gouvernance se révèle encore un peu bancale. D’où l’intérêt de s’orienter non seulement vers une plateforme capable de gérer tous les aspects de cette gouvernance, mais d’avoir un interlocuteur unique, en particulier pour les petites entreprises qui ne possèdent en interne ni les compétences ni les ressources informatiques », constate Hélène Mouiche, analyste senior chez Markess.

Enthousiastes à l’idée d’optimiser leurs activités avec le numérique, les entreprises traîneraient des pieds. Pour reprendre le cas de la facture électronique, beaucoup de professionnels estiment que le principal obstacle à son adoption généralisée est la résistance humaine au changement. « Lorsque cela fait des décennies que nous suivons exactement la même procédure, nous avons tendance à croire que cela fonctionne. À moins d’un événement qui oblige à changer, et non pas juste un encouragement, nous ne nous engagerions probablement pas sur la voie du changement qui peut sembler extrêmement pénible. Des centaines de transformations de processus de ce genre ont pourtant déjà été mises en place et il y a tellement de couches de technologies patrimoniales et de processus superposés dont plus personne ne sait pourquoi elles sont là et qui effraient ceux qui doivent les gérer. Donc, dans de nombreuses entreprises, des centaines de personnes continuent d’ouvrir les enveloppes qui contiennent les factures et rentrent manuellement les données dans un système ERP. Les entreprises rechignent à opérer des changements en interne et même à demander à leurs fournisseurs de changer leurs processus. Nous avons pu constater, avec l’avènement des premiers réseaux d’entreprise et le modèle de portail, que de nombreux fournisseurs ont résisté au changement », explique Markus Hornburg, vice-président en charge de la conformité chez Coupa Software. La mise en place d’une plateforme de dématérialisation de bout en bout ne lèverait pas plus ces freins – que l’on peut aussi imputer à un facteur générationnel – à moins, bien sûr, que toutes les forces de l’entreprise ne s’investissent dans un projet transverse adossé à une réelle conduite du changement.
Technologiquement, rien n’empêche de bâtir une telle plateforme. Elle existe d’ailleurs sur le marché, ou plutôt, elles existent, car aucune d’entre elles ne se ressemblent.

Des professionnels de la capture aux spécialistes de l’archivage en passant par les tiers de confiance, tous les acteurs ont vocation à proposer à leurs clients une solution globale.