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Dématérialisation des bulletins de salaire : bientôt la norme ?

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En plein cœur de l’été, un rapport a été remis aux membres du gouvernement sur la clarification du bulletin de paye, rapport au sein duquel il est recommandé de faire de la fiche de paye au format électronique l’option par défaut au sein des entreprises françaises. Décryptage par François Devoret, fondateur et dirigeant de *Lex Persona, expert en signature électronique.

Le 27 juillet dernier, Jean-Christophe Sciberras remettait solennellement à quatre ministres du gouvernement son rapport « Pour une clarification du bulletin de paye » (rapport téléchargeable ici). Si la première partie de ce rapport aborde la question centrale de la simplification de la présentation par la diminution du nombre de lignes et une présentation plus explicite pour les non-spécialistes de la comptabilité, les auteurs ont tout de même tenu à aborder la question toute aussi importante de la dématérialisation. Sur ce sujet, le rapport rappelle que « Depuis la loi du 12 mai 2009, les entreprises peuvent diffuser par voie électronique le bulletin de paie sous deux conditions : mettre en œuvre un mode de transmission sécurisé et obtenir l’accord du salarié. » S’il s’agit d’une possibilité prévue par la loi depuis plus de 6 ans, force est de constater, comme le notent les auteurs, que « La France est très en retard au regard des chiffres constatés chez Solvay [Jean-Christophe Sciberras est DRH du Groupe Solvay – NDLR] : le taux de dématérialisation atteint en France 15 % contre 95 % en Allemagne, 73 % en Grande-Bretagne, 57 % en Italie et 54 % en Belgique. »

Pour rattraper ce retard, le rapport formule deux recommandations.

Recommandation n°11 Assurer les garanties de sécurité en termes de confidentialité par une concertation entre l’Etat et les opérateurs de solutions de diffusion électronique du bulletin de paie, en s’orientant vers la mise à disposition de tous les salariés d’un coffre-fort électronique public géré par la Caisse des dépôts et consignations.

Recommandation n°12 Modifier la loi pour inverser la règle d’option pour donner au bulletin électronique le statut de droit commun tout en préservant le maintien du format papier aux salariés qui le demandent. Ces deux points sont très intéressants et appellent quelques commentaires de notre part. Tout d’abord, l’idée de proposer aux salariés un coffre-fort public répond moins à une problématique de sécurité qu’à une problématique de pérennité. On le sait, les bulletins de paye sont à conserver sans limitation de durée, notamment pour la constitution ou le rapprochement, en fin de vie active, du dossier de retraite. Il est donc indispensable que l’organisation garantissant la conversation des données ne soit pas l’entreprise chez qui le salarié a travaillé un temps limité mais une entité dont la durée de vie est garantie, au-delà des aléas économiques et des changements de carrière. Quant à la recommandation d’inverser la règle de l’option visant à faire de la version dématérialisée la version par défaut, nous y voyons une excellente idée, d’une très grande simplicité de mise en œuvre tout en restant respectueuse des éventuelles réticences des salariés, quelles que puissent être leurs raisons. Cette inversion de la règle de l’option pourrait d’ailleurs inspirer d’autres acteurs de l’économie, et notamment le secteur bancaire dont certains opérateurs ont déjà compris tout l’intérêt de la dématérialisation. Les avantages de la dématérialisation des fiches de paye sont non négligeables puisque les auteurs du rapport estiment que « les économies peuvent atteindre 10 à 32 centimes par bulletin de paie. En effet, le coût de diffusion dématérialisé atteint 10 centimes par bulletin, alors que celui de la diffusion papier (hors affranchissement) atteint 20 centimes et 42 centimes avec affranchissement. » Sans présager de la suite qui sera donnée aux recommandations de ce rapport, il est intéressant de constater que des travaux remis aux membres du gouvernement préconisent sans ambiguïté la dématérialisation comme source de progrès et recommandent de faire du document numérique la norme. Gageons que cela saura inspirer des mesures volontaristes à court terme.

* Lex Persona possède une expérience significative dans la dématérialisation des processus liés à la gestion des ressources humaines en certifiant plus d’un million de documents tels que des bulletins de paye ou des contrats de travail. Parmi les solutions que nous pouvons citer, il y a notamment la dématérialisation des bulletins de paye de la Lyonnaise des Eaux, effectuée à l’aide de sa solution de signature en batch LP7Process.

Dématérialisation des bulletins de salaire : bientôt la norme ?
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