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Iron Mountain : la numérisation des factures, de A à Z

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Leader mondial de l’archivage, Iron Mountain est aussi un spécialiste de la numérisation de documents. En France, la société traite des dizaines de millions de pages, qui sont restituées directement aux clients pour qu’ils les intègrent dans leur propre système d’information, ou qui sont mises à disposition en ligne pour visualisation immédiate.

DMS-2_500pxL’américain Iron Mountain est le numéro 1 sur le marché de l’archivage papier dans le monde, avec plus de 1 000 sites de stockage et 140 000 clients. En France, pour ses 3 500 clients, la société possède une quinzaine de sites répartis sur l’ensemble du territoire. Outre cette activité de records management, et celle de la conservation à long terme des bandes de sauvegarde des grandes entreprises, on sait moins qu’Iron Mountain s’est spécialisé aussi dans la numérisation, l’indexation et le stockage des données numérisées. “On dématérialise tous les types de documents : prêts bancaires, dossiers patients pour les hôpitaux, factures, etc. et cela pour tous les types d’entreprises”, précise Stéphane Benais, directeur informatique d’Iron Mountain France. Les factures fournisseurs représentent à elles seules 10 à 15 % de l’ensemble des documents numérisés.

Stéphane Benais, directeur informatique d’Iron Mountain France

Benais_stéphane« On raccourcit le cycle de vie du papier à sa plus simple expression : il arrive chez nous, on le numérise et, en tant que papier, il a fini sa vie et va directement dans notre entrepôt. »

Un système de qualité et à étage

Dans le domaine, la société a de nombreux points forts, à commencer par l’uniformité de ses processus. “Quel que soit le site d’Iron Mountain, la capacité de réalisation est la même, avec un niveau de qualité et de performances identique”, explique Stéphane Benais. Iron Mountain utilise l’outil Kofax qui s’adapte à tout type de document, et “qui a pour particularité de suivre les batches [NDLR : lots] des documents pendant toutes les étapes de numérisation, d’indexation, y compris les étapes qualité”. Un module apporte des fonctionnalités de LAD (Lecture Automatique de Documents) et de RAD (Reconnaissance Automatique de Documents), pour extraire intelligemment les données : montant hors taxe ou TTC, identifiant de fournisseur, numéro de facture, date limite de paiement, etc. Et pour les clients dont les factures sont ensuite mises à disposition en ligne, les équipes France d’Iron Mountain ont développé une solution Fullweb, qui possède un moteur de recherche sophistiqué pour consulter les documents.

ChartresLe datacenter en propre d’Iron Mountain, à la pointe de la technologie et en cours de certification ISO 27001, est situé à Chartres. Il héberge les données critiques des entreprises qui le souhaitent.

Toutes les étapes de la logistique prises en charge

La large implantation sur l’Hexagone et les capacités logistiques sont d’autres atouts d’Iron Mountain. Les sites de numérisation sont aussi utilisés pour l’archivage et le stockage, ce qui réduit d’autant les déplacements : “On archive directement les documents papier dans les entrepôts qui sont à côté. On prend en charge toutes les étapes de la logistique, d’une manière industrielle : enlèvement du papier chez le client, préparation avant numérisation, traitement, indexation, stockage…”.

Un seul fournisseur, un seul point d’accès pour les documents mis en ligne, un seul processus : peu de concurrents en sont capables.

 


EN CHIFFRES… 

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17 000 salariés dans le monde

Présente à l’international avec plus d’un millier d’implantations dans 36 pays, la société, qui a été fondée en 1951 aux Etats-Unis, compte 17 000 salariés dans le monde, dont environ 250 en France. Elle délivre trois services. Outre la gestion de l’archivage papier, elle s’est spécialisée dans la conservation à long terme des bandes de sauvegarde des grandes entreprises, ainsi que dans la numérisation, l’indexation et le stockage des données numérisées. Des documents uniques lui sont confiés, du testament de la Princesse Diana ou de Charles Darwin au brevet de 1959 de la pomme Red Delicious. La surface cumulée de ses installations représente 6,2 millions de m2.
CA 2013 : 3 milliards de dollars.

Pour en savoir plus : http://www.ironmountain.fr

Auteur : Juliette Paoli

Iron Mountain : la numérisation des factures, de A à Z
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