Dématérialiser ou matérialiser

“L’enjeu de la gestion de documents est d’obtenir des accès protégés ou sécurisés, de partager les documents, même à distance, avec un format PDF devenu clé aujourd’hui, incluant des métadonnées permettant de créer des PDF indexables que l’on pourra retrouver plus facilement”, résume Pierre-Antoine Monfort, chef de produit marketing chez Epson. “Si le flux de l’information est aujourd’hui essentiellement numérique, les fabricants se doivent d’être présents à deux niveaux, celui de l’entrée et de la sortie du document”. Même sans tenir compte de l’énorme inertie qui freine l’adoption totale du numérique, comment demander aux acteurs de la filière de l’impression d’abandonner le coeur de leur métier ? Ricoh veut pour sa part trouver une solution à chaque étape du cycle de vie du document. “L'ensemble des processus peut s'expliquer par l'exemple de la signature d'un document au travers d'un circuit de validation”, illustre Thomas Colins. “Un courrier importé dans une base documentaire sera envoyé automatiquement vers une plateforme de signature en ligne. Une alerte mail préviendra le responsable qui peut signer et apposer son tampon électronique sur le document, puis l'envoyer par mail pour rester dans une démarche 100% numérique. L'archivage peut aussi s'opérer dans la base documentaire de l'entreprise qui permettra son partage à l'ensemble des collaborateurs habilités”. On peut chercher à personnaliser un MFP pour changer l’aspect de l’interface générale du périphérique ou bloquer certaines commandes. Mais avoir aussi une approche plus dynamique s’appuyant, par exemple, sur des processus d’identification qui affichent un menu particulier en fonction du profil d’utilisateur, et bien sûr, alimenter des processus métiers avec un workflow numérique ou ouvrir une palette de services hébergée sur le web ou dans un Cloud. Une souplesse que tous les acteurs du marché revendiquent aujourd’hui. Organisation désormais très répandue, une application métier est accessible à partir du multifonction dont elle se sert comme point d’entrée pour distribuer les documents numérisés dans le système d’information de l’entreprise. “Les solutions d’impression jouent aujourd’hui un rôle central dans la circulation de l’information”, note Daniel Mathieu. “Elles doivent en effet optimiser le travail des collaborateurs au quotidien et ainsi augmenter la productivité de l’entreprise, faciliter l’accès à l’information tout en préservant la sécurité des données, s’interfacer avec le système d’information de l’entreprise et les différentes applications métier, gérer le document dans son intégralité : de sa capture à sa diffusion, en passant par son stockage et sa gestion, participer à la maîtrise des coûts et à la responsabilisation des utilisateurs et aider l’entreprise à réduire son impact sur l’environnement”. Mais sans réflexion au-delà de la préconisation technologique, le risque d’engendrer des insatisfactions existe. Il faut accompagner le changement, s’accordent à dire tous les spécialistes. L’entreprise, son secteur d’activité, l’implantation des locaux mais également la faculté des responsables à anticiper les besoins futurs, tracent les grandes lignes d’une stratégie. Aux différents services, on attribue logiquement différents types de documents et donc de technologie. “Les solutions d'impression sont la combinaison d'équipements multifonction intelligents capables de s'intégrer facilement à des outils logiciels de gestion de l'information et du document, le tout dans une offre de services qui permet un retour sur investissement rapide auprès du client”, confirme Etienne Maraval. “Pour tirer parti de la de la capture intelligente, la gestion de contenu, l'optimisation de processus métier ou l'accès à l'information à travers la recherche fédérée, et pouvoir mettre en scène tous ces rôles, il faut absolument une bonne implication entre les directions informatiques et les directions métiers. Ces projets sont transversaux et obligent quelquefois à décloisonner certains « silos » qui existent dans les entreprises, mais c'est le prix à payer pour obtenir ces gains de productivité”.