La BI repose depuis sa naissance, à la fin des années 70, avec les premiers infocentres, sur les mêmes principes de fonctionnement en trois étapes : collecte des données, structuration et présentation. Ce qui change aujourd'hui est la multiplicité des sources de données possibles grâce notamment à l'Internet : on ne va plus seulement puiser les informations dans les systèmes centraux de l'entreprise, mais aussi dans des environnements moins structurés, voire même chez des partenaires extérieurs ou dans des applications publiques, comme les réseaux sociaux professionnels, d'entreprise voire grand public. Ce qui change aussi, c'est le besoin croissant de recourir à la BI et l'importance stratégique qu'elle a prise, d'où des efforts particuliers sur le volet « présentation ».
L'utilisation de la BI se fait également de plus en plus large au sein d'une même entreprise : selon la dernière étude du BARC (Business Application Research Center), l'un des organismes d'analyse européens de référence, intitulée « The BI Survey 9 », menée entre décembre 2009 et janvier 2010 auprès de plus de 2 500 utilisateurs d’outils de Business Intelligence (dont 157 en France), la BI n'est plus réservée à la direction générale et de nombreuses directions métiers y ont recours. Premiers concernés, les financiers bien sûr, dans 81 % des cas, et toujours la DG dans 60 % des cas. Ceuxci sont désormais talonnés par le service commercial (59 %) et l'informatique (51 %). Le récent baromètre 2011 du décisionnel en entreprise publié par Decideo.fr aboutit à des ratios similaires, avec 73 % pour la finance, 56% pour les tableaux de bord transversaux et 57 % pour le commercial.
Par rapport à l'étude précédente du BARC, l'usage de la BI est en croissance dans tous les services, surtout dans l'informatique (+6 %), dans les services achats (+6 %), les services financiers et le contrôle de gestion (+5 %) et les ressources humaines (+5 %). L'utilisation généralisée de la BI n'est toutefois pas encore une réalité : 47 % des entreprises interrogées disent que seuls 10 % de leurs collaborateurs utilisent une solution de BI et seules 28 % des entreprises comptent plus de 20 % d'utilisateurs de BI parmi leurs effectifs.
