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Bordeaux Métropole mutualise le numérique avec 13 de ses communes

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IT

Bordeaux Métropole poursuit le déploiement des outils et moyens permettant à ses milliers d’agents d’accomplir leur mission, via une gestion optimisée des services informatiques. Elle met en place une plate-forme de services pour une assistance technique de haut niveau. Une transformation d’envergure !

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Depuis plusieurs années, Bordeaux et sa région ont affirmé leur volonté de se positionner comme territoire d’expérimentation européen en matière de ville intelligente et innovante. Un engagement qui prend la forme de Bordeaux Metropole, composée de 28 communes et 748 454 habitants. L’une des missions est de repenser l’administration des territoires, grâce notamment à une mutualisation des services unique sur le plan national. Et l’informatique est au cœur de cette transformation. « La mutualisation des services de Bordeaux Métropole est un chantier complexe et ambitieux, mais cela représente surtout une formidable opportunité de repenser l’informatique », explique Jean-Noël Olivier, adjoint au directeur général en charge de la stratégie et des systèmes d’information de Bordeaux Métropole.

Jean-Noël Olivier

Jean-Noël Olivier

Comptant 13 systèmes d’information, Bordeaux Métropole regroupe 10 000 postes de travail, plus de 600 sites interconnectés, un patrimoine de plus de 1000 applications, des SIRH à la gestion des cimetières, en passant par la billetique des musées, et plusieurs centaines de kilomètres de fibre. L’ampleur du parc informatique représente une difficulté majeure pour tout projet informatique d’envergure, y compris la mise en place d’une plate-forme de services.

A l’automne 2015, Bordeaux Métropole se fait accompagner par SCC, acteur européen des services informatiques d’infrastructure, pour recueillir des informations concernant les processus IT des 9 premières communes concernées. Pendant 6 mois une campagne d’audits et d’inventaires techniques est menée, permettant, d’une part, de comprendre les organisations et processus IT des services Mairies, écoles primaires et maternelles du périmètre et d’autre part, de collecter les informations des parcs matériel et applicatif nécessaires à la construction des bases de données des outils ITSM des organisations de support. Le périmètre du support de l’ex Communauté Urbaine de Bordeaux a été également pris en compte dans le projet, plus de 2 000 agents ayant été mutés des communes vers la métropole. Côté numérique, ce sont 250 agents dédiés.

Deux centres d’appels ont déjà traité plus de 15 400 sollicitations

L’équipe projet de Bordeaux Métropole (la DGNSI) s’est appuyée sur l’équipe de SCC pour construire les services de support informatique et créer des processus et des outils permettant aux équipes internes et externes de produire un service de qualité au bénéfice des agents de Bordeaux Métropole. Deux centres d’appels numériques (Services Desk), qui mobilisent une organisation de taille adaptable selon les activités et projets impactant la chaîne de support, sont ensuite mis en place. L’équipe à ce jour est composée d’un cockpit de management, de 12 agents qualifiés et de 2 coordinateurs de projets. Elle assure une réponse immédiate aux sollicitations des utilisateurs et une disponibilité continue toute l’année pour satisfaire les demandes concernant l’usage des outils informatiques. Ces deux centres d’appels sont opérationnels depuis près de 7 mois et ont déjà traité plus de 15 400 sollicitations pour la partie Métropole et plus de 1 500 pour la partie Communes. Ils s’appuient sur l’outillage ITSM ServiceNow et sur les solutions Bomgar pour la résolution à distance. « L’investissement et la mobilisation de chaque membre de l’équipe SCC et l’implication de la gouvernance de Bordeaux Métropole ont permis de gérer des complexités inhérentes aux projets de transformation de cette envergure, » indique Franck Butikofer, directeur du projet Bordeaux Métropole chez SCC.

Dans un souci de maîtrise et d’agilité, Bordeaux Métropole va s’appuyer sur deux datacenters locaux avec un Cloud privé hybride pour l’ensemble des 1000 applications. De 9 communes, 13 sont aujourd’hui concernées par la mutualisation du numérique, ainsi que Bordeaux Métropole. « Le numérique est comme une énergie, soutient Jean-Noël Olivier. Il doit être fourni comme de l’eau et de l’électricité ». Pilotage et gouvernance, rationalisation… bientôt aussi le traitement des référentiels et le Big Data pour Bordeaux Métropole, qui réussit une mutualisation du numérique à la carte.

Auteur : Pierre Saire

Bordeaux Métropole mutualise le numérique avec 13 de ses communes
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