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Allons-nous longtemps rester accrochés à nos documents papiers et à nos armoires de rangement ?

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 Kévin Clément Marketing Manager South EMEA, Spigraph, nous livre cet avis d’expert . Spigraph  propose 4 ‘webinars démo’ pour répondre à ces questions.

« 90 % des informations d’une entreprise sont présentes sur les documents et 60 % du temps des employés est consacré à travailler sur les documents. » Les entreprises et administrations se consacrent essentiellement sur leur cœur d’activité pour gagner en compétitivité et en efficacité. Et de surcroît, elles mettent à profit toutes les dernières technologies pour améliorer leur compétitivité et la qualité de leurs produits et services. Et parce que cela ne rentre pas directement dans leur métier, il est un poste parfois oublié et pourtant chronophage qui impacte tous les services et collaborateurs dans le pilotage d’une entreprise : la gestion de l’information documentaire !

Voici quelques informations clés pour mettre en lumière l’importance de ce « poste » dans une entreprise : 90 % des informations d’une entreprise sont présentes sur les documents et 60 % du temps des employés est consacré à travailler sur les documents. Entre 2009 et 2020, on prévoit une explosion de la production de données qui va être multiplié par 44. Et pourtant à ce jour en France, 9 factures sur 10 sont toujours traitées manuellement pour un coût moyen de 15€/facture et chaque employé consacre en moyenne 1 heure par jour à rechercher des documents.

 

Document-Spigraphe

« A partir de 20 factures dématérialisées par jour, le retour sur investissement est atteint dès la 1ère année » La transformation numérique et la dématérialisation des process documentaires n’est pas l’apanage des grandes entreprises. De nombreuses PME peuvent prétendre à optimiser leur back office pour automatiser des tâches qui étaient auparavant manuelles, ou pour améliorer la qualité de service auprès de leurs clients grâce à une meilleure réactivité, conséquence de l’accélération du traitement de l’information. Prenons l’exemple des factures fournisseurs, à partir de 20 factures dématérialisées par jour, le retour sur investissement est atteint dès la 1ère année et les années suivantes constituent ainsi des économies pures.

« …on continue, pour beaucoup, à aller chercher nos documents d’entreprise bien rangés dans des classeurs et des armoires et même à en faire des copies pour les communiquer à ses collègues (pauvre planète) !

Toutes les études montrent des pourcentages élevés sur la haute considération et l’intention des entreprises à vouloir passer le cap du numérique, mais la peur du changement est là et les questions sur la valeur probante du document numérique toujours posées comme étant des freins au passage à l’acte d’une modernisation : Après tout pourquoi changer, ça fonctionne bien comme ça. Et que vais-je faire de la personne qui saisit les factures si j’automatise son poste ? Comment gérer ce type de projet en interne ? Que vais-je faire de mes documents papiers ? Quelle est la valeur juridique du document numérisé ? Autant de questions qui sont légitimes mais qui ne doivent pas être un frein à votre transformation numérique. Taylor avait probablement fait face un grand nombre de contraintes dû à son époque pour mettre en place une industrialisation et une organisation automatisée de l’appareil de production, et pourtant on connaît le résultat aujourd’hui.

A l’heure où, grâce aux nouvelles technologies, on prend en photos des documents avec notre smartphone pour les envoyer, on ouvre un compte bancaire à distance, on remplit ses déclarations en lignes, on est connecté aux réseaux sociaux et on parle de Big Data et de Cloud… on continue, pour beaucoup, à aller chercher nos documents d’entreprise bien rangés dans des classeurs et des armoires et même à en faire des copies pour les communiquer à ses collègues (pauvre planète) ! A en lire cet article du JDN, les entreprises françaises sont sur le point de manquer le virage de la transformation du numérique.  La question peut se poser : Avons-nous le choix de ne pas dématérialiser ? Oui, si on veut juste élever des chèvres dans le Larzac 😉 Je suis volontairement taquin et provocateur, mais projetez-vous à 5 ans. Comment votre organisation gèrera demain les flux d’information en constante progression ?  Comment circuleront vos documents au sein de vos services et comment seront intégrées les données dans votre système d’information ? Comment allez-vous interagir avec vos clients et avec vos fournisseurs ? Est-ce que vous pouvez faire émerger d’autres services grâce à une meilleure gestion de l’information ? Dans votre secteur, allez-vous être précurseur dans la transformation numérique et prendre un avantage concurrentiel, ou bien être suiveur ?

 

4 Webinars Demos pour en savoir plus :

« Donnez-nous moins d’une heure et nous vous donnerons des pistes concrètes pour automatiser vos flux d’informations documentaires»

Aujourd’hui, nous vous proposons d’assister à 4 Webinars Demos conçus avec nos partenaires et experts de la GED et de la dématérialisation.

Mardi 8 décembre à 11h00 : « Comment gérer vos archives documentaires dans une GED ? Vos documents sont en vie grâce au Records Management !» avec Open Wide et Kodak Alaris

Du papier à la gestion des archives, assistez à la démonstration du cycle de vie complet d’un document papier ou numérique et de sa gestion dans le module d’archivage électronique d’Alfresco ! >> En savoir +

>> Je m’inscris

 

Jeudi 10 Décembre à 11h00 : « Factures ! Ne saisissez plus vos factures, scannez et capturez les données. »

La dématérialisation des factures fournisseurs : Les nouveaux gains de productivité pour les services comptables et administratifs. La capture de leurs données en démonstration avec Kofax !  >> En savoir +

>> Je m’inscris

 

Mardi 15 Décembre à 14h00 : « La solution de GED transverse de référence des collectivités pour accompagner vos projets de dématérialisation : Alfresco » avec Atol C&D et Canon.

   Vous êtes une entreprise privée ? Les problématiques de gestion documentaire résolues par Alfresco s’adressent également à vous. De la gestion des pièces justificatives du PES V2, à la gestion des dossiers d’actions sociales, Alfresco qui associe GED et workflow permet de motoriser la gestion de vos dossiers documentaires pour optimiser vos processus.  >> En savoir +

>> Je m’inscris

 

– Jeudi 17 Décembre à 14h00 : « Fédérez tout le contenu et les personnes avec une vision à 360° de chaque dossier grâce à OnBase ! » avec Numerial et Fujitsu .

Dans un contexte toujours en évolution, le besoin d’offrir aux employés une vision à 360° des informations devient de plus en plus pressant. OnBase répond à ce besoin en fournissant des outils sur mesure dont vous avez besoin pour améliorer l’efficacité dans la gestion des cas, la prise des décisions et la gestion des exceptions. >> En savoir +

>> Je m’inscris

 

Sources: JDN, Gartner Group, AIIM, US Dept of Labor, Imaging Magazine, Coopers & Lybrand, Lexmark

 

Kévin Clément , Marketing Manager South EMEA, Spigraph

 

Allons-nous longtemps rester accrochés à nos documents papiers et à nos armoires de rangement ?
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