Les ex-salariés ont encore souvent accès aux données de l’entreprise qu’ils ont quitté… Quelles méthodes et outils pour empêcher cela ? Jacob Christensen, marketing Product Manager chez Landesk, apporte des éléments de réponse.
Selon le Bureau des statistiques du travail des États-Unis (Bureau of Labor Statistics), 965 000 personnes ont quitté leur poste dans l’industrie des services en 2014. À l’âge des fuites de données massives, des exigences en matière de conformité et des budgets IT réduits, l’on se pose inévitablement les questions suivantes : Ces entreprises ont-elles fermé les comptes, droits de connexion et accès aux informations d’entreprise de leurs ex-collaborateurs ? Ont-elles récupéré leurs biens matériels et logiciels d’entreprise ?
9 ex-salariés sur 10 ont conservé l’accès à une application au moins
Les réponses sont surprenantes. Selon une enquête menée auprès d’ex-collaborateurs par Osterman Research et Intermedia, 89 % des personnes interrogées ont conservé l’accès à au moins une application d’un précédent employeur et 45 % ont toujours accès à des données confidentielles. Un nombre surprenant (49 %) de ces personnes admet s’être connecté à un compte après avoir quitté l’entreprise.
Comment expliquer qu’un si grand nombre d’entreprises aient négligé de prendre des précautions simples et de bon sens concernant leurs anciens collaborateurs ? Le plus souvent, c’est dû aux processus et outils d’accueil et de départ des collaborateurs qui sont peu performants. Dans de nombreuses entreprises, ces processus et workflows sont non seulement manuels et un peu hasardeux, mais ils reposent sur de nombreux acteurs différents qui interagissent rarement.
Il est fréquent qu’un nouveau collaborateur doive s’adresser à une personne pour obtenir un téléphone, à une autre pour un ordinateur portable, et encore une autre pour avoir un compte d’e-mail et un accès réseau. Lorsque ce collaborateur quitte l’entreprise, on ne sait plus vraiment qui est responsable de la récupération de tous ces équipements et logiciels : le supérieur du collaborateur ou toutes les personnes citées plus haut. À moins qu’une seule personne ou un seul outil ne fasse le suivi de tous les biens et processus, des failles sont inévitables.
Les piètres performances des outils et processus d’accueil des nouveaux collaborateurs et de départ des anciens sont nuisibles pour de nombreuses raisons, notamment :
Productivité
Finances
Sécurité
Conformité
Automatiser les processus
La meilleure façon d’éviter les faiblesses dans la gestion des biens, et l’accueil ou le départ des collaborateurs, consiste à consolider et à automatiser les processus.
Commencez par regrouper tous les processus hétérogènes qui interviennent dans l’accueil ou le départ des collaborateurs pour réduire leur nombre autant que possible. Lorsqu’un nouveau collaborateur arrive, un seul processus doit lui fournir tous les biens (équipements, logiciels, accès aux e-mails, aux applications et autres comptes, etc.) nécessaires pour qu’il puisse commencer à travailler. Les départements IT ou RH doivent générer une liste unique des biens affectés, sur la base du rôle du nouveau collaborateur dans l’entreprise.
Tous les processus d’arrivée et de départ des collaborateurs doivent être aussi automatisés que possible, car des processus et workflows manuels disparates génèrent souvent des erreurs, des omissions et des non-respects (intentionnels ou non) des processus.
Un solide outil de gestion du cycle de vie des biens s’avère utile, en automatisant les workflows de processus qui accélèrent toutes les notifications, étapes et approbations nécessaires pour effectuer avec succès les opérations d’accueil ou de départ d’un collaborateur. Comme ils font le suivi de tous les biens matériels et logiciels, de l’approvisionnement à l’affectation, la réaffectation et jusqu’à la mise au rebut, les outils de cycle de vie des biens permettent de déterminer rapidement la disponibilité des biens, et de les réaffecter à d’autres rôles ou individus. Vous pouvez également récupérer et réaffecter des biens lorsqu’un collaborateur change de poste ou quitte l’entreprise, ce qui accélère l’approvisionnement en nouveaux biens si aucun n’est disponible. Vous garantissez ainsi qu’aucun bien ni accès ne quitte l’entreprise, ni ne reste inutilisé.
Les processus de gestion des biens et d’arrivée/départ de collaborateurs sont truffés d’erreurs, donc générateurs de risques et de dépenses inutiles. Vous connaissez les biens dont vous disposez, leur emplacement et leurs performances. Ainsi, les nouveaux collaborateurs sont plus rapidement productifs et les entreprises évitent les failles de sécurité, les dépenses inutiles et les amendes pour non-conformité.
Jacob Christensen
