Accueil Archivage Témoignage – BPIfrance reprend le contrôle de ses archives internes et externes...

Témoignage – BPIfrance reprend le contrôle de ses archives internes et externes avec des outils interconnectés

La banque publique a revu sa stratégie de conservation des documents, passant de plusieurs prestataires d’archivage à un seul. Elle dispose aujourd’hui d’un outil unique pour gérer l’ensemble de ses activités d’archivage.

La banque publique d’investissement est le résultat d’une série de rapprochements et de fusions avec différentes entités. « Ces intégrations nous ont laissé en héritage quatre prestataires d’archivage dont chacun avait son propre outil mais nous n’avions aucune solution commune permettant une gestion globale de nos archives et celles de nos prestataires », explique Françoise Philippe Laroche, responsable fonctionnel transverse de la dématérialisation-ged-archivage, direction des moyens généraux chez BPIfrance. En 2018, l’organisme de financement formalise les grandes fonctions du portail qu’il souhaite mettre en place, et qui concernent à la fois les archives locales et externalisées.

2 500 collaborateurs utilisateurs potentiels du portail

Il s’agit d’abord pour la direction de connaitre et d’administrer les stocks de documents électroniques et papier, tout en organisant les espaces de stockage. La solution doit également fournir une gestion des droits et des habilitations des utilisateurs en termes de versement, de consultation et de destruction. Les documents sortis peuvent en outre faire l’objet de rappel ou d’alerte selon les règles instaurées. Le portail doit enfin produire des rapports d’activité sur des périodes mensuelles et annuelles. Du côté des 2 500 collaborateurs de BPIfrance, l’outil doit en premier lieu servir à saisir le versement en respect de la charte d’archivage, mais aussi à éditer des étiquettes pour identifier les unités archives et, bien sûr, consulter et réintégrer les documents en fonction des droits.

Une autonomie de gestion des archives

Novarchive a été retenu pour réaliser l’ensemble du projet. Deux logiciels interfacés en mode SaaS constituent le socle de la solution. D’une part Novadoc permet aux services internes d’effectuer leur demande de consultation, de versement ou de réintégration des archives. De l’autre, Novalocal fournit aux archivistes une autonomie de gestion de la totalité du flux des archives et des relations avec les tiers archiveurs, en leur permettant de traiter les demandes des différents services : versement, consultation, réintégration et destruction. Novalocal assure aussi la gestion des stocks et des transferts d’archives physiques ou électroniques mais ne s’intéresse pas au cycle de vie des documents ni à leur classement, ce qui reste du ressort de Novadoc.

Françoise Philippe Laroche

« Dans notre salle d’archivage, cinq personnes redispatchent les documents en fonction du prestataire. Il n’y a pas de lien entre l’outil et les prestataires », précise Françoise Philippe Laroche.

Les tableaux de bord délivrés par la solution délivrent une gestion fine des archives. Personnalisables, ils facilitent la supervision des workflows et des espaces de stockage. La connexion au portail repose quant à elle sur le protocole HTTPS avec une authentification par identifiant personnel et mot de passe. Mise en production en juillet dernier, la solution comporte aujourd’hui plus de 600 000 lignes d’inventaire versées par BPIfrance, soit l’équivalent de 25 km d’archives.

« Tous les documents sont désormais tracés, ce qui facilite la connaissance et le partage de l’information, en particulier au moment du renouvellement d’équipes où les départs en retraite laissent la place à l’arrivée de nouveaux collaborateurs »