Les « Managed Capture Services » du spécialiste des messageries et de la communication transforment en données structurées les documents reçus par mail ou par fax.
« L’intégration de partenaires qui ne sont pas encore en mesure d’échanger des données de façon structurée est une problématique centrale pour les entreprises qui cherchent à évoluer vers des processus de commande et de facturation numériques », explique Benoit Tremolet, DG de Retarus France. « Cette offre couvre tous les canaux de saisie et de traitement. Les formulaires entrants sont convertis en données structurées quel que soit le format original. Les clients et fournisseurs peuvent ainsi continuer à utiliser leurs canaux de communication existants pour échanger les données ».
Ces services de capture facilitent, par exemple, le traitement de factures ou de bons de commandes directement depuis un ERP. Les documents entrants sont alors capturés par un système d’IDR (reconnaissance intelligente de documents), qui s’appuie lui-même sur plusieurs OCR (reconnaissance optique de caractères). Le dispositif distant enregistre aussi la structure et les éléments du document envoyé. Si bien que, envoi après envoi, des données stockées et synchronisées en continu par le système donnent le moyen d’établir des modèles permettant de vérifier et d’assigner le contenu de chaque document.
Le contrôle d’erreurs traité comme un workflow automatisé
En outre, la vérification d’erreurs est automatisée. Les numéros incorrects, les erreurs de calcul, les champs obligatoires vides et autres détails manquants sont ainsi marqués d’une notification de blocage, informant l’ERP qu’un « post-traitement » manuel est requis. Retarus envoie alors à l’employé concerné le document original au format PDF, dans lequel sont clairement identifiés tous les champs qui nécessitent un traitement. Le service Cloud achemine ensuite les données validées au format requis ainsi que les documents originaux vers l’application attendue.
