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Reprendre la main sur les processus internes à base de documents papier et électroniques

Nuance Communications, spécialiste de solutions d’imagerie et de reconnaissance et de synthèse vocales, annonce les nouvelles versions de ses logiciels de capture Nuance AutoStore 7 et eCopy ShareScan 5.4. Elles proposent de meilleures conditions de capture de documents dans 2 catégories distinctes : les workflows de capture en soutien aux applications métier et les workflows de capture aux fins de collaboration.

 AutoStore 7

Le logiciel AutoStore 7 convient idéalement aux workflows de capture en soutien aux applications métier, dans lesquels les utilisateurs soumettent des documents et des données pour alimenter un flux de travail prédéfini.

Les processus métier sont planifiés, définis, gérés et répétés constamment. Ils s’appuient sur les documents et les informations clés relatifs à la gestion des finances, aux clients, aux fournisseurs, aux stocks et autres opérations importantes de l’entreprise. Où que s’opère la capture des documents et leur entrée dans le workflow, que ce soit à partir de PC fixes ou portables, de smartphones, tablettes, scanners MFP, d’e-mails ou encore du web, le logiciel intègre l’information dans le flux de travail.

Bénéfices offerts :

– Gains de sécurité et de conformité : par la rédaction de texte dynamique, AutoStore permet aux entreprises de protéger leurs informations sensibles sans procéder à la recherche de données dans le fichier image. Le logiciel établit des correspondances entre les données du fichier image et le dictionnaire spécifique et rédige automatiquement les données correspondantes, permettant à l’entreprise de mieux protéger les informations personnelles et de satisfaire les exigences de conformité.

– Optimisation simple et rapide d’image : le logiciel corrige automatiquement les défauts de capture des appareils photos et des smartphones, la qualité médiocre des photos, la vue déformée du document ou du texte, pour produire des images de grande qualité.

– Simplification des processus métier : l’interface standard de numérisation et d’impression, les composants de routage Document Management System (DMS) nouveaux et améliorés, un nouveau composant Forms Overlay et la plus grande flexibilité de routage vers RightFax, toutes ces fonctionnalités aident à simplifier les opérations complexes en les transformant en workflows en un seul clic.

Le partgae de documents avec eCopy ShareScan 5.4

eCopy ShareScan 5.4 convient davantage aux flux de travail en collaboration quand des membres d’équipe liés par un même objectif, comme un projet, mettent en commun des documents et des contenus qui demandent à être révisés et enrichis. Via la solution multifonction (MFD) au sein du groupe de travail, eCopy guide facilement les membres du groupe au gré du processus de capture des documents.

Dans le cadre des flux de travail collaboratifs, des documents éditables sont mis à disposition dans des référentiels partagés, comme les dossiers en réseau, Microsoft SharePoint, les systèmes de gestion de documents, et dans les systèmes de stockage Cloud, ou adressés directement aux membres d’équipe, fournisseurs et clients par e-mail.

Avec une boîte de réception des documents scannés depuis la MFP vers le PC directement, de façon à les recevoir rapidement, et une application d’édition de PDF et de collaboration avec des connecteurs permettant de publier dans des espaces de travail partagés et dans le Cloud, eCopy

ShareScan se présente comme un tremplin facilitant les efforts de révision, d’édition et de collaboration des membres d’équipe.

Avantages proposés :

– Productivité accrue : possibilité de paramétrer des options et d’entrer des données en cours de numérisation par la MFP grâce à la nouvelle fonction dédiée « work-while-scanning » pour bénéficier de la meilleure expérience de numérisation collaborative possible. Plusieurs documents longs peuvent être combinés, et plus le document est long, plus le gain de temps est important. De plus, la fonction d’aperçu de document en option permet de fusionner de multiples documents en un seul, de vérifier de petites zones définies avec SmartForms et de valider le travail avant la sortie de MFP, ce qui limite ainsi grandement le temps et les efforts de production et d’échange de nouveaux contenus.

– Connectivité élargie : eCopy Office, Suite and Enterprise proposent désormais en option eCopy Cloud Pack, avec des capacités de numérisation en direct et en toute sécurité vers Microsoft OneDrive, Google Drive et Dropbox, plus la connectivité vers les solutions de gestion de documents DocuWare et Exact Synergy Enterprise.

– Collaboration garantie sans erreur : les nouvelles fonctions SmartForms oeuvrent automatiquement en faveur de processus de collaboration sans erreur en les alimentant avec des données et informations relatives aux documents, garantes du meilleur résultat au niveau de la solution MFP.

« Nos logiciels de capture, AutoStore et eCopy, permettent aux entreprises de toute taille de se doter de solutions fiables et sécurisées de capture de documents papier et électroniques pour les intégrer automatiquement aux applications métier », déclare Michael Rich, directeur général et vice-président exécutif de Nuance Document Imaging. « Une pression sur un bouton suffit pour rendre le processus nettement plus intelligent et simple. Le workflow s’opère immédiatement, et les documents ou les nformations sont acheminés rapidement vers la bonne destination avec un maximum de précision. »

Garantir la conformité aux règles de sécurité et aux réglementations

Ces solutions logicielles permettent de contrôler de façon optimale les processus de gestion des documents et de l’information, de  garantir la stricte conformité aux règles de sécurité et aux réglementations, de façon à limiter l’exposition aux risques et à veiller à ce que les salariés aient un contrôle total sur leurs documents et informations.

La suite complète de solutions de pointe aide à rationaliser et éliminer les écarts entre les différents workflows qui balisent le cycle de vie complet des documents, depuis leur création jusqu’à leur archivage

Jean Kaminsky