En 2021, l’américain CoderPad et le français CodinGame ont uni leurs forces. En un an, les deux experts de l’évaluation des développeurs sont passés d’une équipe technique d’une quinzaine de personnes chacun à plus de 40 ingénieurs au total répartis sur 10 fuseaux horaires différents. Cette fusion a été une excellente occasion d’expérimenter la meilleure manière de manager des équipes techniques à distance. Comment coordonner des équipes techniques en télétravail ? Quels modes d’organisation sont les plus performants ? Quels outils privilégier ?
Avant la pandémie, alors que CodinGame était basée dans des bureaux avec des employés travaillant à distance quelques jours par semaine, CoderPad était une entreprise fonctionnant déjà à 100 % en télétravail. La crise sanitaire a accéléré le passage en “full remote” pour les deux entités.
Une enquête récente menée conjointement par les deux entreprises a révélé que 70 % des professionnels de la tech privilégient le travail à distance au moins quelques jours par semaine. Les développeurs interrogés ont souligné que le mode de travail hybride leur offre le meilleur équilibre vie professionnelle / vie personnelle. Pour certains collaborateurs, la flexibilité du travail hybride permet de favoriser les interactions sociales et de rompre l’isolement. Sur les sites où ils ne disposent pas de bureaux physiques, CodinGame et CoderPad encouragent donc leurs salariés à se réunir dans des espaces de coworking pour travailler ensemble et garder le contact.
Pour conserver une dynamique collective positive, l’équipe R&D organise de nombreux déjeuners (“Brown Bag Lunches”) et conférences en ligne pour partager sa passion pour les sujets techniques et apprendre les uns des autres. C’est une manière informelle d’encourager les collaborateurs à interagir autant que possible et permettre à chacun de mieux se connaître.
Se coordonner au-delà des fuseaux horaires
Loick Michard, CEO de CodinGame, confirme : « Les équipes virtuelles peuvent tout à fait être aussi productives que les équipes sur place si nous leur fournissons le bon cadre de travail« . Avec des collaborateurs travaillant sur plus de 10 fuseaux horaires différents sans avoir la possibilité d’être en ligne en même temps, une étape très importante pour faciliter la collaboration à distance entre les équipes techniques a été de consolider les processus organisationnels au niveau international.
Pour les meetings en ligne, les employés de CodinGame et de CoderPad prévoient dans leurs agendas des plages horaires libres où tout le monde peut se connecter en même temps. Par exemple, les employés travaillant dans la zone Pacifique essaient de rester disponibles entre 8 et 10 heures du matin pour pouvoir travailler avec leurs collègues de la zone CET, pour lesquels ce créneau se situe à la fin de la journée de travail. Pour tout le reste, l’entreprise s’est adaptée à la communication asynchrone.
Maîtriser la communication asynchrone
Travailler de manière asynchrone nécessite de documenter le plus possible d’éléments pour que les collaborateurs puissent trouver l’information à tout moment, dès qu’ils commencent leur journée. Les équipes sont passées des discussions à la machine à café ou dans l’open space aux outils de communication et de documentation en ligne tels que Slack, Notion et P2.
Pour éviter que les collaborateurs ne restent bloqués avec une question sans réponse posée de manière asynchrone, les entreprises ont mis en place une procédure pour répondre aux requêtes avec le plus possible de réactivité. Les managers essaient d’éviter autant que possible les allers-retours entre les équipes distribuées pour que les salariés puissent travailler en autonomie et avec le minimum de frictions.
Si Slack apparait comme un bon outil pour les échanges entre équipes à distance, CoderPad et CodinGame ont remarqué qu’il présentait des limites dans certains cas. Les notifications intempestives peuvent être perturbantes et créer un sentiment d’urgence inutile, qui n’est pas compatible avec une communication asynchrone sereine. Lors des sessions de brainstorming, trop souvent, les discussions sont encombrées de messages courts interruptifs et des informations importantes se perdent à cause des décalages horaires.
CoderPad et CodinGame ont donc décidé de coupler Slack avec P2, un plugin WordPress de microblogging qu’ils estiment très pratique pour se tenir informé, discuter, itérer et recueillir des feedbacks. Selon les deux entreprises, P2 peut même être plus efficace qu’une conversation en direct, car tout le monde à voix au chapitre et chacun peut contribuer et partager son point de vue avec le même poids.
Pour tout ce qui concerne les procédures et informations internes, ou le fonctionnement de chaque département, Notion a semblé particulièrement bien adapté pour documenter sur le long terme à la manière d’un wiki interne. Des pages Notion bien organisées permettent d’éviter un grand nombre de réunions.
Pour l’équipe technique en particulier, CoderPad et CodinGame organisent une réunion de lancement pour chaque fonctionnalité à venir, qui est précisément documentée dans Notion (et recouvre les spécifications techniques, les tests critiques, la surveillance et les alertes, la sécurité, l’interface utilisateur, etc.). Asana est l’outil privilégié pour la gestion de projet..
Créer des « Squads » pour rester agiles
Parce qu’il est compliqué de faire preuve d’agilité dans une équipe tech de plus de 10 personnes, les deux entreprises ont décidé de créer des « squads » d’ingénieurs, qui sont des équipes restreintes en charge de projets spécifiques. Elles sont généralement composées d’un chef de produit et d’un lead développeur. Elles constituent un excellent moyen de faire travailler ensemble des personnes avec des compétences complémentaires, ce qui renforce la collaboration et permet d’éviter les silos. Pour que chaque squad soit réactive et efficace, le partage des connaissances est essentiel. Il permet aux collaborateurs de changer d’équipe facilement sans avoir à passer par une grande courbe d’apprentissage, explique les deux entreprises.
