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La solution DocuGed référencée par l’UGAP

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Dans un contexte de transition numérique, et pour répondre à l’évolution de la législation des structures publiques, l’éditeur Le Document Numérique propose une solution de GED, DocuGed, référencée dorénavant par l’UGAP, adaptée plus spécifiquement aux petites et moyennes collectivités.

Le volume de papier utilisé est, en raison des procédures administratives, très important. Pour inciter à diminuer ce volume, différentes législations ont été mises en place en 2008, mais surtout en 2015, pour optimiser la gestion des documents. La mise en place du PES (Protocole d’Échange Standard) v2 avec l’obligation de transmettre des pièces comptables dématérialisées aux trésoreries depuis le 1er janvier 2015 entre dans cette même logique. Conscientes que l’export PESv2 est une première étape vers la dématérialisation complète des actes administratifs, un nombre croissant de collectivités locales choisissent de s’équiper de GED.

Dans ce contexte de transition numérique, l’éditeur Le Document Numérique propose une solution de GED, DocuGed, référencée dorénavant par l’UGAP, adaptée plus spécifiquement aux petites et moyennes collectivités. Elle se veut simple mettre en œuvre, et aux coûts de fonctionnement réduits.

Le Document Numérique a pris la mesure des évolutions relatives au PESv2. Ainsi DocuGed possède un système de classement et d’extraction dédié permettant d’exporter le document et ses données de classement afin que les agents puissent l’importer dans leur logiciel de comptabilité.

La plupart des documents traités par les collectivités nécessitent également une prise en charge par différents services, avec des validations hiérarchiques. Avec son module DocuProcess, DocuGed offre une fonction d’E-Parapheur qui permet de mettre en place des processus de diffusion dès la phase de classement du document. Dès son archivage, il est donc inséré dans un circuit de traitement prédéfini, assurant un suivi optimal.

 

Fonction E-Parapheur
Fonction E-Parapheur

Une part importante des flux documentaires des collectivités locales est occupée par les courriers et les actes administratifs entrants et sortants. Par un système de classement simple, DocuGed permet d’archiver rapidement l’ensemble de ces documents. Grâce à la fonction intégrée de lecture automatique, les documents normés (actes administratifs, courriers récurrents, délibérations, factures…) sont automatiquement classés.

La ville de Dijon (21), la CCI Côte-d’Or, la ville de Beaune, la mairie de Genlis ou encore celle de Villegailhenc font déjà parties des clients du Document Numérique, la société est donc parfaitement consciente des spécificités liées à ce type d’organisme. « L’UGAP a considéré que notre solution DocuGed était très pertinente, ce qui nous a permis d’intégrer le catalogue des fournisseurs à disposition des structures publiques. Les démarches sont donc grandement facilitées pour celles intéressées par nos services car elles n’auront plus besoin d’émettre des appels d’offre systématiquement », précise Abdel El Khiati, directeur commercial du Document Numérique.

Juliette Paoli