AVIS D’EXPERT – Les entreprises digitalisent leurs processus de facturation depuis des décennies, pour améliorer l’efficacité des équipes financières, réduire les coûts opérationnels et accélérer la transformation numérique. Mais, explique Sandrine Saintot, vice-présidente Europe du Sud, Ventes chez OpenText, la vague mondiale de lois fiscales rendant la facturation électronique obligatoire tend à faire passer cette digitalisation de simple option à une nécessité.
En 2011, le Mexique est devenu le premier pays à imposer la facturation électronique à toutes les entreprises. En 2013, le pays a ainsi réduit son écart de TVA de près de 6 %, passant de 21,5 % à 15,7 %. Par ailleurs, la mise en œuvre réussie de la facturation électronique en Italie en 2019 a déclenché ce qui ressemble désormais à un véritable tsunami d’obligations de facturation électronique en Europe. La Commission européenne, dans une publication de décembre 2022, propose de rendre la facturation électronique obligatoire pour les flux intracommunautaires dès 2028. Elle souhaite par ailleurs permettre aux États membres d’instaurer une obligation de facturation électronique pour les flux domestiques à compter de cette même date.
Outre les avantages macroéconomiques, voici trois raisons pour se convertir définitivement à la facturation électronique.
1. Des contrôles fiscaux simplifiés
Dans les pays où la TVA s’impose, la facturation électronique est plus complexe puisque la facture est un document légal au sens fiscal, et donc l’un des documents les plus réglementés de la chaîne d’approvisionnement. Or en droit fiscal, les entreprises ont l’obligation d’assurer un traitement contrôlé, vérifiable et d’archiver les factures pour un audit à long terme. La période de conservation varie selon les pays de quatre à onze ans après la transaction initiale.
Une facturation électronique robuste est intrinsèquement plus facile à vérifier qu’un traitement papier, chaque étape étant enregistrée et tracée permettant de vérifier si les meilleures pratiques ont bien été suivies. De plus, la facture électronique est sécurisée pour garantir son intégrité et son authenticité. Elle comprend généralement une sauvegarde électronique sécurisée, accessible en ligne au contrôleur fiscal, à partir d’une interface web intuitive.
2. La facturation électronique s’autofinance
Selon un rapport Gartner de 2022, de nombreux directeurs financiers s’interrogent sur les retours sur investissements. Le même rapport met toutefois en évidence que la facturation électronique a un impact significatif en réduisant les coûts grâce à l’automatisation, en améliorant la productivité des ressources humaines et en réduisant les coûts commerciaux et administratifs. Pourtant, en 2022, seules 40 % des entreprises en France, en Allemagne, au Royaume-Uni et aux États-Unis ont adopté la facturation électronique automatisée (source enquête IDG).
Les économies de coûts offertes par la facturation électronique ne peuvent être réalisées qu’avec une approche de facturation entièrement automatisée. La facturation électronique sur PDF supprime très peu de coûts du côté des fournisseurs ; et si ce format est accepté à des fins fiscales, il offre peu d’avantages aux entreprises par rapport à l’adoption de la facturation électronique via l’automatisation du traitement de bout en bout.
3. Elle profite à la trésorerie
Des bénéfices directs et indirects pour les entreprises découlent de l’automatisation complète des processus de facturation. Tout d’abord, l’automatisation est un accélérateur, les entreprises pouvant traiter des volumes de factures beaucoup plus importants, car il y a peu d’intervention humaine qui ralentit les traitements et qui est source d’erreurs. En effet, les taux d’erreurs liés à la saisie manuelle varient en fonction de la taille de l’organisation, de la complexité des processus des comptes fournisseurs et du niveau de compétence des collaborateurs. Des études ont montré que le taux d’erreur moyen est de 2 %, un taux en apparence faible, mais qui peut entraîner des pertes financières importantes au fil du temps.
Les entreprises disposant de processus de facturation électronique entièrement automatisés sont en mesure d’être payées plus tôt et de payer leurs fournisseurs plus rapidement. Ces avantages indirects peuvent être cruciaux, dépassant parfois les économies directes sur les coûts opérationnels.
Du côté des comptes clients, le nombre de jours nécessaires à recouvrer les créances clients (DSO pour Days Sales Outstanding) est une mesure clé, car elle permet de suivre les flux de trésorerie, les liquidités et le fonds de roulement. Le DSO d’une entreprise peut affecter sa capacité à payer les fournisseurs et sa cote de crédit. Les entreprises qui automatisent leurs traitements de facturation clients sont souvent en mesure de réduire leur DSO, d’augmenter leur trésorerie et d’accroître leur solvabilité. Résultat : de meilleures conditions de paiement, des taux d’intérêt plus bas et un meilleur accès au crédit.
Des freins technologiques persistent
Selon l’enquête IDG citée plus haut, les principaux freins à l’adoption d’une automatisation complète des processus de facturation sont la sécurité des données (54 %), l’intégration avec les systèmes internes, l’approvisionnement électronique (45 %), la complexité perçue de la technologie (36 %), le manque d’expertise (32 %) et l’intégration avec les clients et fournisseurs (30 %). Par ailleurs, 42 % des professionnels ont des processus de facturation cloisonnés par zone géographique, par service ou par système d’information. Ainsi, le frein principal pour les entreprises réside dans l’intégration de la facturation électronique.
Pourtant, les entreprises à la traîne pour adopter la facturation électronique, manqueront les opportunités offertes par la rationalisation et la suppression des coûts opérationnels ainsi que l’amélioration des flux de trésorerie. Le risque est de perdre son avantage concurrentiel par rapport aux entreprises qui en profitent déjà.
Sandrine Saintot, OpenText
