AVIS D’EXPERT – Dans le cadre du projet de loi de finances pour 2024, le gouvernement a reporté la généralisation de la facture électronique entre entreprises. Les premiers tests devraient débuter au cours de l’année 2025, avec une obligation d’utilisation selon la taille des entreprises qui entrera en vigueur dès septembre 2026. Quels points à évaluer pour opérer cette transformation ?
Les réponses du cabinet de conseil en stratégie, transformation et innovation Julhiet Sterwen, avec Sabrina Hué, Senior Manager et ancienne directrice de projet du portail public de facturation, et Mahdi Belrhiti, Partner, spécialisé sur la facturation électronique.
La facturation électronique, dite e-invoicing, concerne l’ensemble des opérations d’achats et
de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies
en France qui sont assujetties à la TVA dès lors qu’il s’agit d’opérations dites domestiques,
c’est-à-dire qu’elles concernent le territoire national.
1. Mobiliser les différentes équipes pour ce projet
Passer à la facturation électronique est un projet de grande ampleur qui mobilise de nombreux acteurs internes et externes à l’entreprise et qui vont devoir collaborer ensemble tel que :
– l’équipe juridique et fiscale pour répondre à toutes les questions fiscales et à la TVA
– l’équipe comptable (clients et fournisseurs) pour identifier les circuits de factures
– les équipes métiers pour adapter l’organisation et les processus (dont l’équipe achat)
– l’équipe des systèmes d’informations (DSI) pour mesurer et piloter les impacts sur
les outils
– l’expert comptable
– les éditeurs de solution logicielle
– la DGFIP et l’AIFE pour les cas d’usage et les spécifications externes
2. Connaître le calendrier réglementaire de son entreprise
Les nouvelles dates d’obligation varient selon la taille de l’entreprise, allant du 1er
septembre 2026 au 1er septembre 2027 et sont les suivantes :
– 1er septembre 2026 en réception pour toutes les entreprises
– 1er septembre 2026 en émission pour les grandes entreprises (au lieu du 1er juillet 2024)
– 1er septembre 2026en émission pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI) (au lieu
du 1er janvier 2025)
– 1er septembre 2027 en émission pour les PME et les micro-entreprises (au lieu du 1er
janvier 2026)
3. Identifier ses obligations
En tant qu’émetteur et récepteur de factures, l’entreprise est assujettie à la TVA et établie en France. Les textes réglementaires rendent obligatoires l’échange électronique de factures pour les transactions entre assujettis à la TVA établis, domiciliés ou ayant leur résidence habituelle en France (B2B). De plus, les textes prévoient de compléter l’obligation de facturation électronique par la transmission de données complémentaires (e-reporting) à l’administration pour les transactions interentreprises non domestiques (B2B), International, et entre les entreprises et le consommateur final en France (B2C).
4. Différencier les factures à traiter
L’état des lieux des flux de factures est essentiel pour comprendre les cas d’usages traités
par l’entreprise, leurs impacts organisationnels et les spécifications de la DGFIP.
Il est important de différencier les types de factures :
– en cartographiant les flux entrants et sortants car souvent ce sont différents
systèmes et processus qui s’appliquent
– en distinguant les types de facture (achat, frais généraux, etc)
– en identifiant le cadre réglementaire / TVA pour chaque typologie de facture
(acompte, autoliquidation, sous-traitance etc.)
– en s’assurant que toutes les mentions légales soient bien présentes sur les factures
entrantes et sortantes
– en faisant le rapprochement entre les typologies et les cas d’usage des spécifications
de la DGFIP
5. Utiliser les bons canaux de distribution
Pour savoir où on va, il faut savoir d’où on vient. Un état des lieux précis des canaux d’envoi et de réception des factures de l’entreprise doit être effectué afin d’évaluer la volumétrie de factures entrantes et sortantes à dématérialiser (papier, mail, portail, EDI, API etc.). Plusieurs canaux seront proposés par le portail public de facturation (PPF) et par les plateformes de dématérialisation partenaire (PDP en fonction de leur offre) comme la saisie en ligne ou le dépôt de PDF (jusqu’à fin 2027, EDI ou API).
6 – Vérifier les bases de données
La qualité des données existantes est cruciale. Les entreprises doivent être en mesure de
fournir toutes les données obligatoires, notamment les nouvelles, telles que le N°SIREN des
clients, la nature des prestations, le statut de la facture, etc. Pour cela, il est donc important d’être en mesure d’identifier les données, de mettre en place une gouvernance de la donnée, de s’assurer de la qualité des données existantes et d’être en capacité de fournir toutes les données obligatoires.
7. Respecter les formats des flux
Trois formats seront acceptés par le Portail Public de Facturation et les Plateformes de
Dématérialisation Partenaires, tous conformes à la norme EN16931 (les formats UBL, CII et
Factur-X), avec une tolérance pour les factures au format PDF non structuré jusqu’au 31
décembre 2027 (à confirmer par l’administration suite au report de la réforme).
Si une entreprise utilise un autre format structuré et ne souhaite pas en changer, elle devra
alors s’assurer que l’ensemble des informations requises dans la norme EN16931 soient
présentes dans son flux. Enfin concernant le e-reporting, le format des spécifications externes disponibles sur le site impots.gouv. doit être respecté.
8. Choisir ses partenaires
Le choix des partenaires doit tenir compte de la taille de l’entreprise, de la volumétrie de
factures, des outils comptables ou ERP, et des capacités informatiques afin de pouvoir
répondre au mieux aux besoins de l’entreprise.
9. Planifier sa roadmap
Enfin, la mise en conformité nécessite plusieurs chantiers qu’il est important d’avoir à l’esprit afin de respecter le calendrier réglementaire de l’entreprise. Les chantiers passeront de l’état des lieux à l’accompagnement du changement, en passant par la mise en conformité des outils et de l’organisation.
Sabrina Hué et Mahdi Belrhiti
