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Les nouveaux défis de l’espace de travail numérique

La pandémie, et son confinement, ont mis en évidence que la Digital Workplace était un projet stratégique en entreprise pour transformer les modes de travail et gagner en efficacité.

 

« Le mot Digital Workplace est arrivé dans l’univers de nos solutions collaboratives car il répondait à l’idée que l’endroit où l’on travaille était peut-être en train de devenir plus digital qu’autre chose. Et que même quand on était dans les bureaux, on était d’abord avec son ordinateur, relate Alain Garnier, CEO de Jamespot.

Alain Garnier © Nathalie Oundjian.

Avec cette crise du Covid, qui a amené l’essentiel du monde occidental à passer en mode télétravail, on s’est aperçu que ce n’était pas un concept mais la réalité. Un test en grandeur nature, y compris pour des entreprises qui étaient contre cette idée de “remote”. Ceux qui avaient des outils de Digital Workplace ont passé la crise, surpris de le faire aussi facilement. Les outils comme ceux de Jamespot ont simplement montré qu’ils étaient aujourd’hui une nécessité, et pas seulement en temps de crise, mais dans le fonctionnement de l’entreprise. »

Les chefs d’entreprise investissent dans l’espace de travail distant

D’après une étude mondiale de Riverbed (“Future of Work”) publiée en août dernier, 95 % des chefs d’entreprise seraient à l’aise avec le travail à distance de leurs employés, et une bonne partie d’entre eux auraient l’intention d’investir pour en améliorer les performances. Au niveau mondial, les chefs d’entreprise s’attendant à ce que la proportion d’employés en télétravail augmente de 50 % suite au Covid-19 (soit 25 % de leurs collaborateurs), plus de 60 % d’entre eux prévoient d’investir au cours des 12 prochains mois pour améliorer les performances du travail à distance, alors qu’ils ont pu se rendre compte qu’ils n’étaient pas entièrement préparés à prendre en charge le télétravail massif au début de l’épidémie. Si, de leur côté, la plupart des dirigeants français (82 %) sont à l’aise vis à vis du télétravail, ils s’attendent à une augmentation plus modeste du nombre de postes de travail à distance. En moyenne 13 % de leur équipe travaillera à distance après le Covid-19, proportion en augmentation de 45 % par rapport aux 9 % enregistrés avant l’épidémie.

Pour assurer pleinement le travail à distance figurent le besoin d’optimiser ou améliorer les performances (39 %), de fiabiliser le Wifi domestique (38 %) et d’obtenir une meilleure visibilité sur les performances des réseaux et des applications (37 %). Parmi les principales initiatives que les chefs d’entreprise veulent entreprendre au cours des deux prochaines années, figurent :

– la mise à jour des stratégies et des politiques de l’entreprise relatives à l’espace de travail distant (43 %)

– le développement de l’usage de services en ligne ou d’applications SaaS (42 %)

– l’utilisation de logiciels pour une meilleure visibilité des performances du réseau et des applications (40 %)

– le déploiement d’une technologie permettant d’automatiser les opérations de réseau à distance (40 %),

– l’investissement dans les technologies et les logiciels de sécurité numérique (40 %)

– la réévaluation et/ou la réarchitecture de l’environnement informatique (40 %)

– l’investissement dans des solutions d’accélération des applications ou des réseaux (38 %).

 

L’espace de travail distant semble donc faire partie des grandes priorités, et avec son corollaire des services ou applications dans le Cloud, si l’on en croit cette étude réalisée en juin 2020 auprès de 700 décideurs dans des entreprises de plus de 500 millions de dollars de chiffre d’affaires.

Jamespot a annoncé plusieurs nouveautés pour sa plateforme dont la gestion des présences sur site (illustration ci-dessus), un nouveau module de communication internet (Fast Intranet), l’application Organigramme, pour obtenir une vue d’ensemble de son organisation, et côté visio : Jitsi for Jamespot et Multi-visio.

Une digital workplace hybride et flexible

Alors que le télétravail ne se généralisera pas à 100 %, mais qu’il va s’intensifier pour des raisons de baisse des coûts, de bien-être des collaborateurs, de la nécessité souvent ou parfois de travailler à distance et en mobilité, et que d’autres crises, épidémies, grèves ou autres, peuvent toujours avoir lieu, se profile plutôt un espace de travail numérique, ou une digital workplace, “hybride” ou “élastique” comme la qualifiait Accenture en début de confinement. Un bureau modulable qui s’adapterait à toutes les circonstances et situations, qui permettrait l’échange de données en interne et en externe, la communication et la collaboration en toute transparence. Selon Accenture, le concept d’ “Elastic Digital Workplace” s’appuie sur « des règles, une culture, de la technologie et des communications. » Parmi les éléments incontournables, elle cite des outils collaboratifs, une connectivité fiable au réseau pour permettre le télétravail, ainsi que des procédures de sécurité avancées. Pour Jean-Denis Garo, directeur marketing de Mitel France, les salariés doivent « trouver le même environnement de travail quand ils sont au bureau ou dans un tiers-lieu, quelle que soit la stratégie que l’entreprise va adopter, le tout mobile ou différenciée ». Les solutions utilisées dans le cadre de l’entreprise par les collaborateurs sur place ou ailleurs doivent donc être professionnelles, et non dédiées au grand public, pour espérer mettre en place une stratégie cohérente et pérenne d’un espace de travail numérique hybride ou élastique.

Pendant le confinement, « il s’agissait de s’assurer que les employés disposaient de la bonne configuration ergonomique. Nous sommes maintenant passés à la phase qui consiste à s’assurer que les employés disposent des bons outils pour favoriser la productivité », explique Rich Costello, Senior Research Analyst chez IDC.

Bertrand Broussaudier

« Le monde du travail vit une nouvelle révolution et de nouveaux concepts voient le jour, comme le Flex office ou l’absence pour le salarié d’un bureau physique attitré. Celui-ci est virtualisé et accessible depuis n’importe quel appareil connecté. Les entreprises souhaitant minimiser les risques pour leurs salariés, investissent déjà dans ces nouveaux modèles mêlant présentiel et distanciel. Après tout, cette évolution est la continuité logique de la transformation numérique. Elle recèle les avantages organisationnels anticipant les crises futures, ainsi que les impératifs de réduction des coûts de fonctionnement et de bien-être des salariés », analyse Bertrand Broussaudier, Country Manager France de Starface, un fabricant allemand de solutions de communications unifiées. « Il ne fait plus de doute à présent que la possibilité du télétravail deviendra un des critères de choix pour les jeunes diplômés désirant rejoindre le monde de l’entreprise. Ils s’attendent à disposer d’outils numériques et d’infrastructures de télécommunication performantes et qui s’adaptent aux usages de leurs métiers : un environnement agile, connecté au Cloud et facile à déployer et à administrer. Pour cela, les outils pour accéder non seulement à la téléphonie professionnelle, mais aussi à d’autres moyens de communication comme le chat, le partage de documents et la visioconférence constituent la base d’un système de communication d’entreprise efficace et évolutif, disponible aussi bien sur smartphone qu’en télétravail. La transformation numérique ne peut être achevée sans y intégrer les outils du télétravail et de la mobilité »

De l’expérience client à celle du collaborateur

En mai dernier, Sinequa, un éditeur de logiciel indépendant proposant une plateforme intelligente de recherche de données, publiait une étude menée par DII auprès d’entreprises de plus de 10 000 employés en France, Allemagne et Grande-Bretagne sur la Digital Workplace. La satisfaction semble plutôt au rendez-vous puisque 29 % des répondants, en moyenne, ont noté leur espace de travail numérique 8/10 et 27 % ont attribué la note de 7. Seule la France est plus nuancée, ne donnant aucun 10/10, et affichant un 7/10 plus élevé que les autres qui, eux, penchent bien plus vers le 8/10. Comment l’évaluer cette Digital Workplace ? Par trois critères principaux selon les répondants : l’engagement des collaborateurs, l’efficacité de la collaboration, et l’augmentation du capital intellectuel, ce dernier indicateur étant le préféré des Français. Après l’ère de l’expérience client, l’expérience collaborateur est, semble-t-il, devenue la dernière préoccupation des entreprises.

Cette Digital Workplace a-t-elle été efficace ? “Assez bien”, répondent les Français à 65 %. Les trois objectifs principaux de l’implémentation d’un tel espace de travail numérique sont : l’accélération de la numérisation, qui est indubitablement la première motivation, l’augmentation de la performance des employés, l’amélioration du service client et un “Time to market” plus rapide. La réduction des coûts ne vient qu’en 5ème position. Et la data ?

Stéphane Kirchaker

Dans cet environnement exigeant et changeant, l’architecture numérique du lieu de travail est un facteur décisif pour les structures organisationnelles et les membres de l’équipe virtuelle. « L’accessibilité, le transfert des connaissances, etc. ne définissent pas uniquement le cadre de l’entreprise, mais également l’engagement et la performance des employés », note Sinequa dans son étude. Il est essentiel « d’intégrer un moteur de recherche adapté à la Digital Workplace afin de connecter les individus aux données de l’entreprise. Chaque employé peut ainsi voir au-delà de son département et accéder à des données réparties à travers un large éventail de différents référentiels. Ces données sont ainsi mises à la disposition de tous et chacun reste informé », affirme Stéphane Kirchacker, vice-président Sales, EMEA, chez Sinequa.

Outils de visio, bureaux virtuels, plateformes de collaboration…

Avec la crise sanitaire, de nombreux éditeurs ont bénéficié d’un regain d’intérêt pour leurs solutions, qu’il s’agisse (voir : Le poste de travail dans le Cloud, la solution pour le travail à distance ?), des outils de vidéo-conférence, de plateformes de communication et/ou de collaboration. Les grands éditeursles premiers, à l’instar de Microsoft et de son Teams. « On a augmenté notre base installée de presque 1/3 », indique Alain Garnier, Jamespot. Mais précise-t-il, si le nombre de clients a augmenté, il note aussi une généralisation de l’utilisation de l’outil. « Le nombre d’utilisateurs a explosé, sur la plateforme, inscrits et actifs. »

Zoho Meeting, application de réunion et de conférence en ligne.

En juillet, l’éditeur Zoho indiquait une augmentation importante de l’utilisation de sa plateforme de collaboration d’entreprise Zoho Workplace depuis mars, la chiffrant à plus de 1 000 % pour certains de ses services, revendiquant dorénavant 15 millions d’utilisateurs dans le monde. Ainsi, la solution de messagerie instantanée sécurisée dotée de fonctions d’appel audio et vidéo, Zoho Cliq, a enregistré une augmentation de 1 200 % des appels effectués par jour et une croissance de 225 % des messages envoyés. Zoho Meeting, l’application de réunion et de conférence en ligne, a vu le nombre de sessions en hausse de 772 %. La solution de formation en ligne et de salles de classe virtuelles, Zoho ShowTime, a connu une progression de 1 100 %. Enfin, l’utilisation du service de stockage cloud avec partage sécurisé des fichiers, Zoho WorkDrive, a augmenté de 300 %. L’éditeur revendique « un taux d’adoption sans précédent auprès d’anciens utilisateurs de Slack, Zoom, Microsoft Teams ou G Suite ». Plus de 25 % des nouveaux clients Zoho Workplace ont ainsi pris la décision de se passer de G Suite et Microsoft, selon l’éditeur. Un succès qui a poussé Zoho à sortir le 10 septembre dernier une version remaniée.

L’Américain Zoom, éditeur de la solution de visio-conférence du même nom, a, lui, enregistré un chiffre d’affaires entre mai et juillet derniers de 663 millions de dollars et un bénéfice net de 186 millions de dollars au lieu de 328 millions et 27 millions respectivement entre février et avril dernier. En juillet également, Microsoft et Citrix annonçaient travailler en partenariat pour accompagner les entreprises dans leur migration vers le Cloud. De son côté, Microsoft a sélectionné Citrix Workspace comme solution d’espace de travail numérique, tandis que Citrix priorise Microsoft Azure comme plateforme cloud afin de basculer les actuels clients Citrix sur site vers Microsoft Azure (Citrix Workspace sur Azure). Les entreprises annonçaient également proposer des offres communes composées de Citrix Workspace, Citrix SD-WAN, Microsoft Azure et Microsoft 365, commercialisées par leurs forces de vente via la Marketplace Azure et leur réseau de distribution. Citrix investit par ailleurs dans la création d’un Citrix Workspace orienté Microsoft assurant un haut niveau d’intégration pour optimiser les performances, la fonctionnalité et les micro-applications pour Windows Virtual Desktop et Microsoft 365, dont Microsoft Teams.

L’innovation n’est pas terminée

A la même époque, Google Cloud présentait sa nouvelle version plus intégrée de G Suite, avec vidéo, chat, mail, fichiers et tâches. « Il y a trop d’informations et trop de tâches sur trop d’outils différents. Nous avons besoin que les outils que nous utilisons déjà soient encore plus utiles et travaillent ensemble, de manière intégrée et intuitive », expliquait alors Javier Soltero, Vice President & GM, G Suite. Un préambule pour mettre en avant les nouvelles fonctions G Suite.

A n’en pas douter, des innovations dans les outils existants et des solutions innovantes devraient voir le jour d’ici la fin de l’année et en 2021.