Dans le cadre d’un projet global de dématérialisation et de GED, EFIRE (ex Eynard Robin), groupe industriel spécialiste de l’étanchéité et du transfert de fluides, commence par les factures fournisseurs…
Regroupant 7 sociétés et 9 sites de production en France pour un effectif de 250 personnes, EFIRE s’est lancé dans la dématérialisation des factures fournisseurs du Groupe. La mise en place du dispositif constitue la première étape d’un projet de dématérialisation global et de GED (Gestion Electronique de Documents) d’entreprise qui sera progressivement développé d’ici fin 2017. Il concernera à terme plus de 150 personnes.
1 500 factures par mois
Suite au fort développement du groupe, tant au niveau croissance organique que croissance externe, et pour améliorer ses processus, EFIRE a souhaité mettre en œuvre un important programme de dématérialisation. Nouvelle brique de cette stratégie, initiée début 2016, le projet de dématérialisation des factures fournisseurs est en cours de déploiement. Interfacé avec l’ERP Sage X3, la solution de dématérialisation des factures fournisseurs du Groupe T2i permet de gérer 1 500 factures par mois.
Pour le projet, une équipe de 4 personnes du service Comptabilité, centralisée à Lyon, a été formée spécifiquement par T2i. Deux flux différents sont intégrés : les factures papier via une application de LAD et les factures numériques au format PDF, qui sont, après validation par le service comptable, envoyées vers l’ERP. Le flux papier est numérisé via un Scanner Kodak Alaris i2400. Le Groupe numérise jusqu’à 2 000 documents par mois avec le scanner et des lots de 50 pages. Les factures et les documents annexes sont ensuite archivés dans la GED pour consultation depuis les applications métiers ou via le navigateur documentaire.
« Même si nous ne pouvons pas mesurer encore complétement l’ensemble du retour sur investissement, le gain de temps est actuellement de 4 jours hommes par mois, soit l’équivalent d’une journée par mois. De plus nous pouvons désormais, en cas de besoin, retrouver rapidement et facilement les documents », indique David Toinon, responsable ERP-SI du groupe EFIRE.
Améliorer les processus grâce à une GED d’entreprise
Débuté début 2014, avec une première application dans le domaine des ressources humaines puis avec la dématérialisation des factures fournisseurs, EFIRE souhaite désormais développer son projet « zéro papier ». Pour ce faire, il a accepté d’être « site pilote » de la solution de GED ECM4 du Groupe T2i en cours de déploiement.
Ainsi, d’ici fin 2017, de nouveaux documents seront intégrés et seront accessibles au fur et à mesure, via l’ERP Sage X3. Il s’agit de l’ensemble des documents de la gestion administrative et comptables (factures fournisseurs, factures achats, contrats clients…), de l’ensemble des documents collaborateurs (fiches de paie, contrats de travail, entretiens annuels d’évaluation…), des documents liés aux ventes et aux achats (devis, commandes, bon de livraisons, gestion des certificats matières, notamment pour l’activité négoce).
Enfin, une application consacrée à l’équipe qualité permettra de gérer les processus dédiés de l’entreprise (versioning, gestion des autorisations, …) et d’accéder, en fonction de son profil, aux modes opératoires et processus validés concernant son site de production.
