Des millions de documents, dont les formats diffèrent autant que les sources dont ils proviennent, sont traités quotidiennement par la banque. Par le passé, chaque pièce était envoyée vers un système central, où les données étaient extraites et classées, puis transmises au service compétent…
Particulièrement chronophage, cette organisation nécessitait beaucoup d’interventions manuelles pour préparer les documents et en extraire des informations. Pour la banque, le passage à la salle de courrier numérique devait répondre à plusieurs enjeux : réduire les coûts tant en infrastructure qu’en ressource, améliorer la satisfaction clients en réduisant les erreurs inhérentes aux interventions manuelles, gagner en compétitivité en réduisant le temps de réponse client grâce à un traitement plus rapide de leur demandes, et réduire les risques liés à la sécurité des données.
Des solutions adaptées à la salle de courrier numérique
Pour parvenir à ses fins, le groupe bancaire a fait appel à Kodak Alaris, dont la solution est basée sur une technologie open source. Le spécialiste de la dématérialisation a ainsi fourni plusieurs solutions à son client. Côté matériel, un scanner de production, le Kodak i5850s, capable d’automatiser le tri de documents et de les numériser et deux scanners Kodak i4650, offrant une très haute qualité d’image. Côté logiciel, l’application de capture web et mobile Info Input, qui fonctionne de manière transparente avec les scanners de Kodak Alaris et offre notamment un accès en temps réel aux informations numérisées, et ce à l’ensemble du personnel où qu’il soit.
Avec cet ensemble, la banque est désormais en mesure de capturer et indexer les données issues aussi bien des courriers papiers que des fichiers électroniques (e-mails, entre autres), le tout dans un laps de temps réduit. De plus, afin d’automatiser les processus, Kodak Alaris a recommandé le logiciel de capture Ephesoft Transact, qui intègre des algorithmes de machine learning augmentant l’extraction et l’exactitude de la classification des datas.
Des avantages probants pour l’organisation
Le groupe bancaire souligne avoir pu observer des bénéfices très rapidement : réduction des processus manuels et des coûts de main d’oeuvre, amélioration de la satisfaction clients, avec des temps de réponse réduits de 30 %, et efficacité accrue des collaborateurs, en particulier.
Grâce aux outils qu’intègrent les solutions de numérisation (OCR notamment), le traitement des documents complexes et des exceptions est plus rapide et ne nécessite pas d’intervention manuelle, de même que l’extraction et la classification des données vers les applications métier et le processus métier central. De quoi faciliter l’application de règles de gestion relatives à la sécurité des datas (anonymisation, archivage, suppression, etc.), en adéquation avec les exigences réglementaires.
