Proposant une plateforme de digitalisation de la relation avec les travailleurs temporaires, Coffreo a décidé en 2012 d’intégrer une solution de signature électronique à son propre outil. L’entreprise a choisi Lex Persona, aussi bien pour la simplicité d’intégration offerte par la solution que pour la possibilité de mettre en œuvre une signature électronique personnelle avec émission d’un certificat au nom de chaque salarié.
Avec pas moins de 30 millions de documents électroniques stockés, Coffreo est un acteur majeur de la transformation digitale des agences d’emploi et des entreprises ayant recours au travail temporaire et aux contrats courts.
Intégrer la signature électronique à ses processus était une évidence pour Coffreo, dont les 2 millions d’usagers ont besoin de signer leurs contrats de travail de façon simple et rapide. Le choix du Français Lex Persona s’est imposé, guidé par 4 aspects principaux : la maîtrise technologique ; la possibilité de mettre en œuvre une signature électronique personnelle avec émission à la volée d’un certificat au nom de chaque salarié ; la simplicité d’intégration dans les sites et applications de Coffreo ; la compréhension des enjeux de l’entreprise. « L’important dans un projet de signature électronique c’est qu’elle soit intégrée à un workflow plus global pensé pour offrir la meilleure expérience possible à l’utilisateur », rappelle Philippe Gasull, responsable de comptes chez Coffreo. « Notre objectif était de simplifier les processus et d’apporter de la souplesse et de la sécurité aux employeurs avec lesquels nous travaillons. L’intégration de Lex Persona y a largement contribué. »
Un parcours utilisateur rapide et fluide
En pratique, grâce au déploiement de la signature électronique Lex Persona au sein des outils Coffreo, les échanges se font à la fois rapidement et sans interruption. Chaque intérimaire reçoit son contrat directement dans son coffre-fort numérique, le lit et coche une case. Un code d’authentification lui est alors envoyé par SMS afin d’intégrer la signature électronique. Coffreo reçoit ensuite des PDF des contrats et des informations complémentaires afin d’identifier chaque signataire. « Un échange a lieu à ce moment-là entre Coffreo et Lex Persona et des informations telles que l’identité du signataire sont transmises à Lex Persona. Cela permet d’intégrer la signature électronique avec un certificat électronique personnel », détaille Philippe Gasull. « Chaque document est ensuite intégré à un coffre-fort où toutes les parties disposent d’un archivage à vocation probatoire qui intègre les signatures électroniques. »
Des bénéfices pour les employeurs comme pour les salariés
En plus d’être particulièrement simple, ce dispositif présente de nombreux avantages, tant pour les travailleurs que pour les employeurs clients de Coffreo. Une agence d’intérim qui émet 200 contrats par mois observe ainsi en moyenne une économie de temps de 52 jours par an pour ses consultants. Un gain de productivité important qui permet de se consacrer à des tâches à beaucoup plus forte valeur ajoutée. « Notre solution diminue la pénibilité pour nos clients et leur permet de gagner à la fois en simplicité et en sécurité. Nos résultats tant en termes de taux de signature qu’en termes de satisfaction client sont très élevés, et c’est notamment grâce à la qualité de nos prestataires », ajoute Philippe Gasull. « Il n’y a aucune raison objective pour qu’un salarié ne soit pas favorable au principe de la signature électronique de son contrat de travail ou d’un bulletin de paie », conclut-il.
