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Témoignage – Comment La Mutuelle Générale a basculé vers un ERP Cloud

La troisième mutuelle de France s’appuie désormais sur l’ERP Cloud d’Oracle pour gérer ses finances et ces achats. Un ERP déployé en 8 mois avec les méthodes agiles et le soutien actif de l’éditeur.

Confronté à la fin de maintenance de son ERP Oracle E-Business Suite Oracle 12.1.3, La Mutuelle Générale a, en 2019, un projet visant à remplacer son ERP finance, mais aussi à doter sa fonction Achat d’un processus totalement intégré. « Deux possibilités s’offraient à nous » résume Jérôme Nevicato, directeur des fonctions centrales et gestion de la donnée à la DSI de La Mutuelle Générale. « Nous pouvions soit réaliser un upgrade classique et monter en version sur cet ERP, soit changer d’outil et aller vers une autre solution, Oracle ou un autre ERP. » C’est la deuxième option qui est initialement choisie. Les offres de cinq éditeurs sont alors retenues, puis la liste est ramenée à deux et Oracle ERP Cloud est finalement choisi.  » Oracle proposait une offre totalement intégrée, une plateforme unique. Nous l’avons choisi pour leur bonne couverture fonctionnelle sur le périmètre considéré, des concepts et une interface utilisateur proche d’Oracle E-Business Suite, ce qui rassurait nos utilisateurs qui maîtrisent bien cet environnement. » En outre, Oracle a mis au point une méthodologie baptisée Soar afin de migrer rapidement E-Business Suite vers Oracle ERP Cloud.

Méthodologie Oracle Soar

Un projet mené en 8 mois, montre en main

En amont du démarrage effectif du projet, un premier travail a été mené sur l’aspect contractuel et organisationnel du projet dans le courant de l’été 2019 et, en septembre, le projet a pu réellement démarrer avec différents ateliers TCM (True Cloud Methodology), une méthodologie propre à Oracle Consulting. Ces ateliers étaient menés par Oracle en collaboration complète avec La Mutuelle Générale qui a mobilisé 5 personnes dans ses équipes IT, 2 personnes à temps plein dans les équipes Achats et 2 sur la Finance. Dans les phases de recettes, tous les collaborateurs des directions financières et achats sont intervenus sur l’application. La migration elle-même a été menée en 8 mois.

Le volet finance de l’ERP met en œuvre les modules General Ledger, Account Management, Account Payable, Account Receivable et Asset Management tandis que le périmètre Achats comporte les modules eProc et Purchase Order. 8 entités légales sont gérées au niveau de l’ERP, ce sont 20 000 factures fournisseurs qui sont traitées chaque année, et environ 6 500 demandes d’achat.

Jérôme Nevicato @ Xavier Renauld

Jérôme Nevicato ajoute : « L’ERP est complètement intégré au système d’information et aux outils métiers de La Mutuelle Générale. Nous gérons ainsi environ 500 millions d’événements business qui sont transformés via notre interpréteur comptable Axway XIP (anciennement Règle du Jeu) en lignes comptables pour l’ERP. Nous avons des volumes plutôt conséquents d’événements qui doivent être traités par la plateforme. »

Finance et Achats, deux projets en un

Si, pour la direction financière, ce projet s’apparente à une modernisation des outils E-Business Suite en place, pour la direction achats, il s’agit d’un projet totalement nouveau. Valérie Sturbois, South Customer Marketing Director chez Oracle, souligne : « La Mutuelle Générale a adhéré à la proposition de valeur que représentait une plateforme intégrée pour deux applications. Du point de vue d’Oracle, il y a eu deux projets. Nous avions d’une part une migration de E-Business Suite vers ERP Cloud et, dans le même temps, un nouveau projet sur les Achats. Le point important, c’est que ces projets se sont déroulés en parallèle. Notre directeur de projet a su, avec son équipe, s’adapter à cet environnement propre à La Mutuelle Générale en suivant la méthodologie TCM et avec une volonté de travailler ensemble. Cette collaboration entre les équipes de La Mutuelle Générale et Oracle a été la clé de la réussite du projet. »

En suivant cette méthodologie, le projet a été marqué par deux « playbacks ». Le premier a eu lieu en décembre 2019 lorsque l’équipe projet a pu présenter un premier MVP (Minimum Viable Product) sur le périmètre Finance. Dès le mois de décembre, les utilisateurs ont eu un accès à l’ERP et ont pu manipuler et commencer à s’approprier l’outil. Un deuxième « playback » est venu par la suite compléter ce premier MVP sur l’ensemble du périmètre, avec le même processus de présentation de la solution aux futurs utilisateurs, avec une phase d’appropriation.

Une recette menée malgré le confinement des utilisateurs

Du côté DSI, Jérôme Nevicato souligne : « Nous avons dû réorganiser notre système d’information, car même si une bonne part de celui-ci est déjà dans le Cloud, par rapport à l’existant de notre SI finance, nous avions des sujets d’intégration à prendre en considération. La plateforme Oracle ERP Cloud communique via des Web Services, nous avons dû travailler avec des architectes et les équipes de ma direction en anticipant la mise en place d’Oracle ERP Cloud. » De même, les équipes internes de La Mutuelle Générale ont dû monter en compétence sur le volet cybersécurité de la plateforme Cloud Oracle. « Nous comptons aller encore plus loin en termes de sécurité en mettant en place une double authentification qui permettra aux utilisateurs de se connecter avec un deuxième facteur, un code reçu sur téléphone portable et qu’il faudra saisir pour se connecter à l’ERP. »

En termes d’accompagnement des utilisateurs, un soin tout particulier a été accordé à la partie Achats, car il s’agissait véritablement d’une nouvelle implémentation, sans reprise d’un existant. Le nombre d’utilisateurs était relativement important, de l’ordre de 300 demandeurs répartis dans toute l’organisation. Des sessions d’accompagnement et de formation de ces utilisateurs ont été organisées avec la direction des ressources humaines. En outre, un module d’eLearning d’Oracle a été mis en place afin d’expliquer pas à pas les process. Avec cet outil, les utilisateurs sont accompagnés au quotidien dans leur saisie pour faire leurs demandes d’achat. Enfin, la communication interne a été sollicitée pour accompagner le projet. L’épisode du confinement, survenu en pleine phase de recette, n’a eu aucun impact sur le projet en termes de budget, de délai et de qualité. « Les membres de l’équipe sont restés mobilisés pendant toutes les phases projets, et mi-mars nous en étions au début des phases de recette avec une participation intensive de nos utilisateurs. Tous ont répondu présents et les équipes ont pu rester mobilisées pour atteindre l’objectif de délivrer le projet. »

Alors que l’ERP est aujourd’hui en production, Jérôme Nevicato estime que les objectifs du projet sont atteints, avec un ERP SaaS qui permet de maîtriser totalement les processus d’engagement budgétaires. L’entreprise dispose enfin d’un process complet qui va de la demande d’achat à la facture, avec une solution informatique totalement intégrée et sous contrôle. En outre, le responsable y voit un moteur d’innovation pour l’avenir : « Nous bénéficions maintenant d’une nouvelle release tous les trimestres donc, de facto, nous profitons des évolutions qu’apporte l’éditeur, avec une force de frappe importante en termes de R&D. » Un souffle d’innovation sur l’ERP alors que La Mutuelle Générale se prépare à une diversification stratégique de ses activités en septembre prochain avec le lancement d’une nouvelle offre de services.

 

Déploiement : les recettes du succès 

Outre la mobilisation des équipes interne et d’Oracle, Jérôme Nevicato estime qu’un tel projet doit être mené avec un sponsorship puissant pour pouvoir réussir. Il a pu s’appuyer sur le directeur général de La Mutuelle Générale, Christophe Harrigan, mais également le directeur technique et financier de La Mutuelle Générale, Arnaud Kherbière et bien évidemment le DSI, Eric Daguet. « Ce sponsorship était requis car c’est un projet de transformation qui est complètement transverse à notre organisation. »

Autre secret de la réussite du projet, ne pas vouloir plier l’ERP aux anciennes pratiques. « Il ne faut pas chercher à appliquer les anciens process et l’ancienne façon de travailler. Il faut comprendre la philosophie de l’outil et voir comment celle-ci peut s’intégrer à notre environnement de travail. S’il ne faut pas sous-estimer les adaptations, celles-ci restent mineures par rapport à un ERP classique. »

Un dernier point d’attention porte sur l’exploitation de cette plateforme Cloud. Le responsable estime qu’il est nécessaire d’anticiper le transfert de compétences entre Oracle et les ressources internes. « Le projet ne s’arrête pas lorsque les ressources Oracle partent. Il faut avoir développé une expertise interne pour maintenir l’outil. Il est important que cette interaction entre Oracle et La Mutuelle Générale se traduise par des ateliers de transfert de compétences sur la maintenance de l’outil. »

 

 

Auteur : Alain Clapaud