Coworklib lance la version 2 de son application collaborative pour organiser le travail multisite (bureau, maison, tiers lieux…) et simplifier la mise en place d’une nouvelle organisation du travail plus flexible (télétravail, flex office…).
L’appli de Coworklib, que l’éditeur qualifie de “nouvelle génération”, souhaite répondre à trois objectifs. D’abord, répartir simplement les équipes en multisite pour gérer les problèmes liés aux grèves de transport ou au respect des gestes barrières : les collaborateurs peuvent travailler au siège social, en home office ou dans des tiers lieux. Ensuite, proposer des espaces de travail motivants selon les besoins : chaque collaborateur peut profiter d’un espace de travail idéal pour garder la motivation ou travailler en mode agile et en petits groupes. Enfin, maintenir les liens et la culture d’entreprise sans avoir un site unique. « La multiplication des espaces de travail nécessite d’animer et de recréer un esprit d’équipe sur les différents sites. En effet, il ne faut pas sous-estimer l’importance du facteur humain et le besoin d’avoir des interactions sociales« , indique-t-il dans un communiqué.
Gérer une organisation décentralisée
L’outil se veut très complet, riche en fonctionnalités utiles. Il est ainsi possible par exemple d’avertir rapidement ses autres collègues de son emplacement, de maîtriser les accès aux différents sites pour respecter notamment les obligations sanitaires, ou encore de gérer les dépenses liées à l’usage du coworking.
Les collaborateurs peuvent indiquer au manager/équipe le lieu où ils se trouvent un jour donné, et planifier les déplacements de la semaine selon les disponibilités et droits d’accès (nombre de personnes présentes, réservation de place ou de salle sur les différents sites internes de l’entreprise) ; les emplacements des collègues ou des équipes projet avec lesquels le salarié souhaite travailler. Ils peuvent signaler leur présence à l’avance et/ou un objectif du jour, même à distance (pratique pour engager des discussions informelles et prendre des nouvelles), organiser des rencontres (gestion de la visibilité ou non de la présence), découvrir le profil et les compétences des personnes autour de soi ou dans une même réunion (en physique ou à distance). Enfin, même à distance, ils restent toujours présents et peuvent rejoindre une réunion physique ou virtuelle.
Pour les gestionnaires de sites, un back office permet d’afficher le nombre de personnes maximum par espace, les horaires, les plans, les infos essentielles, les actualités, les accès et règles de sécurité de chaque espace. Il est également possible de restreindre l’accès à l’espace de travail (catégories, jours, semaines heures par personne et par semaine), ou de mettre en place des sondages auprès des collaborateurs qui sont venus sur l’espace de travail. Enfin, des sessions de groupes permettent d’organiser des événements et d’animer l’espace de travail. L’espace Tchat permet également d’animer la session, de voir le profil de chacun des participants…
Les informations de sessions et les sondages seront utiles aux RH pour répondre aux obligations légales / sécurité (où sont les collaborateurs actuellement, taux d’occupation des sites en temps de covid-19), à la gestion des dépenses globales, à l’optimisation de la QVT (monitoring et répartition des jours de télétravail, fréquentation des sites et distance / temps de trajets, type de sessions, objectifs, liens entre les collaborateurs) et à la politique RSE (monitoring global des temps de trajets par exemple)
