Depuis sa mise en application, la loi ALUR a profondément fait évoluer la donne et amené les professionnels de l’administration de biens à modifier leur mode de gestion, notamment au niveau comptable et en matière d’encaissement des chèques émis par les copropriétaires des différents immeubles qu’ils administrent.
Ainsi, pour chaque immeuble géré, les syndics de copropriété doivent ouvrir un compte bancaire qui leur est rattaché. Cette évolution a fortement complexifié le travail de gestion nécessaire pour assurer un traitement rapide des chèques réceptionnés.
Dans ce contexte, les professionnels de la gestion immobilière doivent repenser leur approche et s’appuyer sur des dispositifs intégrés leur permettant d’industrialiser de bout en bout leur processus de traitement de chèques. Concrètement, cela leur permettra notamment de réaliser un « traitement en vrac » des chèques réceptionnés et d’imputer automatiquement les paiements aux comptes concernés.
Les opérations sont ainsi directement intégrées et comptabilisées. À travers ce type d’approche, les syndics de copropriétés se conforment aux obligations de la loi ALUR et améliorent la productivité de leurs équipes qui peuvent se concentrer sur la gestion d’autres opérations courantes.
En optant pour la digitalisation des processus de gestion de chèques, les administrateurs de biens vont alors largement moderniser leurs approches et accéder rapidement à de nombreux bénéfices utilisateurs comme : une parfaite traçabilité des paiements et des encaissements ou encore le traitement de plusieurs milliers de chèques en quelques minutes sans opération complexe. La fonction administrative évolue ainsi pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
En conclusion, et pour mieux illustrer les avantages offerts par la digitalisation des processus de gestion de chèques appliqués au secteur de l’administration de biens, prenons un exemple concret. Dès réception des chèques ou du binôme coupons/chèques, les documents sont scannés, endossés, affectés aux comptes clients, etc. À la fin de ces actions, un fichier est généré et envoyé directement à la banque et un fichier lettre automatiquement le compte client dans le logiciel de gestion immobilière. Les opérations de traitement sont alors optimisées et ne nécessitent plus de manipulations complexes et fastidieuses.
Grâce au digital, les modes opératoires des syndics et gestionnaires de biens immobiliers évoluent vers des processus plus industriels apportant rapidité, fiabilité et sécurisation.
Par Arnaud DUBOIS, Directeur Commercial Chez ORONE
