Medius, l’une des principales solutions d’automatisation de la comptabilité fournisseurs et de gestion des dépenses et l’entreprise ayant rachetée Expensya en 2023, a dévoilé aujourd’hui ses plans pour le premier chatbot IA destiné au secteur de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs (ACF) qui constitue une véritable révolution en trois volets du traitement des factures.
Répondant au nom de code « Agent » qui lui a été attribué par Medius, le chabot est conçu pour aider les personnes chargées d’approuver les factures en délivrant des informations pratiques comme la voie d’approbation, les possibilités d’escompte et des liens vers les cinq dernières factures du fournisseur. Les modèles prédéfinis pour les requêtes courantes concernant le traitement des factures fournissent des raccourcis vers une assistance intelligente et contextuelle qui aide les utilisateurs à approuver les factures de manière rapide, sûre et précise. Et si les modèles prédéfinis ne suffisent pas, les approbateurs peuvent saisir des questions en texte libre. L’Agent dispose de l’intelligence nécessaire pour fournir des réponses très précises et éclairées.
L’Agent délivre également des recommandations proactives aux administrateurs du système Medius sur la manière d’optimiser les paramètres pour améliorer les performances, augmenter les taux d’automatisation et perfectionner continuellement les indicateurs clés du système. Grâce à cette interface conversationnelle, les utilisateurs n’ont pas besoin d’interpréter ces conseils, puis de déterminer comment ajuster l’écran de configuration. Ils peuvent simplement demander à l’Agent de modifier ou d’appliquer les paramètres recommandés.
Enfin, Medius proposera dans l’Agent des fonctionnalités destinées à répondre plus facilement aux besoins des fournisseurs. Aujourd’hui, la plupart des organisations demandent aux membres de l’équipe de la comptabilité fournisseurs de surveiller la boîte de réception d’un compte ou d’utiliser leurs e-mails individuels pour interagir avec les fournisseurs ; des demandes entrantes aux exigences d’intégration, des processus manuels et fastidieux qui diminuent la productivité.
Ceci est confirmé par les recherches menées par Medius, révélant qu’un professionnel de la finance sur cinq (19 %) estime que son travail est dominé par des tâches monotones, ennuyeuses et démotivantes, un quart (24 %) déclarant que les employés sont sur le point de partir car la charge de travail des équipes est trop élevée.
En traitant ces problèmes, l’Agent peut interagir précisément avec les fournisseurs en temps réel, offrir une assistance instantanée, éclaircir certains points et répondre aux questions. Bâti sur une intelligence artificielle exclusive et les informations tirées de transactions d’une valeur de 200 milliards de dollars par an, il offre aux équipes une couverture complète des fuseaux horaires, 365 jours par an et dans toutes les langues principales.
Pour garantir l’exactitude, l’explicabilité et la transparence, tous les échanges peuvent être visualisés dans la boîte de réception. Les employés concernés sont mis en copie, et la technologie transmet automatiquement les demandes difficiles à la personne la plus compétente.
En aidant les organisations à lutter contre les factures frauduleuses – qui, selon les recherches, sont tentées tous les mois – le produit peut identifier avec précision les anormalités et les irrégularités concernant les signatures électroniques, les domaines de messagerie et les adresses de serveurs afin de réduire les erreurs humaines.
L’Agent peut être intégré directement dans le logiciel de comptabilité fournisseurs Medius qui fonctionne de manière transparente avec la solution de détection des fraudes et des risques. L’extension fournisseur de l’Agent peut être intégrée en quelques heures aux boîtes de réception de la comptabilité fournisseurs existante et offre une valeur immédiate, car la technologie IA repose sur les millions de factures d’une valeur de 200 milliards de dollars en transactions traitées chaque année par Medius.
Karim Jouini, Chef de produit et Directeur des technologies chez Medius, commente : « Dois-je approuver cette facture ? Comment puis-je modifier ce paramètre de configuration ? À quoi se rapporte ce paiement ? Les approbateurs, les administrateurs et les fournisseurs en ont assez de consacrer autant de temps au traitement des factures ou à l’obtention de réponses à des demandes simples. En utilisant l’IA comme premier intervenant, les équipes CF peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et intervenir sur les demandes les plus complexes, tout en réduisant le risque de fraude. Pour les fournisseurs, la technologie apportera des réponses rapides et précises et diminuera le temps consacré à chercher des e-mails ou à s’occuper de portails fournisseurs frustrants. »
Agent est le troisième chatbot IA de la famille Medius. Les clients Medius peuvent bénéficier d’une assistance 24h/24 et 7j/7 via un chatbot IA déployé plus tôt cette année. La technologie IA Expensya, acquise par Medius en 2023, répond aux questions des employés sur la conformité à la politique de dépenses. Les utilisateurs de cette technologie ont rapporté une baisse de 80% des demandes de clarifications liées à la politique de la part des employés.
« L’innovation IA est au cœur de Medius. C’est pourquoi je suis fier de proposer une autre technologie efficace et facile à mettre en œuvre par les clients ambitieux, existants et nouveaux. L’équipe de spécialistes de Medius m’étonne par son ingéniosité et sa détermination à proposer des produits qui repoussent les limites. »
L’entreprise invite les clients innovants à demander la première version bêta d’Agent avant son introduction en 2024.
