Le secteur de l’hébergement et de la restauration représente, selon l’INSEE, environ 260 000 établissements et emploie près de 800 000 salariés en équivalent temps plein. La tendance est plutôt à la décroissance, à la fois du nombre d’établissements et du chiffre d’affaires, avec un recul de 3,5% en 2015, après une baisse de 3% en 2014, selon le Groupement National des Indépendants, organisation professionnelle qui fédère les acteurs du secteur.
Cette tendance s’explique, d’une part, par la conjoncture économique difficile, et d’autre part, par la mutation numérique à laquelle ce secteur est confronté : montée en puissance des ETA (Ebooking, Expedia…), nouveaux modes de consommation (Trip Advisor, RB’B…).
Dans ce contexte, seuls les établissements réactifs, dynamiques et innovants, qui sauront évoluer dans leurs pratiques commerciales, leur politique de service ou leurs modes de gestion, pourront tirer leur épingle du jeu.
Cette évolution vitale doit nécessairement s’envisager d’un point de vue global : tous les aspects du métier doivent en effet être repensés à travers le prisme du nouveau mot d’ordre : « innovation ». Innover d’un point de vue marketing et commercial est déterminant : c’est la garantie de l’attractivité. Ce n’est néanmoins pas suffisant. L’innovation doit aussi permettre de repenser ses modes de gestion pour les rendre plus efficients, réduire les coûts, accélérer et fiabiliser les processus, maîtriser ses dépenses.
Dans ce contexte, la mise en place d’une solution de dématérialisation des processus achats et factures constitue typiquement une approche innovante et pertinente au service de l’efficacité et de la rentabilité des HORECA.
En effet, ce type d’outil contribue à la productivité, permet une accélération et une fiabilisation des processus de validation, assure une meilleure maîtrise des postes de dépenses, et donc in fine une réduction significative des coûts. Ces bénéfices, ainsi que les modalités simples de mise en œuvre, sont largement abordés dans le cadre d’un ouvrage récent mettant en avant différents cas d’usage.
Quelques exemples de bénéfices :
Gagner en productivité au niveau du service comptabilité, mais aussi de façon globale
Supprimer toutes contraintes liées à la distance entre différents sites
Fluidifier, faciliter et accélérer les circuits de validation des achats et des factures
Réaliser des économies substantielles grâce à un meilleur suivi des dépenses
Sécuriser l’archivage des documents et en faciliter l’accès
Se mettre en conformité avec la nouvelle règlementation fiscale (piste d’audit fiable)
Réduire les délais de paiement
Pour le secteur HORECA, la dématérialisation des factures répond donc parfaitement à l’enjeu général de réduction des coûts, qui se décline principalement à travers cinq besoins fondamentaux : gagner du temps, réduire les postes administratifs, s’adapter aux variations de l’activité, améliorer le contrôle et le reporting, et gagner en autonomie.
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-dematerialisation-des-factures-comme-levier-de-performance
