Confronté à une hausse de plus de 200 % des contrats en attente d’activation, l’énergéticien italien Duferco Energia a déployé plusieurs agents IA de Botmaster AI pour automatiser le contrôle documentaire et accélérer la souscription. Une démarche engagée pour résorber un goulot d’étranglement opérationnel avant d’être étendue à d’autres processus métiers.
Quand la croissance met les processus sous tension
Le succès commercial de Duferco Energia a rapidement créé une difficulté inattendue. L’augmentation de plus de 200 % du volume de contrats de fourniture à traiter avant activation menaçait la capacité des équipes à effectuer les vérifications nécessaires dans des délais compatibles avec les attentes des clients.
Un retard commençait à s’accumuler dans le processus d’activation, avec à la clé un risque de pertes économiques et une dégradation de l’expérience client. Face à cette situation, l’entreprise a choisi d’automatiser une partie des contrôles documentaires liés aux contrats.
Le déploiement de l’agent de contrôle documentaire DOC-Pro de Botmaster AI a permis de prendre en charge les vérifications contractuelles à grande échelle. Selon les chiffres communiqués par l’entreprise, le retard accumulé a été totalement résorbé en quelques semaines. Plus de 20 000 contrats sont désormais traités chaque mois, tandis que les délais de contrôle sont passés de plusieurs jours à quelques heures.
L’automatisation a également modifié la répartition des tâches. Seuls 20 % des dossiers nécessitent désormais une intervention humaine, avec à la clé une réduction annoncée de 80 % des coûts opérationnels associés à cette activité.
De l’automatisation à la transformation du parcours de souscription
L’expérience acquise sur le contrôle documentaire a conduit Duferco Energia à étendre l’usage de l’IA à une autre étape critique : la création des contrats.
Dans le secteur de l’énergie, la souscription mobilise souvent plusieurs échanges et de nombreuses saisies manuelles. La multiplication des contrôles et des informations à renseigner peut ralentir le processus commercial et générer des erreurs ou des demandes de compléments auprès des prospects.
Pour simplifier cette étape, l’entreprise a déployé un agent de souscription instantanée capable de constituer un contrat de gaz ou d’électricité à partir de trois photographies de documents. L’outil extrait automatiquement les informations nécessaires, les soumet à validation au prospect, identifie l’offre adaptée puis génère le contrat avec signature électronique.
Cette automatisation réduit le temps consacré à la création d’un contrat par les équipes commerciales, qui passe selon Duferco Energia de douze à trois minutes. L’entreprise met également en avant une diminution des erreurs de saisie et une amélioration de la conformité des dossiers transmis.
L’IA intégrée à la chaîne contractuelle
Au-delà du gain de productivité, Duferco Energia présente cette évolution comme une transformation progressive de sa chaîne de gestion contractuelle. La vérification automatisée des dossiers et la création des contrats sont désormais conçues comme deux étapes complémentaires d’un même processus numérique.
L’entreprise prévoit d’ailleurs d’intégrer l’ensemble des données de souscription dans Salesforce afin d’unifier davantage le parcours de traitement.
Initialement déployée pour absorber un pic d’activité, l’IA agentique est ainsi devenue un composant opérationnel de la gestion des contrats. Pour Duferco Energia, l’enjeu n’est plus uniquement de traiter davantage de dossiers, mais de fluidifier l’ensemble du cycle allant de la souscription à l’activation du service.
