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Avis d’expert – Les outils collaboratifs et de visio se réinventent et convergent

Solutions Numériques a interrogé Galina Goduhina, directrice des ventes de la suite collaborative Only Office, sur la manière dont la pandémie, qui a favorisé le télétravail massif en 2020, a obligé les outils collaboratifs et de visioconférence à se réinventer, voire à converger.

Olivier Bellin, rédacteur en chef de Solutions-channel.com : Comment la pandémie, qui a favorisé le télétravail massif, a-t-elle obligé les outils collaboratifs et de visioconférence à se réinventer concrètement en 2020 ?

Galina Goduhina, directrice des ventes d’Only Office, une suite collaborative européenne :

L’épanouissement des outils collaboratifs, dû à la généralisation du télétravail, a été marqué par quelques tendances majeures qui proviennent des besoins des utilisateurs. Avant tout ce sont les aspects sécuritaires : vous n’allez pas transférer les fichiers liés à vos activités professionnelles ou à vos études sans vous assurer que les données sensibles sont stockées en sécurité et demeurent protégées au repos, en transit et lors du travail collaboratif en ligne. Un autre besoin c’est de faciliter l’adoption de nouveaux logiciels : facilité d’installation, rapidité de démarrage, interface épurée qui permettent aux utilisateurs de se familiariser avec les outils dans les plus brefs délais et sans perdre en efficacité.

Quelles sont les vraies grandes tendances et innovations technologiques dans le secteur des outils collaboratifs en 2021 ?

Les grandes tendances et innovations sont celles qui changent notre vie ou impactent les systèmes économiques, comme l’intelligence artificielle par exemple. Nous envisageons de nous lancer dans l’implémentation de cette technologie en 2021. En théorie, elle pourrait remplacer une multitude d’actions « manuelles » que nous accomplissons lors du travail sur les documents.

En outre, Only Office considère la possibilité de mettre en place la validation de l’authenticité des documents à l’aide de la blockchain, dont une nouvelle génération va nous permettre de transformer plusieurs opérations sur les documents au format purement digital.

Une autre tendance qui s’est esquissée très naturellement c’est le choix des outils livrés en mode cloud. Les logiciels distribués en mode SaaS deviennent de plus en plus populaires pour des raisons suivantes : la flexibilité, la facilité de déploiement, la facilité d’accès et de partage d’informations. En outre, l’abonnement aux service SaaS permet de modifier le nombre d’utilisateurs, assurant ainsi une utilisation plus ponctuelle et flexible. Et enfin, ce sont les économies car dans la plupart des cas le déploiement et la maintenance des logiciels SaaS est moins coûteux par comparaison avec les services auto-hébergés.

Ces innovations correspondent-elles vraiment aux attentes des entreprises ou le soufflet va-t-il retomber en 2021 ?

Toutes les tendances énumérées ci-dessus avaient déjà été identifiées avant la crise sanitaire, le passage au télétravail n’a fait qu’accélérer ces processus qui vont continuer à se développer de manière naturelle au cours de l’année 2021.

Va-t-on voir arriver en 2021 des fonctionnalités encore plus innovantes dans les outils collaboratifs, du type visualisation des données exploitant la réalité augmentée ? Va-t-on vers utilisation massive de l’IA pour avoir une fonction de recherche automatique de documents pertinents en live par exemple ?

Comme j’ai dit précédemment, Only Office envisage d’implémenter l’intelligence artificielle dans nos éditeurs afin de digitaliser à 100% certaines opérations sur les documents. Nous suivons les tendances du marché et essayons d’identifier au plus vite les besoins de nos clients afin d’apporter les solutions innovantes en adéquation avec leurs attentes. Une autre nouvelle fonctionnalité qui sera ajoutée à nos éditeurs est un outil avancé pour créer les formulaires. Contrairement aux Google Forms, qui servent avant tout pour créer les enquêtes et les sondages, notre outil devrait être plutôt similaire à celui d’Adobe Forms qui permet de créer, remplir, signer en ligne n’importe quel formulaire et l’envoyer rapidement.

La clientèle des outils collaboratifs et de visio a-t-elle changé ces dernières années ?

La nécessité de s’équiper des outils collaboratifs en ligne qui assurent la communication et la continuité des activités est devenue vitale pour les entreprises de toutes les tailles et de tous les domaines. Ces dernières années, de plus en plus d’entreprises préoccupées par la sécurité de leurs données, renonces aux logiciels proposés par les GAFAM. On put citer les organisations gouvernementales, les institutions scientifiques et de recherche, les établissements d’enseignement, les secteurs des finances et du commerce qui construisent leurs environnements numériques en se basant sur les logiciels collaboratifs libres et souverains. 

Les nouvelles plateformes logicielles collaboratives remettent-elles en cause les installations visio existantes sur site, souvent coûteuses ? Les utilisera-t-on systématiquement via le Cloud ?

De plus en plus d’entreprises misent sur le cloud. Malgré cela, pas toutes organisations sont prêtes à se tourner vers les solutions SaaS qui, malgré tous leurs points forts, représentent tout de même quelques contraintes. Avant tout, les solutions on-premise sont moins vulnérables au niveau de la sécurité car elles permettent de garder le contrôle total sur les données, tandis que les logiciels SaaS imposent une dépendance d’une entité extérieure qui héberge les données. A cet effet, plusieurs organismes gouvernementaux, mais aussi les établissements d’enseignements et certaines entreprises recourent plutôt aux solutions déployées sur leurs propres serveurs pour assurer la conformité à la législation et protéger les données sensibles. Et c’est justement ici que nous voyons un gros potentiel des logiciels on-premise qui vont attirer les clients de ces secteurs. En même temps, nous travaillons sur le renforcement des outils de sécurité pour le service cloud en supportant cette tendance du passage vers le cloud systématique.

Assiste-t-on à une convergence des acteurs et des marchés de la visio et du collaboratif ?

La communication est une pierre angulaire du fonctionnement de chaque équipe. Dans notre travail quotidien, nous échangeons avec nos collègues, nos clients, nos partenaires. C’est pourquoi la messagerie devient un outil indispensable et un élément inéluctable de la workplace digitale, tout en s’intégrant avec d’autres outils collaboratifs.

L’exemple d’Only Office le prouve : au lieu d’inventer nos propres outils pour couvrir les besoins grandissants, nous étendons l’éventail de nos outils via l’intégration d’autres logiciels fiables et performants, qui nous apportent des fonctionnalités supplémentaires, telles que les conférences vidéo, la messagerie instantanée, etc. En 2020, nous avons ajouté la possibilité d’intégrer Only Office Workspace avec la messagerie Telegram pour que nos utilisateurs puissent activer les notifications via leur messagerie préférée et être au courant de ce qui se passe dans leur bureau digital.

Concernant les logiciels de visioconférence, nous travaillons sur l’intégration de Jitsi, une alternative open-source à Zoom, dans notre plateforme de productivité et dans nos éditeurs en tant qu’un module complémentaire permettant de lancer la discussion en visio lors de la rédaction collaborative. Un autre projet ambitieux est l’intégration de Rocket.Chat et de la technologie Matrixx qui assurent non seulement la meilleure qualité de communication, mais aussi un tout nouveau niveau de sécurité et de la protection des données. D’autres éditeurs de logiciels (GoFast, Twake, Talkspirit, etc.) ajoutent eux aussi des outils d’édition à leurs plateformes.

La sécurité va-t-elle encore s’améliorer sur les plateformes collaboratives ?

Oui. Par exemple, Only Office a implémenté en 2020 le chiffrement de bout-en-bout des documents lors de leur coédition en temps réel à l’intérieur des zones sécurisées nommées les « Salles privées ». Nous allons renforcer cet outil et l’implémenter dans les intégrations de nos éditeurs avec les plateformes tierces et nos applications mobiles.

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