Un espace de travail numérique mobile, adaptatif, régulièrement mis à jour et accessible à tous, permet aux entreprises non seulement de réaliser des économies significatives, mais aussi d’améliorer l’expérience globale des employés, leur engagement, leur productivité et, in fine, l’expérience des clients.
Mathias Mory, directeur technique de Getronics, expert en digital workplace, liste pour nos lecteurs les 5 meilleures façons d’optimiser la digital workplace.
L’environnement de travail numérique – composé d’outils, de plateformes et de systèmes permettant de faciliter le travail collaboratif et individuel – existe depuis longtemps, mais ce n’est qu’avec le Covid-19 que le travail à distance et désormais hybride est réellement entré dans les habitudes. Il a été conçu comme une solution urgente et temporaire à ce moment précis, sans planification à long terme, ni stratégie réfléchie. La plupart des entreprises n’étaient pas forcément prêtes mais aujourd’hui il ne cesse de progresser. Selon une récente étude, 49 % des cadres travaillent en mode hybride, soit une légère augmentation par rapport à 2023 (47 %) et 88 % d’entre eux affirment qu’ils sont tout aussi productifs, voire plus lorsqu’ils travaillent ainsi[1].
Optimiser cet espace de travail numérique, ou digital workspace, implique d’améliorer et de renforcer les processus et solutions numériques en place pour réduire les coûts opérationnels, rationaliser les flux de travail des employés, augmenter la productivité, favoriser la cohésion et la communication, et bien plus encore. Il n’existe pas de stratégie unique ou de référence en la matière, chaque entreprise devant aborder cette amélioration en fonction de son propre environnement de travail numérique.
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Contrôles d’identité et d’accès
L’objectif premier de la gestion des identités et des accès est de permettre aux personnes autorisées d’accéder, en toute transparence, à un ensemble d’applications et de données : leur environnement de travail numérique. Grâce à la combinaison d’outils comme l’authentification multifacteur (MFA) et le Single Sign-On (SSO), les employés peuvent se connecter une seule fois et accéder à tout ce dont ils ont besoin dans le cadre de leur fonction. Cet objectif doit être aligné avec les besoins de l’entreprise en matière de sécurité. Ainsi, de nombreux services convergent pour inclure un accès conditionnel afin d’y parvenir en vérifiant, par exemple, l’emplacement de l’appareil.
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Confidentialité des données et gouvernance
Nul besoin de présenter le rôle crucial de la protection des données qui a été largement au cœur des préoccupations avec des réglementations tel que le RGPD en Europe. Toutefois, pour une bonne gouvernance des données, il est important de supprimer les obstacles inutiles lors de l’accès aux données et aux informations grâce à des solutions telles que les étiquettes de niveau de confidentialité et les règles d’accès conditionnel. Cela s’intègre aux outils d’authentification et autres contrôles d’accès basés sur les rôles (RBAC). Bien sûr, c’est incontournable pour un environnement de travail numérique optimisé.
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Bien-être des employés
La transition vers le numérique a aussi soulevé des enjeux liés au bien-être des employés. A ce titre, des solutions ont été développées pour faciliter le quotidien des employés, respecter l’équilibre vie privée/vie professionnelle et ainsi les fidéliser. Des outils permettent de respecter le droit à la déconnexion en limitant, par exemple, les notifications en dehors des heures de travail, d’autres monitorent les indicateurs pouvant préfigurer un état de burn-out, comme les horaires prolongés de connexion. Enfin des solutions identifient et suppriment les processus inutiles, accélérant les performances des postes de travail.
Ces outils permettent non seulement d’apporter un meilleur soutien managérial aux employés travaillant en mode hybride, mais leur donnent également les moyens de gérer et d’optimiser leur charge de travail.
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Gestion des appareils de l’utilisateur final
Les responsables informatiques doivent avoir une vue d’ensemble des appareils utilisés par les employés dans le cadre de leurs missions. C’est essentiel notamment pour des questions de sécurité, afin de s’assurer que les mises à jour et les correctifs sont en place et que les bonnes pratiques sont respectées par les utilisateurs.
En analysant et corrigeant une problématique identifiée sur un poste de travail, il est possible d’en faire bénéficier les autres appareils de l’entreprise. Cela permet ainsi d’optimiser les performances, d’améliorer l’allocation des ressources, de gérer les coûts et de facto d’améliorer l’expérience utilisateur de l’ensemble des collaborateurs. Il est également utile de proposer davantage de fonctionnalités informatiques en libre-service et d’auto-réparation, pour permettre aux collaborateurs de s’approprier leur environnement technologique, en autorisant par exemple le téléchargement de logiciels, et d’être plus autonomes et compétents, notamment dans la résolution des problèmes, en accédant à des bases de connaissance et chatbots alimentées par l’IA générative. Ces outils permettent de réduire les coûts de support technique et d’accroître la satisfaction des utilisateurs tout en augmentant leur compétence et leur autonomie.
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Formation et développement
Lorsque le monde est passé au travail à distance en 2020, de nombreuses entreprises ont supposé que leurs employés s’y adapteraient sans difficulté. Mais tous n’avaient pas les connaissances nécessaires en matière de technologie, ni les clés pour appréhender ces nouveaux usages. Il est donc essentiel d’intégrer un programme de formation et de développement axé sur ces nouveaux environnements de travail numérique afin que tous les employés puissent s’y engager pleinement et en tirer le meilleur parti. Cette approche doit d’ailleurs s’inscrire dans une logique de formation continue, la digital workplace ne cessant d’évoluer.
Un espace de travail numérique mobile, adaptatif, régulièrement mis à jour et accessible à tous, permettra aux entreprises non seulement de réaliser des économies significatives, mais aussi d’améliorer l’expérience globale des employés, leur engagement, leur productivité et, in fine, l’expérience des clients.
[1] Source : 8e rapport annuel sur l’état du travail hybride en France de Owl Labs, publié en septembre 2024
