Dans chaque entreprise, il y a des héros discrets. Pour cette entreprise technologique internationale, ce sont les spécialistes de la paie. Toujours prêts à s’assurer que chaque salaire est versé avec précision et dans les délais, ils se heurtaient à une réalité contraignante : jongler entre applications RH et tableurs, jour après jour, pour garantir la justesse des données. Une routine chronophage, digne d’une autre époque, qui freinait leur efficacité.
Conscients qu’ils ne pouvaient plus continuer ainsi, ils ont cherché une solution durable. Cela les a menés vers l‘intégration SAP, avec l’objectif de remplacer les manipulations manuelles par une automatisation fluide.
Le quotidien : tableurs, doublons et incertitude
Chaque nouvelle embauche, chaque modification de données salarié, chaque traitement de paie impliquait de télécharger des données depuis ADP, de les retravailler dans des tableurs, puis de les réintégrer dans SAP. Une mécanique fastidieuse, à la fois source d’erreurs et de perte de temps.
Une étude récente a montré que les employés passent en moyenne 10 % de leur temps à saisir manuellement des données dans des applications métier, des ERP ou des tableurs. Un gaspillage de temps énorme pour une entreprise technologique à la pointe.
Et les conséquences ne sont pas anodines : une cellule mal remplie ou un oubli peut entraîner des erreurs de paie majeures. Selon une étude d’Ernst & Young, corriger les erreurs de temps et de présence coûte en moyenne $250,000 (environ 230 000 €) pour 1 000 salariés, et le coût total pour corriger les six erreurs de paie les plus courantes peut atteindre environ $925,000 (environ 850 000 €). Cela représente jusqu’à 29 semaines de travail à temps plein pour les corriger.
L’équipe savait qu’elle devait moderniser son processus pour gagner en fiabilité et réduire les coûts cachés.
L’arrivée de Flexspring
Flexspring, spécialiste des connecteurs de données RH (intégration paie, automatisation de l’onboarding, intégration ERP), proposait ce dont l’équipe rêvait depuis longtemps : une synchronisation automatique entre SAP et ADP. Finies les ressaisies et les vérifications interminables. Les données sont exactes et circulent en temps réel.
Comme l’explique le spécialiste paie :
“Avant l’intégration, nous saisissions les données des nouveaux salariés dans deux systèmes différents. Maintenant, une fois le candidat entré dans SAP, il est automatiquement créé dans ADP. Un simple clic suffit pour finaliser le recrutement.” (traduction libre depuis l’anglais)
Ce que l’intégration Flexspring a concrètement changé
L’intégration mise en place par Flexspring a complètement transformé la manière dont l’équipe paie gère ses tâches quotidiennes. Les processus d’intégration suivants ont permis de résoudre leurs plus gros irritants et ont posé les bases de leur réussite :
- Nouveaux salariés : de SAP à ADP
Avant l’intégration ADP, chaque embauche nécessitait une saisie manuelle fastidieuse dans les deux systèmes. Aujourd’hui, dès que le manager clique sur « embaucher » dans SAP, les données du salarié sont automatiquement transférées vers ADP. Avant l’intégration, chaque embauche nécessitait une saisie manuelle fastidieuse dans ADP. Aujourd’hui, dès que le manager valide l’embauche dans SAP, les données du nouveau salarié sont automatiquement transférées vers ADP. Plus besoin de double saisie : tout est prêt pour la paie, immédiatement.L’embauche n’est plus un casse-tête. Un clic dans SAP, et toutes les données nécessaires sont envoyées à ADP. Plus de doublons, plus de retard. - Mises à jour employé : synchronisation en temps réel
Une promotion ou un changement d’adresse ? Plus besoin de le saisir deux fois. La mise à jour effectuée dans SAP est automatiquement répercutée dans ADP. - Données de paie : d’ADP à SAP General Ledger
Avant l‘intégration paie, toutes les données devaient être extraites manuellement d’ADP, puis saisies une à une dans SAP. Aujourd’hui, grâce à l’intégration ADP mise en place par Flexspring, toutes les informations de paie — salaires, déductions, taxes — sont automatiquement transférées d’ADP vers SAP General Ledger. Les données sont classées proprement, prêtes à être utilisées par les équipes finance. Plus de saisie manuelle, plus de risques d’erreurs, tout est automatisé et centralisé. - Temps et présence : fluidité entre les systèmes
Les heures travaillées et les congés sont synchronisés automatiquement entre ADP et SAP. Le calcul des heures payées est précis et à jour.
Moins de saisie, plus d’impact
L’intégration a libéré du temps. L’équipe peut maintenant se concentrer sur des projets à forte valeur ajoutée, au service de l’entreprise. Comme ils le résument eux-mêmes :
“Le meilleur atout, c’est le temps gagné. On peut se consacrer à des sujets plus stratégiques. Et surtout, toutes nos données sont au même endroit. Plus besoin d’aller chercher des infos dans trois outils différents.” (traduction libre depuis l’anglais)
Aujourd’hui, l’équipe paie ne passe plus ses journées à jongler entre tableurs. Elle améliore les processus, accompagne les salariés et contribue directement à la performance de l’entreprise
Intégration : ce n’est pas qu’une question de données, c’est avant tout une question de personnes
Cette histoire le montre bien : intégrer des systèmes, ce n’est pas simplement faire circuler des données. C’est donner aux équipes les moyens de mieux travailler. En supprimant les tâches répétitives, l’intégration libère leur potentiel. Ce qui était un problème devient une opportunité. Une équipe plus sereine, plus efficace, au service des objectifs de toute l’entreprise.
