Philippe Delahaye, directeur général adjoint de la business unit Archivage chez Docaposte, explique à n os lecteurs comment l’archivage électronique, lorsqu’il est mis en œuvre selon les bonnes pratiques, s’impose comme un outil clé pour faire face aux contrôles de manière sereine et être en mesure de faire valoir ses droits.
Plusieurs types de contrôles réglementaires peuvent être menés au sein d’une entreprise, selon son secteur d’activité, sa taille et sa structure. Qu’il s’agisse de vérifier la conformité à une réglementation sectorielle par une autorité de contrôle française, européenne ou même américaine si l’entreprise y exporte ses produits (ACPR, EBA, SEC pour la banque, ACAM pour l’assurance, ARCEP pour l’audiovisuel, EMA et FDA pour le secteur pharmaceutique etc…), à des obligations fiscales, sociales ou encore de s’assurer du respect du droit du travail, les organisations doivent pouvoir démontrer leur conformité. Elles doivent être en mesure de produire des preuves fiables et immédiatement exploitables. L’archivage électronique, lorsqu’il est mis en œuvre selon les bonnes pratiques, s’impose comme un outil clé pour faire face aux contrôles de manière sereine et être en mesure de faire valoir ses droits.
Des audits de plus en plus fréquents et exigeants
Face à la complexification des normes et à l’intensification des contrôles, la conformité n’est plus une simple contrainte administrative : elle impacte directement la crédibilité, la pérennité et la sécurité opérationnelle de l’organisation, ainsi que son image. ans ce contexte, l’archivage électronique conforme devient un levier stratégique. Non seulement il assure la conservation réglementaire des documents, mais il permet également aux organisation de répondre aux exigences fondamentales posées par le RGPD. L’article 5 du Règlement général sur la protection des données fixe en effet des principes essentiels : licéité, loyauté, transparence, exactitude, sécurité, mais aussi, et surtout, limitation de la conservation au strict nécessaire. Ce dernier point constitue le cœur des exigences en matière d’archivage. Les données personnelles contenues dans les documents archivés ne doivent être conservées que pendant la durée nécessaire à la finalité initiale du traitement, ni plus, ni moins. En cas de contrôle, toute dérogation à ce principe doit être dûment justifiée faute de quoi les sanctions sont maintenant très très lourdes (et les contrôles de la CNIL sont nombreux).
Aussi, les autorités compétentes peuvent exiger à tout moment l’accès à des documents de toutes sortes : contrats, factures, bulletins de paie, rapports d’activité, documents RH… Et à chaque fois, les mêmes exigences s’imposent : démontrer l’authenticité, l’intégrité de ces informations, ainsi que la traçabilité des évènements et cela le plus souvent, sur plusieurs années. Sans une gestion rigoureuse des archives, les risques de non-conformité augmentent et avec eux, les litiges et les sanctions.
Les bonnes pratiques à adopter pour anticiper les contrôles en toute sérénité
Se préparer à un contrôle réglementaire ne s’improvise pas. Cela suppose une gouvernance documentaire rigoureuse, fondée sur quelques principes fondamentaux :
Identifier les documents à valeur légale ou probante,
Respecter les durées légales de conservation,
Centraliser les documents dans un environnement sécurisé,
Encadrer les accès pour garantir la confidentialité,
Tracer chaque action effectuée sur les fichiers sensibles.
À cela s’ajoute la capacité à prouver l’exactitude des données et leur protection contre tout traitement non autorisé, conformément aux exigences d’intégrité et de confidentialité fixées par l’article 5 du RGPD. De plus, il est recommandé de documenter les processus internes et de disposer à tout moment, en particulier lors d’un audit de conformité, des preuves de celle-ci. Cela permet de répondre rapidement aux demandes des autorités, de limiter les risques de sanction et de renforcer la crédibilité de l’entreprise face aux partenaires et aux régulateurs.
Le SAE : un allié stratégique en cas de contrôle
Pour répondre efficacement aux exigences des contrôles réglementaires, le déploiement de solutions d’archivage électronique s’avère déterminant. Encore faut-il que celles-ci soient certifiées conformes aux normes en vigueur par un organisme adéquat (AFNOR pour la certification NF en France).
Un SAE ne se limite pas à stocker des fichiers de manière passive. Il garantit l’intégrité des documents dans le temps, leur accessibilité, leur valeur probante et leur pérennité grâce à :
– l’historique de toutes les actions,
– la vérification et la validation du format,
– des empreintes numériques (et leur contrôle périodique) assurant l’intégrité,
– l’attribution d’une date certaine,
– des attestations de conformité aux normes de conservation,
Il permet de prouver que les documents n’ont subi aucune altération pendant leur conservation, ce qui est indispensable en cas d’audit. C’est cette capacité à démontrer, à tout moment, que l’entreprise a respecté ses obligations, qui fait toute la différence. Se conformer à la réglementation, ce n’est pas seulement éviter de lourdes pénalités, c’est aussi renforcer la sécurité juridique de l’activité et inscrire son entreprise dans une logique de transparence, de rigueur et de confiance.
Dans un monde où les données circulent vite et où les obligations évoluent constamment, la capacité à prouver devient une compétence stratégique. L’archivage électronique, véritable pilier de la conformité numérique, s’impose comme un atout clé de contrôle et d’anticipation.
