Si vous pensez à déployer une solution de gestion électronique des documents (GED), ou à améliorer votre système existant pour préparer votre passage à la facturation électronique obligatoire en 2024, lisez les conseils prodigués par l’éditeur Docuware.
Comment appliquer les bonnes pratiques dans votre entreprise ?
1. Définir des objectifs et établir des indicateurs clés
De nombreuses entreprises ne prennent pas le temps de fixer des objectifs et de déterminer comment mesurer leurs progrès. Si vous ne connaissez pas la raison de la mise en œuvre de votre système de gestion de documents, il est difficile de savoir s’il a été efficace.
Il est important d’être précis. Essayez-vous d’aider les utilisateurs à trouver des documents plus rapidement ? D’économiser sur les coûts de stockage des documents ? D’améliorer la collaboration ? De réorganiser les processus manuels ?
Avant de mettre en œuvre une solution de gestion électronique de documents (GED), déterminez les paramètres et les indicateurs clés de performance (ICP) nécessaires pour mesurer la progression par rapport aux objectifs. Ensuite, établissez une base de référence que vous pourrez comparer à votre système existant.
Par exemple, vous découvrirez peut-être que le traitement d’une facture avec votre système actuel nécessite dix minutes et constaterez que cela n’en prend que deux après avoir utilisé la GED pendant un mois. Partager ces succès mesurables avec vos collègues est un moyen efficace de montrer la valeur du projet et d’encourager son adoption par les utilisateurs à mesure que vous avancez.
2. Donner la priorité à l’automatisation de processus métier simples et fréquemment utilisés
Les processus automatisés permettent de gagner du temps et de limiter les efforts des employés, réduisant également à terme les coûts pour votre entreprise. Priorisez les efforts d’automatisation de manière à vous concentrer sur les processus essentiels pour l’entreprise qui correspondent à vos objectifs.
Vous souhaitez peut-être accélérer le traitement des commandes, améliorer les temps de réponse du service clientèle ou intégrer un système de comptabilité pour bénéficier davantage de ces importantes remises pour paiement anticipé. L’automatisation fonctionne bien avec les processus simples ou répétitifs, car les étapes de workflows sont faciles à définir et optimiser et le temps gagné est aisément quantifiable. Par exemple, un fabricant peut avoir recours à la GED pour trouver plus rapidement des documents relatifs à une commande, lui permettant ainsi de répondre plus vite lorsqu’un client demande des détails. Avant l’automatisation de ce processus, il fallait parfois des heures pour que les clients obtiennent une réponse. La gestion électronique des documents permet de leur fournir une réponse automatisée en quelques minutes.
3. Améliorer les processus papier plutôt que de les imiter
De nombreuses entreprises font l’erreur d’essayer de reproduire des processus papier dans un contexte numérique au lieu de saisir l’opportunité de supprimer les étapes superflues. Lorsque vous mettez en place des processus numériques, demandez-vous pourquoi vous avez suivi une certaine démarche dans le passé et si ces actions sont nécessaires dans ce nouveau contexte.
L’expérience d’une agence gouvernementale en est un bon exemple. Cette dernière souhaitait convertir son processus de validation des achats en un flux de travail numérique. Dans un premier temps, elle a reproduit le processus papier, qui reposait sur l’assistant du contrôleur pour collecter et acheminer les validations à chaque étape. En intégrant des règles opérationnelles dans son système de GED, l’agence a été en mesure d’acheminer les factures pour approbation sans la présence d’un contrôleur à chaque étape.
4. Capturer le contenu au plus près du point d’origine
Une capture de documents effectuée aussi proche que possible de la source permet de gagner du temps et d’améliorer la qualité des données. Des outils comme les imprimantes virtuelles et les formulaires électroniques en sont de bons exemples.
Les imprimantes virtuelles vous permettent d’enregistrer des documents directement dans votre système de GED sans avoir à les imprimer et à les numériser au préalable. Les formulaires électroniques permettent au personnel d’extraire automatiquement les données d’un document, réduisant ainsi la saisie manuelle des données. Ils simplifient, améliorent et accélèrent la collecte de données.
Il est également important de pouvoir partager les données avec des ERP, des CRM ou d’autres logiciels d’entreprise. Lorsque votre solution de GED et d’autres systèmes peuvent « communiquer » entre eux, les données sont extraites et partagées entre les logiciels, permettant ainsi de synchroniser les informations commerciales.
5. S’assurer que l’interface utilisateur est simple et intuitive
Vous souhaitez que les utilisateurs accèdent au système, obtiennent ce dont ils ont besoin et en ressortent avec le moins de clics possible, et le tout sans encombrer inutilement leur bureau. Les systèmes de GED sont conçus pour résoudre de nombreux problèmes, mais les fonctionnalités ne doivent pas toutes être affichées sur l’écran de chaque utilisateur.
Un bon système permet aux administrateurs et aux utilisateurs de ne voir que les éléments nécessaires pour accomplir leurs tâches. Personnaliser l’interface en fonction de chaque rôle permet au personnel de faire plus facilement son travail en évitant les sources de confusion supplémentaire et les informations non pertinentes.
6. Tirer profit du cloud
Grâce aux systèmes on-premise, les applications, le stockage et la technologie de réseau sont installés entre les quatre murs de votre entreprise. Les actifs physiques tels que les serveurs, les routeurs et les disques durs sont achetés, installés et à terme remplacés. Ils nécessitent une maintenance, des mises à niveau, des intégrations et une surveillance de la sécurité, ce qui est coûteux et fastidieux.
Lorsque vous optez pour une solution de gestion de documents basée sur le cloud, le fournisseur de services assume la responsabilité des mises à niveau du système et des correctifs de sécurité. Il est donc plus facile pour les entreprises d’évoluer sans investir davantage de ressources informatiques internes.
Les systèmes de GED cloud fonctionnent également en mobilité, dès lors qu’une connexion Internet est disponible. Cela permet de créer des environnements de travail à distance sécurisés et favorise une plus grande flexibilité pour les équipes.
7. Créer des structures de documents et de dossiers cohérentes
Bien sûr, la capacité à travailler de n’importe où n’est pratique que si les documents dont on a besoin sont accessibles. Avant de lancer un nouveau système de GED, prenez le temps de réfléchir à la manière dont vous voulez que vos équipes l’utilisent et à ce que cela implique pour les règles de nommage et l’indexation des dossiers et des documents.
Définissez des règles et des politiques internes pour savoir où les informations doivent être stockées et comment elles doivent être catégorisées. Par exemple, si vous voulez gérer les processus de facturation, vous pouvez créer une règle qui exige que les factures soient nommées avec un format tel que « nom du client_numfacture_jjmmaaaadate_montant ». Il faudra également choisir avec soin les champs d’indexation communs pour les types de documents et les types de documents connexes. Par exemple, les bons de commande, les bons de livraison et les factures doivent partager des champs de données afin de pouvoir être retrouvés en une seule recherche.
Une fois les règles de nommage, les champs d’indexation et les structures de dossiers fixés, mettez en place des automatismes et des règles dans votre logiciel de GED pour vous assurer qu’ils soient respectés.
8. Mettre en place des politiques de contrôle des versions (versioning)
Comprendre ce qui a exactement changé entre les versions d’un fichier et s’assurer que les utilisateurs ne modifient que la version la plus récente est un aspect important pour conserver l’intégrité des documents.
Grâce au contrôle des versions (versioning), vous pouvez enregistrer automatiquement les documents modifiés en tant que nouvelle version. L’historique des versions de DocuWare indique les numéros de version, le statut, la date d’enregistrement, les commentaires éventuels et le nom de l’utilisateur qui a enregistré le document.
Si la gestion des versions est activée, un nouveau numéro de version est attribué lorsque vous enregistrez une nouvelle version ou archivez un document dans une armoire. Dans le cas d’un archivage manuel, vous pouvez sélectionner un numéro principal et un numéro secondaire, mais si vous utilisez la gestion automatique des versions, le système attribue un numéro. Vous pouvez extraire des documents individuels ou multiples et les modifier dans votre bac ou dans un dossier. Le verrouillage des documents « extraits » empêche que des modifications soient apportées pendant que quelqu’un d’autre travaille sur un document et conserve un enregistrement précis de qui a modifié quoi.
9. Utiliser des signatures électroniques pour une sécurité renforcée et une conformité simplifiée
Est-il possible de prouver l’authenticité d’une signature sur un contrat ou un accord de fournisseur avec une signature électronique ? La réponse est un grand « oui ».
Les signatures électroniques peuvent éliminer le risque qu’un document ait été modifié, signé par une personne non autorisée ou ne soit pas signé. Une signature électronique qualifiée est généralement juridiquement contraignante et répond aux exigences de sécurité actuelles.
Le système de gestion des documents que vous choisissez doit proposer des fonctions de signature électronique. L’utilisation de signatures électroniques, associée à un workflow automatisé, protégera votre entreprise en cas de problème d’ordre juridique ou en matière de service à la clientèle et de conformité.
10. Rationaliser les workflows de validation grâce à l’automatisation
Les logiciels de GED qui incluent des options de workflows peuvent réduire considérablement les tâches manuelles et le temps nécessaire à la réalisation des processus.
Prenons l’exemple suivant : le service de formation d’une entreprise crée des documents de formation qui seront partagés avec tous les employés. Avant qu’un document puisse être publié, il doit passer par le processus suivant :
Le contenu est défini dans les grandes lignes par des experts en la matière.
Un membre du personnel du service de formation crée une ébauche basée sur ce qui a été défini précédemment.
Le projet est revu par une autre personne pour en vérifier l’exactitude et la fluidité.
Le projet est édité par un rédacteur en chef.
La version finale est envoyée au service créatif pour ajouter une touche de design et finaliser les documents avant leur publication.
À n’importe quel moment du processus, le contenu peut circuler vers le haut ou vers le bas de la chaîne – le contrôleur de l’exactitude peut trouver le contenu insuffisant et exiger que le document soit renvoyé au rédacteur pour un travail supplémentaire, par exemple.
L’équipe Formation pourrait utiliser les e-mails ou un autre processus manuel pour envoyer les documents dans les deux sens. Or, cela pourrait entraîner des pertes d’informations, des retards et des erreurs de communication potentielles. Un flux de travail intégré au système de GED permet d’envoyer des documents aux bonnes personnes ou équipes d’un simple clic et permet à chacun de voir, d’un coup d’œil, ce sur quoi il doit travailler.
