Soumise à enquête publique dans le courant de ce mois, la future norme « copie conforme » NF Z 42-026 pour la numérisation de document devrait être publiée au prochain printemps.
L’Afnor finalise la conception de la norme NF Z 42-026 qui concerne « la définition et les spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents et le contrôle de ces prestations ». Autrement dit, cette norme devrait permettre de se passer des originaux papier dès lors que ceux-ci auront été numérisés selon un processus parfaitement encadré. Le Luxembourg et la Belgique ont déjà légiféré pour permettre la destruction à grande échelle des originaux, sous réserve d’avoir procédé à une numérisation fiable ou de recourir à des opérateurs de numérisation qualifiés. « Après deux ans de travaux de rédaction, cette norme s’appliquera aux opérateurs de numérisation ainsi qu’au donneurs d’ordres qui souhaitent la mettre en œuvre en interne. Elle identifie quatre cas d’usages selon s’il s’agit de numérisation de stock d’archives ou de flux et s’il s’agit de numérisation centralisée type « scan center » ou décentralisée de type « numérisation au guichet ». Une fois homologuée, cette norme aura vocation de servir de référentiel pour une certification », indique Hervé Streiff, responsable conformité et sécurité de l’information chez Locarchives. La NF Z 42-026 sera une norme complémentaire de la NF Z 42-013 qui, elle, certifie déjà depuis quelques années les SAE. Mais elles resteront indépendantes, de telle sorte qu’une entreprise pourra assurer la conformité de son archivage et celle de sa numérisation ou les confier à des prestataires tels que les tiers archiveurs.
Une numérisation fiabilisée avec des métadonnées
Si l’objectif de la norme NF Z 42-026 est de permette l’élimination des originaux papiers, l’entreprise qui l’exploitera devra toutefois prouver la fidélité de ses numérisations, notamment en respectant les modes colorimétriques des originaux et en fournissant un calcul d’empreinte embarqué en tant que métadonnées. Pour les documents les plus sensibles, une attestation de numérisation reprenant l’ensemble des éléments de traçabilité́ du processus sera requise. Mais les futures évolutions juridiques sur le statut d’un document original conditionnent ces avancées. « Tant que la loi n’a pas évolué, l’original d’une facture papier est à conserver. En revanche tous les documents concernant la piste d’audit auront intérêt avec être numérisés en respectant cette norme. C’est d’ailleurs ce qu’encourage le gouvernement, en permettant via son arrêté du 7 janvier 2016 de scanner l’ensemble des documents qui entourent la piste d’audit, ce qui lui facilitera la mise en place du contrôle fiscal à distance », souligne Pierre Patuel, PDG de DPII Telecom.
