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Témoignage – La dématérialisation de factures conduit le spécialiste de l’intérim Abalone à repenser son organisation

Spécialiste de l’intérim, le groupe Abalone vient d’abandonner le traitement manuel des factures papier entrantes pour mieux accompagner la croissance de ses activités.

Depuis le début de cette année, toutes les factures de frais généraux d’Abalone sont dématérialisées. Pour ce professionnel de l’intérim et de la gestion des RH, cela représente une volumétrie annuelle de 18 000 documents. La nécessité de transformation s’est d’autant plus imposée au groupe que le nombre de ses agences est passé de 22 en 2016 à 64 aujourd’hui. Dans ce contexte de forte croissance, le traitement manuel des factures est devenu un facteur de ralentissement, monopolise les ressources des comptables et se révèle de moins en moins fiable. Au premier trimestre 2018, Abalone se met en quête d’une solution. « Nous avions déjà repéré certaines applications mais elles manquaient de simplicité et se révélaient surdimensionnées. Nous nous ne voulions en outre pas coupler dans notre approche les factures entrantes et sortantes », résume Fabrice Couprie, directeur informatique d’Abalone.

Workflow automatique contre système de répertoires

La solution de l’éditeur ELO est retenue, mais avant sa mise en production, elle est testée dans les infrastructures de Cloud privé d’Impro Solutions, le prestataire informatique d’Abalone. Deux personnes sont chargées de l’administration du nouveau logiciel, tandis qu’un comptable supervise l’articulation des workflows entre les agences et les différents services mis à disposition. « On utilisait auparavant des systèmes de répertoires associés à des droits pour assurer le circuit de validation de factures, désormais on bénéficie d’un workflow automatique. Cinq comptables devaient se partager la gestion de nos agences, un seul s’en charge aujourd’hui », constate Fabrice Couprie.

Fabrice Couprie Abalone
« Grace a la mise en place de la dématérialisation des factures fournisseurs, nous avons gagné en souplesse et en productivité. Nous avons du revoir la totalité de notre organisation interne« , Fabrice Couprie

 

Un chantier de dématérialisation plus vaste

Le responsable n’a rencontré aucun écueil dans le déploiement de la solution. Il en apprécie ses performances de reconnaissance, sa souplesse de gestion des workflows et son système d’envoi d’alerte à toutes les parties prenantes. Seule nécessité, développer quelques scripts pour optimiser la transmission des écritures comptables vers Anael Finance, le logiciel de gestion comptable en place depuis quelques années chez Abalone. « On se donne quelques mois pour réellement quantifier les gains de temps de traitement », indique Fabrice Couprie.
L’entreprise est déjà satisfaite de l’amorce de sa transformation et veut aller plus loin.
Elle a lancé en fin d’année dernière ses chantiers de dématérialisation des factures client, des contrats, des bulletins de salaire et des relevés d’heures, soit 15 000 documents à traiter chaque mois par une solution en court de test.

 

Auteur : Frédéric Bergonzoli

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