Accueil Démat-Ged Témoignage – Elior Services digitalise ses processus RH jusque sur le terrain

Témoignage – Elior Services digitalise ses processus RH jusque sur le terrain

Pour permettre aux RH et aux managers d’être plus efficaces, Elior Services a entrepris un vaste chantier de digitalisation. De la dématérialisation des bulletins de paie à l’impression directe des contrats de travail sur le terrain.

Elior Services regroupe trois grandes expertises : hôtellerie de santé dans les cliniques, hôpitaux et établissements spécialisés, propreté et hygiène pour le nettoyage des bureaux et locaux, et Facility Management pour des prestations d’accueil, d’entretien d’espaces verts et de gestion de courrier. Avec plus de 25 000 collaborateurs au sein d’Elior Services et 2 500 clients, le Centre de Services Partagés fait le lien entre les directions opérationnelles et les salariés sur le terrain afin d’optimiser les processus.

La dématérialisation des bulletins de paie

Pour permettre aux RH mais aussi aux managers d’être plus efficaces, Elior Services a entrepris un chantier de digitalisation d’ampleur. Le groupe travaille avec l’entreprise Newext RH, qui propose des services d’externalisation RH à la carte et de développement technologique RH. Récemment, le Centre de Services Partagés d’Elior Services, qui produit environ 22 000 bulletins de paie, chaque mois a démarré un chantier de dématérialisation des bulletins de paie, avec la création de coffre-fort électroniques. « Pour l’instant, nos salariés n’ont pas tous confirmé leur volonté de passer à la version numérique, mais c’est une petite révolution, explique Lionel Granger, Responsable du CSP depuis plus de 5 ans. Nous allons considérablement réduire nos consommations de papier, diminuer les étapes de manutention, rendre les bulletins accessibles en quelques clics, supprimer les risques de perte, etc. C’est un bénéfice non négligeable pour les RH, mais aussi pour les collaborateurs ». Elior Services a la volonté d’élargir les avantages de la digitalisation RH au reste de l’entreprise. « Il faut que cela ait un intérêt d’un point de vue économique, mais aussi et surtout pour les opérationnels sur le terrain. Un de nos projets illustrant bien cette démarche est la mise à disposition d’imprimante mobile pour les conducteurs de travaux. »

Equiper les conducteurs de travaux de smartphones et d’imprimantes portables

Les quelque 200 conducteurs de travaux gèrent les équipes en poste chez 2 500 clients sur tout le territoire français. Ils ont en charge une région spécifique et « sont amenés à naviguer très régulièrement entre les différents sites pour effectuer des tâches parfois purement administratives. Dans le cas – très fréquent – de l’embauche d’un nouveau collaborateur, les procédures doivent aller très vite. Nous avons un outil de paie, de gestion des temps ainsi qu’un outil de ticketing pour recevoir et traiter les demandes des conducteurs de travaux, mais la gestion des dossiers salariés est toujours assez complexe. Nous avons alors souhaité dématérialiser au maximum ce processus. Nous avons équipé les conducteurs de travaux de smartphones professionnels et d’imprimantes portables. Ils peuvent ainsi scanner les documents du futur collaborateur (carte d’identité, RIB, …) et les stocker directement dans son dossier numérique. » L’application génère automatiquement le contrat de travail. Les conducteurs de travaux peuvent ensuite les imprimer directement sur le terrain et les renvoyer signés par scan en quelques clics. « C’est un gain de temps énorme et l’assurance d’un respect optimal des conformités réglementaires. »

Des gains de temps pour une meilleure qualité de service

Dans le cadre de ce projet, l’entreprise s’est rendue rapidement compte que l’usage des scanners pouvait aussi améliorer la relation client. « En effet, les conducteurs de travaux sont au contact permanent de leurs clients et doivent leurs fournir différents types de documents : contrats, plaquettes, plannings… Avant, ils devaient tout noter, rentrer au bureau, transférer les documents, le client devait ensuite les imprimer… Maintenant, avec l’imprimante mobile, tout cela peut-être édité et remis en direct. C’est un vrai gain pour la
qualité de service. »
L’entreprise travaille aussi en ce moment sur un projet de digitalisation des documents RH. « Nos solutions actuelles de GED ne sont pas très performantes : les temps d’archivage sont longs, les recherches peu pratiques, etc. Nous désirons donc nous équiper d’une brique digitale de GED dédiée aux RH », révèle le responsable, qui met en avant une procédure agile, une numérisation des processus les uns après les autres. « Selon moi, c’est le meilleur moyen pour que tout le monde gagne en efficacité, plutôt que d’engager d’énormes projets de transformation, qui prennent des années à être opérationnels et qui amènent de la rigidité dans les pratiques. »

 

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