En 2017, Gartner a officiellement annoncé la mort du terme ECM (Enterprise Content Management ou gestion de contenu d’entreprise). David Jones, directeur du marketing Produit chez Nuxeo, fait un état des lieux de la situation.
Dans un rapport intitulé « La fin de l’ECM[1] », Gartner a annoncé au reste du monde que le terme ECM était mort. Pourquoi ? L’ECM promettait pourtant d’offrir une solution unique capable de répondre à l’ensemble des problématiques rencontrées par les organisations en matière de gestion de l’information. Mais dans la pratique, la plupart des entreprises s’appuient sur plusieurs systèmes de gestion de contenu, donnant lieu à un patchwork de solutions déconnectées compliquant la tâche des utilisateurs tentant de trouver la bonne version de l’information.
Selon Gartner, le marché de l’ECM a fusionné avec d’autres segments logiciels, dont le marché des services de partage de fichiers dans le Cloud (EFSS), promettant ainsi une plus grande synergie. Les solutions d’EFSS (Google Drive, Dropbox, etc.) actuelles sont agiles, flexibles et conçues pour le mobile et le Cloud. Elles sont également pensées pour être simples à utiliser et orientées client. En d’autres termes, tout le contraire de l’ECM traditionnel.
En proclamant la mort de l’ECM, Gartner a inauguré un nouveau concept permettant de décrire de manière plus précise l’évolution de ce marché et sa capacité à répondre aux besoins des entreprises modernes : les services de contenu.
L’ECM n’a pas tenu ses promesses
À une époque où l’information réside de plus en plus dans le Cloud et où la puissance des fonctionnalités de recherche permet d’accéder à l’ensemble des ressources, quel que soit l’endroit où elles sont stockées, ce n’est pas uniquement le terme de « gestion de contenu d’entreprise » qui semble dépassé, mais bel et bien la volonté de gérer le contenu au sein d’une seule solution standardisée.
Et c’est là tout l’intérêt des plateformes de services de contenu (CSP). Sans contraindre les entreprises à repartir de zéro, les CSP s’intègrent facilement aux autres solutions de l’entreprise permettant aux utilisateurs de trouver aisément l’information dont ils ont besoin mais également de fournir plus de contexte, de pertinence et d’intelligence aux processus métier. Dans un tel environnement, un client peut rapidement déclarer un sinistre via une solution Cloud offrant des fonctionnalités de signature numérique (pour une authentification et un traitement sécurisés), de capture des images mobiles, des données GPS, des informations sur la météo et le trafic ainsi que d’autres données essentielles provenant de sources diverses. Le tout facilement accessible à partir de l’appareil mobile de l’utilisateur présent sur le site de l’incident.
Les services de contenu : une approche plus intelligente
De nombreuses organisations se demandent si elles ont bien fait d’investir dans une solution ECM. Mais si, comme le suggère Gartner, l’ECM est effectivement mort, les plateformes de services de contenu sont-elles pour autant la bonne solution ?
La transformation digitale a fait évoluer les attentes des entreprises, qui veulent désormais des solutions évolutives pouvant s’adapter à leurs besoins et se connecter aux autres solutions métier déjà présentes. De plus, les utilisateurs attendent de leurs systèmes d’entreprise qu’ils soient aussi intuitifs et efficaces que les solutions qu’ils utilisent dans leur vie privée. Malgré la complexité de la situation, les éditeurs de solutions n’ont d’autre choix que d’y répondre dès aujourd’hui.
Dans une époque de plus en plus marquée par le digital et le Cloud, Gartner a donc raison d’annoncer la fin de l’ECM. La notion de services de contenu offre une définition plus vaste et englobe des technologies telles que les services de partage de fichiers dans le Cloud (EFSS) ou les services de fédération et de migration de contenu (ETL), mais également les fonctionnalités d’ECM classiques, telles que la capture, la classification, la gestion des workflows et la gestion documentaire. Elle représente aussi l’évolution naturelle vers un modèle plus en phase avec la transformation digitale à l’œuvre au sein des entreprises et les nouvelles exigences du monde moderne.
Lorsque l’on associe le volume et la rapidité du contenu à traiter, la diversification des types de contenu utilisés en entreprise et la complexité du contenu à gérer (ressources numériques, images, vidéos, IoT, réseaux sociaux, etc.), on comprend l’ampleur de la tâche qui attend les plateformes de services de contenu. L’ECM tel que nous le connaissons était-il suffisamment puissant ? Nous pouvons effectivement penser que ce n’était pas le cas.
Une CSP qui s’intègre aux solutions ECM et applications existantes
En résumé, l’ECM est mort et le futur appartient aux plateformes de services de contenu. Mais même si les analystes se concentrent sur la théorie, la réalité est bien différente pour de nombreuses entreprises ayant investi dans des solutions ECM coûteuses qu’elles doivent conserver pour les années à venir. Pour que la transition soit efficace, il faut comprendre les véritables forces des solutions ECM. Avec un rôle d’infrastructure en arrière-plan, elles pourront distribuer le contenu plus efficacement afin de faciliter les prises de décision et améliorer la productivité des utilisateurs.
Les entreprises comprennent la nécessité de s’affranchir de cette approche standardisée et uniformisée de la gestion de l’information. Elles s’appuient sur diverses sources de contenu et il est peu réaliste de leur demander de migrer toutes leurs données au sein d’un système unique. A l’opposé, une plateforme de services de contenu est capable de s’intégrer aux solutions ECM et applications existantes afin d’offrir aux utilisateurs une interface unifiée leur permettant de créer, d’accéder et de gérer l’ensemble de leur contenu.
Au sein d’un tel environnement, l’information est libre d’être stockée à différents endroits et peut être utilisée sur différents systèmes et appareils sans être dupliquée. Cette approche permet de s’affranchir des silos d’information et de faire tomber les barrières entre les utilisateurs et l’information qu’ils recherchent. Ils peuvent ainsi trouver et exploiter rapidement l’information dont ils ont besoin, et ce, quel que soit l’endroit où elle se trouve, pour travailler, prendre des décisions pertinentes et proposer plus de valeur aux clients et aux différents acteurs.
Le remplacement de l’ECM par les services de contenu change la donne, et c’est une excellente nouvelle.
[1] https://blogs.gartner.com/michael-woodbridge/the-death-of-ecm-and-birth-of-content-services/
